Gegenparteien

Der Tab Gegenparteien ist eine Liste von Firmen, mit denen Sie Geschäfte tätigen: Lieferanten aus empfangenen Dokumenten und Abnehmer aus ausgestellten. Nichts wird hier manuell eingegeben. Eine Gegenpartei erscheint automatisch mit dem ersten erkannten Dokument, auf dem sie ist, und alles andere ergänzt sich aus den Dokumenten.

Wer ist die Gegenpartei

Bei einem empfangenen Dokument ist die Gegenpartei der Lieferant, bei einem ausgestellten der Abnehmer. Die Firma wird anhand der IČO (Identifikationsnummer) erkannt. Wenn das Dokument keine IČO hat, dann anhand des Namens ohne diakritische Zeichen, Leerzeichen und Punkte, sodass „Dodavatel s.r.o." und „DODAVATEL s. r. o." dieselbe Firma ist. Auch die Duplikatskontrolle erkennt sie so.

Name, IČO und DIČ (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) werden vom letzten Dokument angezeigt. Wenn sich der Lieferant umbenennt, sollte das Register den aktuellen Namen anzeigen, nicht den von der ersten Rechnung.

Dokumente, die hochgeladen wurden, bevor das Register erstellt wurde, werden im Hintergrund automatisch den Gegenparteien zugeordnet. Bei einem großen Archiv kann das eine Weile dauern, die Standardablage oder Etiketten werden ihnen dabei nicht hinzugefügt.

Übersicht

Bei jeder Gegenpartei sehen Sie:

• die Anzahl der Dokumente bei der Firma, bei der Sie empfangene und ausgestellte Dokumente haben, sowie aufgeschlüsselt nach Richtung,
• die Summe der Gesamtbeträge nach Währungen,
• IČO, DIČ und die Antwort des VIES-Registers, ob die Firma umsatzsteuerpflichtig ist,
• das Datum des letzten Dokuments,
• ob sie eine Standardablage, Adressen des Absenders und bekannte Konten hat.

Es wird nach Name, IČO und DIČ gesucht, unabhängig von diakritischen Zeichen: „cez" findet „ČEZ Prodej, a.s.". Sie können nach dem letzten Dokument, dem Namen oder der Anzahl der Dokumente sortieren.

Die Anzahl der Dokumente umfasst auch fertiggestellte Dokumente sowie solche, die auf eine Überprüfung warten. In die Summe gehen nur die fertigen, ebenso wie in den Übersichten: Ein Dokument, das auf eine Überprüfung wartet, wurde noch von niemandem verifiziert. Dokumente im Papierkorb werden nicht mitgezählt.

Detail der Gegenpartei

Das Detail zeigt die letzten zwanzig Dokumente an. Mit der Schaltfläche Alle Dokumente gelangen Sie zur Dokumentenübersicht mit einem Filter für diese Gegenpartei; der Filter wird über der Übersicht angezeigt und kann mit dem Kreuz gelöscht werden.

Wenn die Firma im Fakturoid verbunden ist, sagt das Detail Bescheid. Die Zuordnung behält die Verbindung mit Fakturoid basierend auf der IČO, das Register zeigt es nur an.

Standardablage und Etiketten

Für die Gegenpartei kann eine Ablage festgelegt werden, in die ihre Dokumente gehören, sowie Etiketten, die jedes ihrer Dokumente erhalten soll. Dies gilt für Dokumente, die ab jetzt zur Gegenpartei hinzugefügt werden:

• In die Standardablage geht nur ein Dokument ohne Ablage. Ein Dokument, das Sie während des Hochladens in eine Ablage gegeben haben oder das die Empfangsadresse in eine Ablage gesendet hat, bleibt dort, wo es ist. Der Umzug ist derselbe wie der manuelle Umzug in der Übersicht, das Dokument wird dafür nicht erneut verarbeitet.
• Etiketten werden zu denen hinzugefügt, die das Dokument bereits hat, bis zu einem Maximum von zehn Etiketten pro Dokument. Es werden nur Ihre Etiketten angeboten; automatisierte wie Gutschrift steuert die Anwendung basierend auf den Daten.
• Nur beim ersten Mal. Wenn Sie ein Dokument aus der Ablage entfernen oder ihm ein Etikett löschen, wird es durch eine weitere Bestätigung der Kontrolle nicht zurückgegeben. Die Einstellungen gelten nur, wenn das Dokument einer anderen Gegenpartei zugeordnet wird, beispielsweise, weil Sie bei der Kontrolle die IČO des Lieferanten korrigiert haben.

