Получение по электронной почте
Учетная запись будет иметь собственный адрес электронной почты. Вложения, которые на него поступают, будут обрабатываться как загруженные документы.
Настройка
Адрес создается в настройках, в разделе Получение документов по электронной почте. Он выглядит как случайная строка на домене in.parsedoc.dev — это сделано намеренно, так как адрес также является учетной записью. Можно иметь до пяти адресов, каждый из которых может направляться в другую папку.
Адрес можно приостановить (почта будет удаляться, адрес останется) или удалить. Удаленный адрес перестанет работать немедленно, а новый будет иметь другую строку, так что после утечки вам не нужно будет ничего дополнительно решать — просто перенастраивайте правила в почте. Кнопка Сохранить в контакты загрузит визитку, из которой вы сможете создать адрес в Google, Apple и Outlook.
Разрешенные отправители
Обрабатывается только почта от адресов, которые вы указали в списке разрешенных отправителей. Без хотя бы одного адреса в списке почтовый ящик ничего не примет. Адресов может быть пять; обычно достаточно вашего собственного, с которого вы пересылаете, и пары постоянных поставщиков.
Кто хочет получать от кого угодно, может выбрать Разрешить всем. Мы не рекомендуем этого: адрес попадет в копии и адресные книги, и каждое вложение, которое пройдет, будет стоить кредитов.
Когда приходит почта от адреса, который не включен в разрешенные, вы получите об этом электронное письмо с кнопкой для перехода в настройки. Для каждого нового отправителя один раз и не чаще одного раза в день; все отклоненные электронные письма находятся в активности.
Как это использовать
Две разумные варианта:
- Переадресация вручную. Пересылайте счет от поставщика на адрес. Это самый простой способ, он сразу работает.
- Правило в почте. В Gmail или Outlook настройте фильтр, который пересылает все от известных поставщиков. Тогда вам ничего уже не придется делать.
Папку можно задать и в адресе: адреса+nazevsanonu@in.parsedoc.dev сохранит документ в папке с таким названием. Неизвестное имя будет проигнорировано, и документ попадет в папку, установленную для адреса.
Поставщика, который отправляет счета прямо сюда, можно отправить в его собственную папку: на вкладке Контрагенты установите для него папку по умолчанию и присвойте его адрес. Плюс-адрес имеет приоритет даже перед этим правилом. Подробности находятся на странице Контрагенты.
Что обрабатывается
Обрабатываются вложения в поддерживаемых форматах: PDF, фотографии, документы Word и Excel, электронные счета. Когда рядом с PDF приходит тот же счет как ISDOC, создается один документ — данные из ISDOC, предпросмотр из PDF, без кредитов.
Пересланное сообщение раскроется, даже если клиент прикрепил его как вложенный электронный файл или файл .eml, до третьего уровня вложения. Из одного сообщения может возникнуть не более десяти документов; сообщение может иметь максимальный размер 25 МБ.
Архив во вложении (ZIP, RAR, 7z, TAR) будет распакован, и документ возникнет из каждого файла внутри, не более чем из пятидесяти. Все получат ярлык по имени архива, так же как и при загрузке архива в приложении. Предел в десять документов на сообщение считается по вложениям, так что архив проходит полностью. Архив внутри архива, вложенного к письму, не открывается.
Подписные изображения и значки из подвала будут пропущены — вложенные изображения и файлы весом менее 20 кБ не считаются документом. Если из сообщения не возникает ни одного документа из вложений, будет проверен текст сообщения: счет, написанный прямо в теле письма, будет преобразован в изображение и обработан как документ.
То же сообщение, доставленное во второй раз, не будет обработано повторно.
Ответ и отчет
Отправителю будет сообщено, что было получено и в какую папку, или почему из письма не возникло ни одного документа. Ответы допускаются только для разрешенных отправителей и никогда на автоматическую почту; это можно отключить переключателем Отвечать отправителю.
Отправитель, тема и тело сообщения будут сохранены к документу и будут видны в окне документа на вкладке Электронная почта. Отклоненная почта будет иметь запись в активности с указанием причины.