Menerima melalui Email

Akun akan mendapatkan alamat email sendiri. Apa pun yang diterima sebagai lampiran akan diproses sebagai dokumen yang diunggah.

Pengaturan

Alamat dibuat di pengaturan, di bagian Menerima dokumen melalui email. Alamat ini terlihat seperti rangkaian acak di domain in.parsedoc.dev — ini sengaja, karena alamat ini juga merupakan kredensial akses. Anda dapat memiliki hingga lima alamat, masing-masing dapat diarahkan ke folder yang berbeda.

Alamat dapat dijeda (email akan dibuang, alamat tetap ada) atau dihapus. Alamat yang dihapus akan segera tidak berfungsi dan yang baru akan memiliki rangkaian yang berbeda, sehingga setelah kebocoran Anda tidak perlu menangani hal lain — cukup atur ulang aturan di email. Tombol Simpan di kontak akan mengunduh kartu nama, yang akan memungkinkan Anda untuk menyimpan alamat tersebut di Google, Apple, dan Outlook.

Mengizinkan Pengirim

Hanya email dari alamat yang ada dalam daftar pengirim yang diizinkan yang akan diproses. Tanpa satu pun alamat dalam daftar, kotak masuk tidak akan menerima apa pun. Anda dapat memiliki lima alamat; biasanya cukup satu alamat Anda yang digunakan untuk meneruskan, dan beberapa supplier tetap.

Siapa pun yang ingin menerima dari siapa pun dapat memilih Izinkan semua. Kami tidak merekomendasikan ini: alamat akan masuk ke salinan dan direktori dan setiap lampiran yang berhasil akan menghabiskan kredit.

Ketika email diterima dari alamat yang tidak ada dalam daftar yang diizinkan, Anda akan mendapatkan email tentang hal itu dengan tombol ke pengaturan. Untuk setiap pengirim baru sekali dan paling banyak sekali sehari; semua email yang ditolak akan ada dalam aktivitas.

Cara Menggunakan

Dua varian yang masuk akal:

1. Meneruskan secara manual. Teruskan faktur dari supplier ke alamat tersebut. Ini adalah cara termudah dan langsung berfungsi.
2. Aturan di email. Di Gmail atau Outlook, atur filter yang meneruskan semua dari supplier yang dikenal. Maka Anda tidak perlu melakukan apa pun lagi.

Folder juga dapat ditentukan dalam alamat: alamat+nama_folder@in.parsedoc.dev akan menyimpan dokumen ke folder dengan nama tersebut. Nama yang tidak dikenal akan diabaikan dan dokumen akan jatuh ke folder yang ditetapkan di alamat.

Supplier yang mengirim faktur langsung ke sini dapat Anda arahkan ke foldernya sendiri: di tab Pihak Ketiga atur folder default dan tautkan alamatnya. Plus-alamat memiliki prioritas bahkan di atas aturan ini. Rincian ada di halaman Pihak Ketiga.

Apa yang Diproses

Lampiran dalam format yang didukung akan diproses: PDF, foto, dokumen Word dan Excel, faktur elektronik. Ketika PDF yang sama juga diterima sebagai ISDOC, akan muncul satu dokumen — data dari ISDOC, pratinjau dari PDF, tanpa kredit.

Pesan yang diteruskan akan dibuka, bahkan jika klien melampirkannya sebagai email bersarang atau file .eml, hingga tiga tingkat bersarang. Dari satu pesan akan muncul paling banyak sepuluh dokumen; pesan boleh berukuran hingga 25 MB.

Arsip dalam lampiran (ZIP, RAR, 7z, TAR) akan dibuka dan dokumen akan dibuat dari setiap file di dalamnya, maksimal lima puluh. Semua akan mendapatkan label sesuai nama arsip, sama seperti saat mengunggah arsip di aplikasi. Batas sepuluh dokumen per pesan dihitung dari lampiran, sehingga arsip akan diproses sepenuhnya. Arsip yang berada di dalam arsip yang dilampirkan ke email tidak akan dibuka.

Gambar tanda tangan dan ikon dari footer akan dilewati — gambar dan file yang disisipkan di bawah 20 kB tidak dianggap sebagai dokumen. Jika tidak ada dokumen yang dihasilkan dari lampiran, teks pesan akan dicoba: faktur yang ditulis langsung dalam tubuh email akan diubah menjadi gambar dan diproses sebagai dokumen.

Pesan yang sama yang diterima kedua kalinya tidak akan diproses lagi.

Tanggapan dan Jejak

Pengirim akan dijawab mengenai apa yang diterima dan ke folder mana, atau mengapa tidak ada dokumen yang dihasilkan dari email. Tanggapan hanya diberikan kepada pengirim yang diizinkan dan tidak pernah untuk email otomatis; ini dapat dimatikan dengan pengalih Menjawab Pengirim.

Pengirim, subjek dan teks pesan akan disimpan untuk dokumen dan akan terlihat di jendela dokumen di tab Email. Email yang ditolak akan tercatat dalam aktivitas bersama alasannya.