Příjem e-mailem
Účet dostane vlastní e-mailovou adresu. Co na ni přijde jako příloha, zpracuje se jako nahraný doklad.
Nastavení
Adresa se zakládá v nastavení, v části Příjem dokladů e-mailem. Vypadá jako náhodný
řetězec na doméně in.parsedoc.dev — je to schválně, protože adresa je zároveň
přístupový údaj. Adres jde mít až pět, každá může mířit do jiného šanonu.
Adresu jde pozastavit (pošta se zahazuje, adresa zůstává) nebo smazat. Smazaná přestane fungovat okamžitě a nová má jiný řetězec, takže po úniku nemusíte nic dalšího řešit — jen přenastavit pravidla v poště. Tlačítko Uložit do kontaktů stáhne vizitku, ze které si adresu založíte v Googlu, Applu i Outlooku.
Povolení odesílatelé
Zpracuje se jen pošta od adres, které máte v seznamu povolených odesílatelů. Bez jediné adresy v seznamu nepřijme schránka nic. Adres může být pět; obvykle stačí vaše vlastní, ze které přeposíláte, a pár stálých dodavatelů.
Kdo chce přijímat od kohokoli, může zvolit Povolit všem. Nedoporučujeme to: adresa se dostane do kopií a adresářů a každá příloha, která projde, stojí kredity.
Když přijde pošta od adresy, která mezi povolenými není, dostanete o tom e-mail s tlačítkem do nastavení. U každého nového odesílatele jednou a nejvýš jednou denně; všechny odmítnuté e-maily jsou v aktivitě.
Jak to použít
Dvě rozumné varianty:
- Přeposílání ručně. Fakturu od dodavatele přepošlete na adresu. Nejjednodušší a hned funguje.
- Pravidlo v poště. V Gmailu nebo Outlooku si nastavte filtr, který přeposílá vše od známých dodavatelů. Pak už nemusíte dělat nic.
Šanon jde určit i v adrese: adresa+nazevsanonu@in.parsedoc.dev uloží doklad
do šanonu toho jména. Neznámé jméno se ignoruje a doklad spadne do šanonu
nastaveného u adresy.
Štítek v předmětu. Hashtag v předmětu zprávy doklad označí: z mailu s předmětem „Faktura za nájem #kancelar #leden" dostanou všechny doklady štítky kancelar a leden. Chybějící štítek se založí. Hashtag musí začínat písmenem a nesmí obsahovat číslice, jinak se nepoužije. Předměty automatických faktur bývají plné čísel s mřížkou (#FV2026001) a z každého by vznikl štítek. U přeposlané zprávy platí předmět, který jste napsali vy, ne ten od dodavatele. Doklad unese nejvýš deset štítků, další hashtagy se vynechají.
Dodavatele, který posílá faktury přímo sem, můžete poslat do jeho vlastního šanonu: v záložce Protistrany mu nastavte výchozí šanon a přiřaďte jeho adresu. Plus-adresa má přednost i před tímhle pravidlem. Podrobnosti jsou na stránce Protistrany.
Co se zpracuje
Zpracují se přílohy v podporovaných formátech: PDF, fotky, dokumenty Word a Excel, elektronické faktury. Když vedle PDF přijde tatáž faktura jako ISDOC, vznikne jeden doklad — data z ISDOC, náhled z PDF, bez kreditů.
Přeposlaná zpráva se rozbalí, i když ji klient přiložil jako vnořený mail nebo
soubor .eml, do třetí úrovně zanoření. Z jedné zprávy vznikne nejvýš deset
dokladů; zpráva smí mít nejvýš 25 MB.
Archiv v příloze (ZIP, RAR, 7z, TAR) se rozbalí a doklad vznikne z každého souboru uvnitř, nejvýš z padesáti. Všechny dostanou štítek podle jména archivu a složka se jménem šanonu je do něj zařadí, stejně jako při nahrání archivu v aplikaci. Složka má přednost i před plus-adresou. Strop deseti dokladů na zprávu se počítá po přílohách, takže archiv projde celý. Archiv uvnitř archivu přiloženého k mailu se už neotvírá.
Podpisové obrázky a ikony z patičky se přeskočí — vložené obrázky a soubory pod 20 kB se za doklad nepovažují. Když ze zprávy nevznikne žádný doklad z příloh, zkusí se text zprávy: faktura napsaná přímo v těle mailu se převede na obrázek a zpracuje jako doklad.
Tatáž zpráva doručená podruhé se nezpracuje znovu.
Odpověď a stopa
Odesílateli se odpoví, co se přijalo a do kterého šanonu, nebo proč z mailu žádný doklad nevznikl. Odpovídá se jen povoleným odesílatelům a nikdy na automatickou poštu; vypnout to jde přepínačem Odpovídat odesílateli.
Odesílatel, předmět i tělo zprávy se uloží k dokladu a jsou vidět v okně dokladu na záložce E-mail. Odmítnutá pošta má záznam v aktivitě i s důvodem.