Recepção por e-mail
A conta recebe um endereço de e-mail próprio. O que chegar como anexo será processado como um documento carregado.
Configuração
O endereço é criado nas configurações, na seção Recepção de documentos por e-mail. Ele parece uma sequência aleatória no domínio in.parsedoc.dev — isso é intencional, pois o endereço também é uma credencial de acesso. É possível ter até cinco endereços, cada um podendo apontar para um arquivo diferente.
O endereço pode ser suspenso (os e-mails são descartados, o endereço permanece) ou excluído. Um endereço excluído deixa de funcionar imediatamente e um novo terá uma sequência diferente, assim após uma violação você não precisará resolver mais nada — apenas reconfigurar as regras no e-mail. O botão Salvar nos contatos baixa um cartão de visita, a partir do qual você pode criar o endereço no Google, Apple e Outlook.
Permissão de remetentes
Somente os e-mails de endereços que você tem na lista de remetentes permitidos serão processados. Sem pelo menos um endereço na lista, a caixa não aceitará nada. Podem ser até cinco endereços; geralmente, basta o seu próprio, de onde você reencaminha, e alguns fornecedores fixos.
Quem deseja receber de qualquer um pode optar por Permitir a todos. Não recomendamos isto: o endereço acabará em cópias e diretórios, e cada anexo que passar custará créditos.
Quando um e-mail chega de um endereço não permitido, você receberá um e-mail sobre isso com um botão para as configurações. Para cada novo remetente uma vez e no máximo uma vez por dia; todos os e-mails rejeitados estão na atividade.
Como usar
Duas opções razoáveis:
- Reencaminhamento manual. Reencaminhe a fatura do fornecedor para o endereço. É a opção mais simples e funciona imediatamente.
- Regra no e-mail. No Gmail ou Outlook, configure um filtro que reencaminhe tudo de fornecedores conhecidos. Assim você não precisará fazer mais nada.
O arquivo pode ser especificado no endereço: endereço+nomearquivo@in.parsedoc.dev salvará o documento na pasta do mesmo nome. Nomes desconhecidos são ignorados e o documento irá para a pasta configurada para o endereço.
Você pode enviar fornecedores que enviam faturas diretamente para cá para sua própria pasta: na aba Contrapartes, defina a pasta padrão e atribua seu endereço. O plus-endereço tem prioridade sobre esta regra. Mais detalhes estão na página Contrapartes.
O que é processado
Serão processados os anexos em formatos suportados: PDF, fotos, documentos Word e Excel, faturas eletrônicas. Quando uma fatura em PDF chegar junto de uma ISDOC, será gerado um único documento — os dados da ISDOC, a visualização do PDF, sem créditos.
Uma mensagem reencaminhada será descompactada, mesmo que o cliente a anexe como um e-mail incorporado ou arquivo .eml, até a terceira camada de aninhamento. De uma mensagem podem resultar no máximo dez documentos; a mensagem pode ter no máximo 25 MB.
Arquivos em anexo (ZIP, RAR, 7z, TAR) serão descompactados e um documento será gerado a partir de cada arquivo dentro, no máximo cinquenta. Todos receberão um rótulo de acordo com o nome do arquivo, assim como ao carregar um arquivo no aplicativo. O limite de dez documentos por mensagem é contado pelos anexos, então o arquivo será processado por completo. Arquivos dentro de arquivos anexados ao e-mail não serão abertos.
Imagens de assinatura e ícones de rodapé serão pulados — imagens embutidas e arquivos abaixo de 20 kB não são considerados documentos. Se não for gerado nenhum documento a partir dos anexos, tentaremos o texto da mensagem: uma fatura escrita diretamente no corpo do e-mail será convertida em imagem e processada como documento.
A mesma mensagem recebida duas vezes não será processada novamente.
Resposta e registro
Será respondido ao remetente o que foi recebido e em qual pasta, ou por que nenhum documento foi gerado a partir do e-mail. Respostas são enviadas apenas a remetentes permitidos e nunca a e-mails automáticos; isso pode ser desativado com o interruptor Responder ao remetente.
O remetente, o assunto e o corpo da mensagem serão salvos no documento e são visíveis na janela do documento na aba E-mail. E-mails rejeitados têm registro na atividade, junto com o motivo.