Fälligkeiten

Der Reiter Fälligkeiten ist eine Liste der eingegangenen Rechnungen, die auf die Zahlung warten. Hier wird nichts eingegeben: Die Fälligkeit wird beim Verarbeiten aus dem Dokument gelesen, und die Rechnung erscheint automatisch.

Er beantwortet zwei Fragen, auf die eine Einzelauskunft nicht antworten kann: was ist überfällig und was muss ich diese Woche bezahlen. Die Anzahl der überfälligen Rechnungen ist auch im Reiter selbst sichtbar, sodass Sie darüber informiert sind, ohne dorthin gehen zu müssen.

Welche Rechnungen überwacht werden

Es wird das überwacht, was bezahlt wird:

• eingegangene Rechnungen, Anzahlungsrechnungen und Gutschriften mit Fälligkeit,
• abgeschlossene Dokumente sowie solche, die auf die Überprüfung warten — die Fälligkeit läuft unabhängig davon, ob Sie sie bereits bestätigt haben,
• ausgestellte Rechnungen nur, wenn Sie dies aktivieren (siehe unten).

Quittungen und Belege für Kraftstoffe werden nicht überwacht (diese sind beim Kauf bezahlt), Gutschriften (das Geld wird vom Lieferanten an Sie gesendet), steuerliche Belege für eine erhaltene Zahlung (entstehen erst nach der Zahlung) und Dokumente ohne Fälligkeitsdatum werden ebenfalls nicht überwacht.

Die Fälligkeit wird nur aus dem als YYYY-MM-DD eingetragenen Datum gelesen. Wenn das Modell es anders liest, tritt bei der Überprüfung ein Fehler Datum im falschen Format auf; nach der Korrektur und Bestätigung wird die Rechnung überwacht.

Gruppen

Bei jeder Gruppe wird die Summe der Beträge angezeigt, nach Währungen getrennt. Kronen und Euro werden nicht addiert: Der Wechselkurs würde eine Zahl ins Bild bringen, die auf keinem Dokument steht.

Eine Rechnung, die heute fällig ist, gehört zu den bald fälligen, nicht zu den überfälligen. Das Geld kann noch am Nachmittag abgebucht werden.

Was mit einer Rechnung gemacht werden kann

Bezahlt setzt das heutige Datum als Zahlungstag und die Rechnung verschwindet aus der Benachrichtigung. Die Nachricht oben bietet Rückgängig machen an, falls es ein Versehen war. Es handelt sich um eine Notiz in der Anwendung: Es wird nichts an die Bank oder die Buchhaltung gesendet.

Verschieben schiebt die Erinnerung um einen Tag, drei Tage, eine Woche oder auf ein Datum, das Sie auswählen. Die Rechnung wird zwischen Verschoben verschoben und kehrt am gewählten Tag zurück. Überfällig bleibt sie weiterhin, nur wird nicht mehr darüber gesprochen.

Nicht überwachen entfernt die Rechnung dauerhaft aus der Benachrichtigung. Dies gilt für solche, die anders bezahlt werden: per Lastschrift, Karte oder wenn jemand anderes sie bezahlt. Sie können sie im Rechnungsdetail wieder zu den überwachten zurückbringen.

Verschieben und nicht überwachen sind absichtlich zwei verschiedene Dinge, und keines davon ist bezahlt. Wer nur auf bezahlt klickt, um Ruhe in der Liste zu haben, verliert den ehrlichen Überblick darüber, was tatsächlich bezahlt wurde.

In einem geteilten Ordner sehen alle, die ihn geteilt haben, die Fälligkeiten, aber nur derjenige, der vollen Zugriff hat, darf sie als bezahlt markieren. Die Stufe nur Kontrolle dient zur Genehmigung von Dokumenten, nicht zur Zahlung.

Zahlungsauftrag für die Bank

Die Anwendung erstellt aus den ausgewählten Rechnungen eine Datei, die Sie in Ihrem Online-Banking als Massenauftrag hochladen. Kontonummern, Beträge oder Verwendungszwecke müssen Sie also nicht manuell eingeben.

