Ricezione via e-mail
L'account ottiene un proprio indirizzo e-mail. Ciò che arriva come allegato viene elaborato come documento caricato.
Impostazioni
L'indirizzo viene creato nelle impostazioni, nella sezione Ricezione documenti via e-mail. Appare come una stringa casuale nel dominio in.parsedoc.dev — è intenzionale, poiché l'indirizzo funge anche da dato di accesso. È possibile avere fino a cinque indirizzi, ciascuno può puntare a un diverso raccoglitore.
L'indirizzo può essere sospeso (la posta viene scartata, l'indirizzo rimane) o eliminato. L'indirizzo eliminato smette di funzionare immediatamente e il nuovo avrà una differente stringa, quindi dopo la fuga non dovrete preoccuparvi di null'altro — basta riconfigurare le regole nella posta. Il pulsante Salva nei contatti scarica la scheda che potete utilizzare per creare l'indirizzo in Google, Apple e Outlook.
Mittenti autorizzati
Viene elaborata solo la posta proveniente dagli indirizzi che avete nell'elenco dei mittenti autorizzati. Senza un solo indirizzo nell'elenco, la casella non accetterà nulla. Potete avere fino a cinque indirizzi; solitamente basta il vostro, da cui inoltrate, e un paio di fornitori fissi.
Chi desidera ricevere da chiunque può scegliere Consenti a tutti. Non lo raccomandiamo: l'indirizzo finirà in copie e rubriche e ogni allegato che passa costa crediti.
Quando arriva la posta da un indirizzo che non è tra quelli autorizzati, riceverete un'e-mail al riguardo con un pulsante per le impostazioni. Per ogni nuovo mittente una volta e massimo una volta al giorno; tutte le e-mail rifiutate sono registrate nell'attività.
Come usarlo
Due varianti ragionevoli:
- Inoltro manuale. Inviate la fattura dal fornitore all'indirizzo. La soluzione più semplice e funziona subito.
- Regola nella posta. Configurate un filtro in Gmail o Outlook che inoltra tutto dai fornitori conosciuti. Poi non dovrete fare altro.
È possibile specificare il raccoglitore anche nell'indirizzo: indirizzo+nome_raccoglitore@in.parsedoc.dev salverà il documento nel raccoglitore di quel nome. Un nome sconosciuto viene ignorato e il documento va nel raccoglitore impostato per l'indirizzo.
Potete indirizzare i fornitori che inviano fatture direttamente qui nel loro raccoglitore: nella scheda Controparti impostate il raccoglitore predefinito e assegnate il loro indirizzo. L'indirizzo plus ha la precedenza anche su questa regola. Maggiori dettagli sono nella pagina Controparti.
Cosa viene elaborato
Vengono elaborati gli allegati in formati supportati: PDF, foto, documenti Word e Excel, fatture elettroniche. Quando accanto a un PDF arriva la stessa fattura come ISDOC, si crea un unico documento — dati da ISDOC, anteprima da PDF, senza costi.
Il messaggio inoltrato viene espanso, anche se il cliente l'ha allegato come e-mail nidificata o file .eml, fino al terzo livello di annidamento. Da un unico messaggio possono derivare massimo dieci documenti; il messaggio può avere al massimo 25 MB.
L'archivio in allegato (ZIP, RAR, 7z, TAR) viene estratto e da ogni file interno si genera un documento, fino a un massimo di cinquanta. Tutti riceveranno un'etichetta in base al nome dell'archivio, proprio come quando si carica un archivio nell'app. Il limite di dieci documenti per messaggio viene calcolato sugli allegati, quindi l'archivio viene elaborato interamente. Un archivio all'interno di un archivio allegato all'e-mail non viene aperto.
Le immagini di firma e le icone nel piè di pagina vengono ignorate — le immagini inserite e i file sotto i 20 kB non sono considerate documenti. Se dalla mail non deriva alcun documento dagli allegati, si prova con il testo del messaggio: una fattura scritta direttamente nel corpo dell'e-mail viene convertita in immagine e trattata come documento.
Lo stesso messaggio ricevuto due volte non viene elaborato nuovamente.
Risposta e tracciamento
Si risponde al mittente riguardo a ciò che è stato ricevuto e in quale raccoglitore, o perché non è stato generato alcun documento dalla mail. Si risponde solo ai mittenti autorizzati e mai a posta automatica; può essere disattivato con l'interruttore Rispondi al mittente.
Il mittente, l'oggetto e il corpo del messaggio vengono salvati con il documento e sono visibili nella finestra del documento nella scheda E-mail. La posta rifiutata ha una registrazione nell'attività con il motivo.