Dokumente
Alles, was mit einzelnen Dokumenten zu tun hat: wie sie in den Dienst gelangen, wie man in ihnen sucht, wie sie geprüft werden und was man weiter mit ihnen tun kann.
Lebenszyklus eines Dokuments
Ein Dokument durchläuft Status, die im Protokoll sichtbar sind:
| Status | Was bedeutet es |
|---|---|
| Wartet in der Warteschlange | Hochgeladen, wartet auf freie Kapazität |
| Werde bearbeitet | Die Erkennung läuft gerade |
| Wartet auf Kontrolle | Erkannt, wartet auf Ihre Bestätigung; kann nicht heruntergeladen oder gesendet werden |
| Abgeschlossen | Bestätigt oder bearbeitet ohne Kontrolle; Webhook wurde gesendet |
| Fehler | Verarbeitung ist fehlgeschlagen, Credits wurden zurückgegeben |
Wenn Sie mit der Maus über das Statussymbol fahren, wird angezeigt, warum das Dokument auf die Kontrolle wartet oder warum es fehlgeschlagen ist. Ein fehlgeschlagenes Dokument kann erneut hochgeladen werden – die Prüfung auf Duplikate stoppt es nicht.
Eine Verarbeitung, die nicht abgeschlossen wird, wird wiederholt: Das Dokument wird in die Warteschlange zurückgegeben und erneut versucht, maximal dreimal. Wenn es auch beim dritten Mal nicht klappt, endet es als Fehler und die Credits werden zurückgegeben. Im Status Werde bearbeitet bleibt das Dokument also nicht für immer.
Was ein Dokument enthält
Zu jedem Dokument wird die Originaldatei, die gelesenen Daten, eine Liste der Prüfungsbefunde, der Kanal, über den es gekommen ist, und Protokolle der Aktivitäten darüber, was damit gemacht wurde, aufbewahrt. Das Original kann jederzeit im Vorschau neben den Daten geöffnet werden, was die einzige zuverlässige Methode ist, um zu überprüfen, dass der gelesene Betrag tatsächlich auf dem Papier steht.
Das Dokument kann umbenannt werden (Stift-Symbol neben dem Namen im Dokumentenfenster). Der Dateiname bleibt gleich, das heruntergeladene Original heißt immer noch gleich.
Wie lange ein Dokument aufbewahrt wird
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Tarif zum Zeitpunkt des Hochladens: 30 Tage in der Free-Variante, ein Jahr in der Starter-Variante, fünf Jahre in der Business-Variante, zehn Jahre in der Scale-Variante. Nach Ablauf wird das Dokument, einschließlich der Daten, vollständig gelöscht. Das Datum ist im Detail des Dokuments als Aufbewahrung bis sichtbar. Ein Dokument, das auf Kontrolle wartet, wird nicht gelöscht.
Wohin weiter
- Hochladen — alle Wege, wie das Dokument hereinkommt.
- Dokumentenübersicht — Protokoll, Filter und Massenaktionen.
- Dokumentenkontrolle — Formular, Befunde und Bestätigungen.
- Papierkorb — wo das Dokument nach dem Löschen hingeht und wie es zurückkommt.
- Gegenparteien — Lieferanten und Abnehmer aus den Dokumenten, das Standard-Archiv und was die Anwendung über sie speichert.
- Fälligkeiten — was überfällig ist, was bevorsteht, Zahlungsaufträge für die Bank, QR-Zahlung und wie man eine Rechnung als bezahlt kennzeichnet.