استلام عبر البريد الإلكتروني

سيحصل الحساب على عنوان بريد إلكتروني خاص به. ستتم معالجة أي مرفقات تصل إليه كدليل تم تحميله.

إعداد

يتم إنشاء العنوان في الإعدادات، في قسم استلام المستندات عبر البريد الإلكتروني. يبدو كسلسلة عشوائية على نطاق in.parsedoc.dev — وذلك عمدًا، لأن العنوان هو أيضًا بيانات الوصول. يمكن أن يكون لديك حتى خمسة عناوين، يمكن أن توجه كل منها إلى مجلد مختلف.

يمكنك تعليق العنوان (سيرسل البريد وسيتم تجاهله، لكن العنوان يبقى) أو حذفه. سيتوقف العنوان المحذوف عن العمل على الفور وسيكون لدى العنوان الجديد سلسلة مختلفة، لذلك بعد التسرب لن تحتاج إلى التعامل مع أي شيء آخر — فقط أعد إعداد القواعد في البريد. سيقوم زر حفظ في جهات الاتصال بتنزيل بطاقة العمل، التي يمكنك من خلالها إنشاء عنوان في Google وApple وOutlook.

السماح بالمرسلين

سيتم معالجة البريد فقط من العناوين الموجودة في قائمة المرسلين المسموح لهم. بدون عنوان واحد في القائمة، لن يستقبل صندوق البريد أي شيء. يمكن أن يكون لديك خمسة عناوين؛ عادة يكفي العنوان الخاص بك الذي تقوم بإعادة توجيهه وبعض الموردين الدائمين.

من يريد أن يستقبل من أي شخص، يمكنه اختيار السماح للجميع. لا نوصي بذلك: سيظهر العنوان في النسخ والأدلة، وكل مرفق يمر يكلف اعتمادات.

عندما يأتي البريد من عنوان غير موجود بين المسموح لهم، ستتلقى رسالة بريد إلكتروني حول ذلك مع زر إلى الإعدادات. مرة واحدة لكل مرسل جديد وأقصى مرة واحدة يوميًا؛ جميع رسائل البريد الإلكتروني المرفوضة موجودة في النشاط.

كيفية الاستخدام

هناك خياران معقولان:

1. إعادة توجيه يدوي. قم بإعادة توجيه الفاتورة من المورد إلى العنوان. أسهل شيء ويعمل على الفور.
2. قاعدة في البريد. في Gmail أو Outlook، قم بإعداد فلتر يقوم بإعادة توجيه كل شيء من الموردين المعروفين. ثم لن تحتاج إلى القيام بأي شيء.

يمكن تحديد المجلد أيضًا في العنوان: العنوان+nazevsanonu@in.parsedoc.dev سيخزن المستند في مجلد بهذا الاسم. يتم تجاهل الأسماء غير المعروفة وينتقل المستند إلى المجلد المحدد للعنوان.

يمكنك إرسال المورد الذي يرسل الفواتير مباشرة هنا إلى مجلده الخاص: في علامة الأطراف المقابلة، قم بتحديد المجلد الافتراضي له وعيّن عنوانه. كما أن العنوان الإضافي له أولوية حتى أمام هذه القاعدة. التفاصيل موجودة في صفحة الأطراف المقابلة.

ماذا سيتم معالجته

سيتم معالجة المرفقات بتنسيقات مدعومة: PDF، صور، مستندات Word وExcel، فواتير إلكترونية. عندما تصل الفاتورة نفسها بتنسيق ISDOC بجانب PDF، ستكون هناك مستند واحد — البيانات من ISDOC، وعرض من PDF، بدون اعتمادات.

ستتم فك رسالة البريد المعاد توجيهها، حتى لو أرفقها العميل كرسالة مدمجة أو ملف .eml، إلى مستوى التعشيش الثالث. يمكن أن تتشكل من رسالة واحدة ما يصل إلى عشرة مستندات؛ يجب أن لا يتجاوز حجم الرسالة 25 ميغابايت.

سيتم فك الأرشيف في المرفق (ZIP، RAR، 7z، TAR) وسيتم إنشاء مستند من كل ملف بالداخل، بحد أقصى خمسين. ستحصل جميعها على علامة وفقًا لاسم الأرشيف، تمامًا كما عند تحميل الأرشيف في التطبيق. الحد الأقصى لعدد المستندات عشرة لكل رسالة يتم احتسابها بعد المرفقات، لذا سينتقل الأرشيف بالكامل. لن يتم فتح أرشيف داخل الأرشيف المرفق بالرسالة.

سيتم تخطي صور التوقيع والرموز من التذييل — الصور المضمنة والملفات تحت 20 كيلوبايت لا تُعتبر مستندات. عندما لا يتشكل أي مستند من المرفقات من الرسالة، سيتم محاولة استخدام نص الرسالة: ستتحول الفاتورة المكتوبة مباشرة في جسم البريد إلى صورة ويتم معالجتها كمستند.

لن تتم معالجة نفس الرسالة إذا تم استلامها مرة أخرى.

الرد والتتبع

سيتم الرد على المرسل بما تم استلامه وإلى أي مجلد، أو لماذا لم يتشكل أي مستند من البريد. يتم الرد فقط على المرسلين المسموح لهم وأبداً على البريد الآلي؛ يمكن إيقاف ذلك عبر مفتاح الرد على المرسل.

سيتم حفظ المرسل والموضوع ونص الرسالة مع المستند، وسيتم عرضها في نافذة المستند في علامة تبويب البريد الإلكتروني. تحتوي رسائل البريد المرفوضة على سجل في النشاط مع سبب الرفض.