Dokumentenkontrolle

Die Kontrolle ist der Ort, an dem aus einer Schätzung ein Dokument wird, hinter dem Sie stehen. Sie öffnet sich durch Klicken auf den Dokumentnamen im Status Wartet auf Kontrolle: links das Original, rechts das Formular mit den Daten und darüber die Feststellungen.

Warum man überhaupt kontrolliert

Das Modell liest Dokumente gut, aber nicht fehlerfrei, und ein Fehler im Betrag oder in der Kontonummer des Lieferanten kostet mehr als eine Minute, die man mit der Kontrolle verbringt. Ziel der Kontrolle ist es daher nicht, das Dokument erneut vollständig zu lesen, sondern sich anzusehen, was der Dienst selbst als problematisch markiert hat.

Standardmäßig wartet jedes Dokument, unabhängig von seiner Herkunft, auf die Kontrolle. In den Einstellungen (Kontrolle vor dem Versand) kann dies auf ausgewählte Kanäle, nur auf Dokumente mit Feststellungen oder abgeschaltet werden – dann gehen die Dokumente sofort nach der Erkennung hinaus.

Eine Ausnahme gilt immer: Ein Dokument, das Sie erneut zur Verarbeitung eingereicht haben, durchläuft die Kontrolle auch auf einem Konto, das nur Dokumente mit Feststellungen kontrolliert. Sie haben gerade gesagt, dass die Daten falsch waren, sodass die neuen Daten von einer Person gesehen werden sollten, bevor sie über den Webhook versendet werden.

Was auf dem Bildschirm ist

• Dokumentenvorschau — originales PDF oder Bild, mit Suchfunktion, Vergrößerung und optionalen Seitenvorschauen. Word- und Excel-Dokumente werden als PDF angezeigt.
• Formular — die ausgelesenen Daten in Feldern gemäß dem Dokumenten-Schema.
• Feststellungen — eine Liste dessen, was die Kontrollen gefunden haben, mit einem Korrektur-Button für jede, sofern vorhanden.
• Nachberechnen — Leiste mit Vorschlägen, die fehlende oder abweichende Summen ausfüllt.
• Daten — Rohdaten im JSON- oder XML-Format für diejenigen, die sie sehen müssen (Schalter im Dualview).

Wie man es schnell macht

Lesen Sie die Feststellungen. Schauen Sie sich den Wert in der Vorschau links an – die Suchfunktion in der Vorschau kann auch Beträge finden, die mit Leerzeichen zwischen den Tausendern geschrieben sind, und markiert das Feld, in das sie gehören. Umgekehrt zeigt ein Klick ins Formularfeld in der Vorschau, wo der Wert im Dokument steht. Korrigieren Sie oder lassen Sie es sein. Bestätigen Sie mit dem Button Bestätigen und Senden oder mit der Tastenkombination Ctrl+Enter.

Ein Dokument ohne Feststellungen kann mit einem Klick bestätigt werden, ohne dass Sie das Formular berühren müssen. Ein Dokument mit Feststellungen wird vor der Bestätigung gefragt, ob Sie diese wirklich beachten möchten.

Korrekturen, aus denen die Anwendung lernt

Wenn Sie beim Lieferanten ständig dasselbe korrigieren, nimmt die Anwendung den Hinweis aus der Korrektur und übergibt ihn als Hinweis an das Modell für das nächste Dokument. Was dabei gespeichert wird, was nicht und wo Hinweise gelöscht werden, finden Sie auf der Seite Hinweise zu Lieferanten.

Batch-Kontrolle

Nach der Bestätigung öffnet sich sofort das nächste Dokument, das wartet. Sie müssen das Fenster nicht schließen, nicht in der Tabelle suchen und kein weiteres öffnen – Sie durchlaufen die gesamte Warteschlange, ohne den Bericht zu berühren. Die aktiven Filter des Berichts bleiben dabei weiterhin gültig.