Sie wählen die Rechnungen, indem Sie sie im Reiter Fälligkeiten anklicken, entweder einzeln oder eine ganze Gruppe auf einmal (z. B. alle überfälligen). Oben erscheint eine Leiste mit der Anzahl und dem Button Zahlungsauftrag. Im Fenster, das sich öffnet:

• Vom Konto bezahlen — Ihr Konto, von dem das Geld abgebucht wird. Sie müssen es nur einmal eingeben, beim nächsten Mal bietet die Anwendung es automatisch an.
• Dateiformat:
  • ABO wird von jeder heimischen Bank akzeptiert (Fio, ČSOB, KB und andere). Wenn Sie es nicht wissen, wählen Sie es.
  • ČBA XML ist der neue einheitliche Standard der Tschechischen Bankenvereinigung (pain.001.001.09) aus Juli 2026. Die Banken führen es schrittweise ein, überprüfen Sie vor der ersten Verwendung, ob Ihre es akzeptiert.
  • Fio XML ist das eigene Format der Fio-Bank, nur für ein Konto bei Fio.
• Wann bezahlen — jede Rechnung an ihrem Fälligkeitsdatum oder alle zu einem Datum. Eine überfällige Rechnung wird sofort bezahlt. Wochenenden und Feiertage werden auf den nächsten Werktag verschoben, da einige Banken Anweisungen an freien Tagen ablehnen.

Unter den Optionen gibt es einen Überblick über die Zahlungen: an wen, auf welches Konto, wann und wie viel. Den Betrag können Sie bei jeder Rechnung ändern, typischerweise wenn ein Abschlag auf der Rechnung abgezogen wurde — die Anwendung weist auf eine solche Rechnung hin, weil sie aus dem Dokument nicht erkennt, ob der negative Artikel ein Abschlag oder ein Rabatt ist.

Nach dem Herunterladen laden Sie die Datei ins Banking hoch und bestätigen die Zahlungen dort. Die Anwendung sendet nichts selbst und hat keinen Zugriff auf die Bank. Daher werden die Rechnungen nicht automatisch als bezahlt markiert: Das Fenster bietet dies nach dem Herunterladen mit einem Knopf an, oder Sie markieren sie später.

Welche Rechnungen nicht in den Auftrag gehen

Die Regeln sind absichtlich streng, denn ein Fehler bedeutet Geld auf einem fremden Konto. In den Auftrag geht nur eine Rechnung:

• eingegangen, unbezahlt und überwacht,
• mit überprüftem Konto — in der Prüfung bestätigt, oder selbstständig fertiggestellt nach Prüfungen, die bei Konto, IBAN oder Verwendungszweck nichts gefunden haben (das passiert, wenn Sie nur bei den Dokumenten mit Auffälligkeiten prüfen). Eine Rechnung, die auf die Überprüfung wartet, hat einen Hinweis beim Konto (z. B. neues Lieferantenkonto) oder wurde mit deaktivierter Kontrolle bearbeitet, geht erst nach Bestätigung: Öffnen Sie sie in der Prüfung und bestätigen Sie,
• in Kronen, auf ein heimisches Konto, dessen Nummer die Bankprüfung besteht (Modul 11),
• nur mit Verwendungszweck, der nur aus Ziffern besteht, falls die Rechnung einen hat,
• aus dem Ordner, auf den Sie vollen Zugriff haben.

Was in den Auftrag nicht geht, wird im Fenster mit dem Grund aufgelistet. Dieselbe Rechnung, die doppelt hochgeladen wird (gleiche Konto, Symbol und Betrag), wird nur einmal bezahlt. Ein Auftrag kann maximal 400 Zahlungen enthalten.

QR Zahlung

Im Detail der eingegangenen Rechnung gibt es bei der Fälligkeit den Link QR Zahlung. Er öffnet einen QR-Code nach dem Standard der Tschechischen Bankenvereinigung, den Sie mit der Anwendung Ihrer Bank scannen: Sie füllen Konto, Betrag, Verwendungszweck und Fälligkeit aus, und Sie überprüfen und bestätigen die Zahlung nur.

Der QR-Code wird nur bei einer Rechnung angeboten, die auch in den Zahlungsauftrag gehen würde, also mit überprüftem Konto, in Kronen und mit einem gültigen heimischen Konto. Wenn das nicht möglich ist, sagt das Fenster, warum. Bei einer überfälligen Rechnung enthält der Code kein Datum und die Bank bezahlt sofort.