Ältere Dokumente werden nicht umsortiert.

Adressen des Absenders

Wenn der Lieferant Rechnungen direkt per E-Mail an Ihre Empfangsadresse sendet, ordnen Sie seine Adresse der Gegenpartei zu. Eine Nachricht von dort geht dann direkt in die Standardablage der Gegenpartei, noch bevor sie extrahiert wird. Das ist wichtig: Der Dokumenttyp und das Ausgabeformat werden anhand der Ablage ausgewählt, daher wäre eine Verschiebung nach der Extraktion zu spät.

Die Reihenfolge, nach der über die Ablage entschieden wird:

1. Ablage in der Plus-Adresse des Empfängers (adresse+nazevsanonu@…),
2. die Standardablage der Gegenpartei, zu der die Absenderadresse gehört,
3. die Ablage, die bei der Empfangsadresse festgelegt wurde.

Entscheidend ist der Absender der Nachricht, nicht der ursprüngliche Absender der weitergeleiteten Rechnung. Eine Rechnung, die Ihnen von einem Buchhalter weitergeleitet wurde, wird erst nach der Extraktion der Gegenpartei zugeordnet, wenn das Dokument keine Ablage hat.

Das Detail bietet Adressen, von denen Ihnen Dokumente nur dieser Gegenpartei per E-Mail zugesendet wurden. Sie weisen sie zu, nichts wird automatisch zugewiesen: Von der Adresse des Buchhalters kommen Dokumente aller Lieferanten, und eine automatisch zugewiesene würde sie in die Ablage des ersten senden. Eine Adresse gehört zu einer Gegenpartei, eine Gegenpartei kann maximal zehn Adressen verwalten.

Absenderadressen sind keine Liste von erlaubten Absendern in den E-Mail-Einstellungen. Diese legt fest, von wem Sie die Post überhaupt empfangen; hier geht es nur darum, wohin das Dokument fällt.

Was sich die Anwendung über die Gegenpartei merkt

• Bekannte Konten. Konten, auf die Sie dem Lieferanten bezahlt haben, gespeichert aus bestätigten Kontrollen. Ein anderes Konto auf dem Dokument wird als Fund von der Kontrolle gemeldet, siehe Funde und deren Lösungen.
• Erkenntnisse aus Korrekturen. Siehe Erkenntnisse über Lieferanten; einzelne können Sie in den Einstellungen löschen.
• Antwort des VIES-Registers. Das Register fragt bei der Verarbeitung und Bestätigung des Dokuments, wenn Sie die DIČ-Kontrolle aktiviert haben. Die Antwort wird mit Datum der Gegenpartei zugeordnet. Wenn ein Dokument mit einer anderen DIČ kommt, wird die alte Antwort verworfen.

Vergessen

Der Knopf Vergessen am Ende des Details löscht alles, was die Anwendung über die Gegenpartei weiß: Erkenntnisse aus Korrekturen, bekannte Konten, Adressen des Absenders, Standardablage, Etiketten und die Antwort des VIES-Registers. Die Dokumente bleiben bestehen und die Gegenpartei im Register bleibt ebenfalls, weil sie darauf verweist.

Eine weitere Rechnung vom Lieferanten wird sich dann wie die erste verhalten: ein neues Konto meldet sich nicht und wird erst nach Bestätigung der Kontrolle gespeichert. Rückgängig machen ist nicht möglich. Das Vergessen sowie jede Änderung der Standardablage, der Etiketten und der Adressen geht in die Aktivitäten.

Wer sieht die Gegenparteien

Das Register gehört dem Eigentümer der Dokumente. Ein Gast des gemeinsamen Ablages sieht nur die Dokumente, zu denen er berechtigt ist, aber nicht das Register des Eigentümers oder dessen Einstellungen.