Nhận qua email
Tài khoản sẽ nhận được một địa chỉ email riêng. Những gì gửi đến địa chỉ này dưới dạng tệp đính kèm sẽ được xử lý như một tài liệu đã tải lên.
Cài đặt
Địa chỉ được thiết lập trong phần cài đặt, trong mục Nhận tài liệu qua email. Nó trông giống như một chuỗi ngẫu nhiên trên miền in.parsedoc.dev — điều này có chủ đích, vì địa chỉ cũng là thông tin truy cập. Bạn có thể có tối đa năm địa chỉ, mỗi địa chỉ có thể hướng tới một hồ sơ khác nhau.
Bạn có thể tạm dừng địa chỉ (thư sẽ bị bỏ đi, địa chỉ sẽ vẫn tồn tại) hoặc xóa. Địa chỉ đã xóa sẽ không còn hoạt động ngay lập tức và địa chỉ mới sẽ có một chuỗi khác, vì vậy sau khi rò rỉ bạn không cần phải xử lý gì thêm — chỉ cần thiết lập lại quy tắc trong hộp thư. Nút Lưu vào danh bạ sẽ tải xuống danh thiếp, từ đó bạn có thể tạo địa chỉ trong Google, Apple và Outlook.
Được phép người gửi
Chỉ nhận thư từ những địa chỉ mà bạn có trong danh sách người gửi được phép. Nếu không có bất kỳ địa chỉ nào trong danh sách, hộp thư sẽ không nhận được gì. Có thể có tối đa năm địa chỉ; thường thì chỉ cần địa chỉ của bạn, từ đó bạn chuyển tiếp, và một vài nhà cung cấp thường xuyên.
Ai muốn nhận từ bất kỳ ai có thể chọn Cho phép tất cả. Chúng tôi không khuyến nghị điều này: địa chỉ sẽ bị lộ trong các bản sao và danh bạ, và mỗi tệp đính kèm đi qua sẽ tiêu tốn tín dụng.
Khi nhận thư từ một địa chỉ không có trong danh sách được phép, bạn sẽ nhận được một email thông báo với nút dẫn đến cài đặt. Chỉ một lần cho mỗi người gửi mới và không quá một lần mỗi ngày; tất cả email bị từ chối sẽ có trong hoạt động.
Cách sử dụng
Hai phương án hợp lý:
- Chuyển tiếp thủ công. Chuyển tiếp hóa đơn từ nhà cung cấp đến địa chỉ. Cách đơn giản nhất và hoạt động ngay lập tức.
- Quy tắc trong hộp thư. Trong Gmail hoặc Outlook, hãy thiết lập bộ lọc để chuyển tiếp tất cả từ những nhà cung cấp quen thuộc. Sau đó bạn không cần làm gì thêm.
Hồ sơ cũng có thể được chỉ định trong địa chỉ: địa chỉ+tênhồsơ@in.parsedoc.dev sẽ lưu tài liệu vào hồ sơ có tên đó. Tên không quen sẽ bị bỏ qua và tài liệu sẽ được lưu vào hồ sơ đã thiết lập cho địa chỉ.
Bạn có thể chuyển những nhà cung cấp gửi hóa đơn trực tiếp đến đây vào hồ sơ riêng của họ: trong tab Đối tác, hãy đặt hồ sơ mặc định cho họ và gán địa chỉ của họ. Địa chỉ cộng sẽ có ưu tiên hơn cả quy tắc này. Chi tiết có trong trang Đối tác.
Những gì sẽ được xử lý
Các tệp đính kèm ở định dạng được hỗ trợ sẽ được xử lý: PDF, hình ảnh, tài liệu Word và Excel, hóa đơn điện tử. Khi hóa đơn dưới dạng PDF và ISDOC cùng đến, một tài liệu sẽ được tạo ra — dữ liệu từ ISDOC, bản xem trước từ PDF, không tiêu tốn tín dụng.
Thông điệp được chuyển tiếp sẽ được mở rộng, ngay cả khi khách hàng đã đính kèm nó như một email lồng hoặc tệp .eml, đến cấp độ lồng ba. Từ một thông điệp sẽ tạo ra tối đa mười tài liệu; thông điệp được phép có kích thước tối đa 25 MB.
Lưu trữ trong tệp đính kèm (ZIP, RAR, 7z, TAR) sẽ được giải nén và mỗi tệp bên trong sẽ trở thành một tài liệu, tối đa là năm mươi. Tất cả sẽ nhận được nhãn theo tên của tệp lưu trữ, tương tự như khi tải lên tệp lưu trữ trong ứng dụng. Giới hạn mười tài liệu cho một thông điệp được tính theo số tệp đính kèm, vì vậy tệp lưu trữ sẽ được xử lý toàn bộ. Tệp lưu trữ nằm trong tệp lưu trữ đính kèm vào email sẽ không được giải nén.
Các hình ảnh chữ ký và biểu tượng từ chân trang sẽ bị bỏ qua — hình ảnh và tệp dưới 20 kB không được coi là tài liệu. Nếu không có tài liệu nào được tạo từ các tệp đính kèm của thông điệp, văn bản trong thông điệp sẽ được thử nghiệm: hóa đơn viết ngay trong thân email sẽ được chuyển đổi thành hình ảnh và xử lý như một tài liệu.
Một thông điệp giống nhau được nhận lần thứ hai sẽ không được xử lý lại.
Phản hồi và theo dõi
Người gửi sẽ nhận được phản hồi về những gì đã nhận và vào hồ sơ nào, hoặc lý do tại sao không có tài liệu nào được tạo từ email. Chỉ có người gửi được phép mới nhận được phản hồi và không bao giờ gửi đến email tự động; bạn có thể tắt điều này bằng công tắc Phản hồi cho người gửi.
Người gửi, tiêu đề và nội dung của thông điệp sẽ được lưu lại cho tài liệu và có thể xem trong cửa sổ tài liệu ở tab Email. Thư bị từ chối có bản ghi trong hoạt động kèm theo lý do.