Empfang per E-Mail
Das Konto erhält eine eigene E-Mail-Adresse. Was als Anhang an diese Adresse gesendet wird, wird als hochgeladenes Dokument verarbeitet.
Einstellung
Die Adresse wird in den Einstellungen im Abschnitt Empfang von Dokumenten per E-Mail angelegt. Sie sieht aus wie eine zufällige Zeichenfolge auf der Domain in.parsedoc.dev — das ist absichtlich so, weil die Adresse gleichzeitig ein Zugriffsdaten ist. Es können bis zu fünf Adressen eingerichtet werden, die jeweils auf einen anderen Ordner zeigen können.
Die Adresse kann pausiert werden (E-Mails werden verworfen, die Adresse bleibt bestehen) oder gelöscht werden. Eine gelöschte Adresse funktioniert sofort nicht mehr und die neue hat eine andere Zeichenfolge, sodass Sie nach einem Datenleak nichts weiter zu tun haben — nur die Regeln im Postfach neu einstellen. Die Schaltfläche In Kontakte speichern lädt die Visitenkarte herunter, mit der Sie die Adresse in Google, Apple und Outlook anlegen können.
Zulässige Absender
Es wird nur Post von Adressen verarbeitet, die Sie in der Liste der zugelassenen Absender haben. Ohne eine einzige Adresse in der Liste akzeptiert das Postfach nichts. Es können bis zu fünf Adressen sein; normalerweise genügt Ihre eigene, von der Sie weiterleiten, und ein paar dauerhafte Lieferanten.
Wer von jedem empfangen möchte, kann Allen erlauben wählen. Davon wird abgeraten: Die Adresse wird in Kopien und Verzeichnissen aufgeführt und jeder Anhang, der durchkommt, kostet Kredite.
Wenn Post von einer Adresse kommt, die nicht in der Liste der zugelassenen Absender ist, erhalten Sie eine E-Mail darüber mit einem Knopf zu den Einstellungen. Bei jedem neuen Absender einmal und höchstens einmal am Tag; alle abgelehnten E-Mails sind in den Aktivitäten aufgeführt.
Wie man es verwendet
Zwei vernünftige Varianten:
- Manuelle Weiterleitung. Leiten Sie die Rechnung von einem Lieferanten an die Adresse weiter. Das ist am einfachsten und funktioniert sofort.
- Regel im Postfach. Stellen Sie in Gmail oder Outlook einen Filter ein, der alles von bekannten Lieferanten weiterleitet. Dann müssen Sie nichts mehr tun.
Der Ordner kann auch in der Adresse angegeben werden: adresse+ordnername@in.parsedoc.dev speichert das Dokument in dem Ordner mit diesem Namen. Ein unbekannter Name wird ignoriert und das Dokument landet im Ordner, der der Adresse zugeordnet ist.
Lieferanten, die Rechnungen direkt hierher senden, können in ihren eigenen Ordner gesendet werden: Stellen Sie im Tab Gegenseite den Standardordner ein und ordnen Sie ihre Adresse zu. Die Plus-Adresse hat Vorrang vor dieser Regel. Weitere Details finden Sie auf der Seite Gegenseiten.
Was verarbeitet wird
Verarbeitet werden Anhänge in unterstützten Formaten: PDF, Fotos, Word- und Excel-Dokumente, elektronische Rechnungen. Wenn neben einem PDF die gleiche Rechnung als ISDOC eintrifft, entsteht ein Dokument — die Daten stammen aus ISDOC, die Vorschau aus PDF, ohne Kredite.
Eine weitergeleitete Nachricht wird entpackt, auch wenn sie der Kunde als geschachtelte E-Mail oder als .eml-Datei angehängt hat, bis zur dritten Verschachtelungsebene. Aus einer Nachricht können maximal zehn Dokumente entstehen; die Nachricht darf höchstens 25 MB groß sein.
Ein Archiv im Anhang (ZIP, RAR, 7z, TAR) wird entpackt und für jede Datei darin entsteht ein Dokument, maximal fünfzig. Alle erhalten ein Label basierend auf dem Namen des Archivs, ebenso wie beim Hochladen eines Archivs in der App. Die Obergrenze von zehn Dokumenten pro Nachricht wird anhand der Anhänge gezählt, sodass das Archiv insgesamt verarbeitet wird. Ein Archiv innerhalb eines Anhanges an die E-Mail wird nicht geöffnet.
Signaturbilder und Fußzeilen-Icons werden übersprungen — eingebettete Bilder und Dateien unter 20 kB gelten nicht als Dokument. Wenn aus der Nachricht kein Dokument aus den Anhängen entsteht, wird der Text der Nachricht versucht: Eine direkt im Nachrichtentext geschriebene Rechnung wird in ein Bild umgewandelt und als Dokument verarbeitet.
Die gleiche Nachricht, die zweimal zugestellt wird, wird nicht erneut verarbeitet.
Antwort und Nachverfolgung
Dem Absender wird mitgeteilt, was empfangen wurde und in welchen Ordner es gelangt ist, oder warum kein Dokument aus der E-Mail entstanden ist. Die Antwort erfolgt nur an zugelassene Absender und niemals auf automatisierte E-Mails; dies kann mit dem Schalter An Absender antworten deaktiviert werden.
Der Absender, der Betreff und der Text der Nachricht werden dem Dokument zugeordnet und sind im Dokumentenfenster im Tab E-Mail sichtbar. Abgelehnte E-Mails haben einen Eintrag in den Aktivitäten mit dem Grund.