Woher weiß die Anwendung von der Zahlung

Aus zwei Quellen. Die Zahlung wird vom Buchhaltungssystem gemeldet (derzeit Fakturoid, wenn es verbunden ist und das Dokument daraus entstanden ist), oder Sie markieren die Rechnung manuell. Die manuelle Markierung kann entfernt werden, die aus der Buchhaltung nicht — die gehört der Buchhaltung. Eine bezahlte Rechnung ist die, die mindestens eine von beiden Eigenschaften hat.

Leere bedeutet „wir wissen nichts über die Zahlung", nicht „nicht bezahlt". Die Anwendung hat keinen Zugriff auf die Bank.

Im Auszug der Dokumente

Der Auszug hat die Spalte Fälligkeit, farblich gekennzeichnet nach Status: rot überfällig, bernsteinfarben bald fällig, grün bezahlt. Bei Hover wird der Status und das Zahlungsdatum angezeigt.

In den Filtern gibt es die Option Fälligkeit mit den Werten überfällig, bald fällig, unbezahlt und bezahlt. Diese kann mit dem Ordner, dem Label oder dem Zeitraum kombiniert werden — z. B. „überfällig im Ordner Energie".

Im Rechnungsdetail gibt es eine Zeile Fälligkeit mit dem Status und den Schaltflächen QR Zahlung, Bezahlt und Nicht überwachen.

Erinnerung in Telegram

Wenn Sie Telegram verbunden haben, kann Ihnen der Bot morgens um 7 eine Nachricht mit einer Liste der Rechnungen senden: überfällig oben, bald fällig darunter, bei jeder der Lieferant, der Betrag, die Fälligkeit und der Verwendungszweck. Der Name der Rechnung ist ein Link, über den das Dokument in der Anwendung geöffnet wird.

Die siebte Stunde gehört Ihnen, nicht den Tschechen: Sie folgt der Zeitzone des Kontos, die aus dem Browser abgerufen wird und in Einstellungen → Zeitzone umgeschaltet werden kann. Nach derselben Zeitzone wird auch berechnet, welche Rechnungen bereits überfällig sind.

Die Nachricht wird bei Änderung gesendet, nicht jeden Morgen: Eine Rechnung wird gemeldet, wenn sie in den Zeitraum vor der Fälligkeit eintritt, am Tag nach der Fälligkeit erneut und dann, nachdem ihre Verschiebung beendet ist. Eine überfällige Rechnung wird also nicht täglich gemeldet — wer sie erneut erinnern möchte, verschiebt sie sich.

Es wird in Einstellungen → Überwachung der Fälligkeiten aktiviert und geht nur an den Eigentümer des Dokuments. In einem gemeinsamen Ordner würde dieselbe Rechnung sonst morgens an fünf Personen gesendet.

Einstellungen

In Einstellungen → Überwachung der Fälligkeiten:

• Vorab benachrichtigen — wie viele Tage vor der Fälligkeit die Rechnung „bald fällig" ist. Standardmäßig sind es drei Tage, es kann auch „bis zum Fälligkeitstag" eingestellt werden.
• Fälligkeiten überwachen ab — Rechnungen mit älterer Fälligkeit werden nicht angezeigt. Dies schützt davor, dass bei aktivierung alle seit langem bezahlten Rechnungen, über deren Zahlung die Anwendung nichts weiß, wie überfällig angezeigt werden. Konten aus der Zeit vor der Überwachung wurden auf zwei Wochen rückgesetzt; ein leeres Feld bedeutet, alles zu überwachen.
• Auch ausgestellte Rechnungen überwachen — was die Schuldner Ihnen schulden. Standardmäßig deaktiviert.
• Morgendliche Erinnerung in Telegram — siehe oben.

Archiv

Eine Rechnung, die mehr als dreißig Tage nach ihrem Fälligkeitsdatum hochgeladen wird, wird nicht überwacht. Dies ist fast immer ein Beleg für die Buchhaltung, kein unbezahlter Verbindlichkeit — ohne diese Regel wäre das Hochladen von Rechnungen des letzten Jahres von Benachrichtigungen mit Hunderten von „überfällig" überflutet worden. Eine Rechnung, die ein paar Tage nach der Fälligkeit eintrifft, wird normalerweise überwacht: genau diese ist oft tatsächlich unbezahlt.