Réception par e-mail
Le compte obtient une adresse e-mail propre. Ce qui y arrive en tant que pièce jointe sera traité comme un document téléchargé.
Configuration
L'adresse est créée dans les paramètres, dans la section Réception de documents par e-mail. Elle ressemble à une chaîne aléatoire sur le domaine in.parsedoc.dev — c'est intentionnel, car l'adresse constitue également un identifiant d'accès. Vous pouvez avoir jusqu'à cinq adresses, chacune pouvant pointer vers un dossier différent.
L'adresse peut être suspendue (le courrier est supprimé, l'adresse reste) ou supprimée. Une adresse supprimée cesse de fonctionner immédiatement et la nouvelle a une autre chaîne, donc après une fuite, vous n'avez rien d'autre à gérer — il suffit de réajuster les règles dans le courrier. Le bouton Enregistrer dans les contacts téléchargera une carte de visite à partir de laquelle vous pourrez créer l'adresse dans Google, Apple ou Outlook.
Autorisation des expéditeurs
Seuls les courriers provenant d'adresses figurant dans votre liste d'expéditeurs autorisés seront traités. Sans aucune adresse dans la liste, la boîte ne recevra rien. Vous pouvez avoir cinq adresses ; en général, votre propre adresse depuis laquelle vous transférez et quelques fournisseurs constants suffisent.
Quiconque souhaite recevoir des courriers de n'importe qui peut choisir Autoriser tout le monde. Nous ne le recommandons pas : l'adresse se retrouve dans les copies et répertoires, et chaque pièce jointe qui passe coûte des crédits.
Lorsque vous recevez un courrier d'une adresse qui n'est pas dans les autorisées, vous recevrez un e-mail à ce sujet avec un bouton vers les paramètres. Pour chaque nouvel expéditeur, une fois et au maximum une fois par jour ; tous les e-mails refusés apparaissent dans l'activité.
Comment l'utiliser
Deux variantes raisonnables :
- Transfert manuel. Transférez la facture d'un fournisseur à l'adresse. La méthode la plus simple et qui fonctionne immédiatement.
- Règle dans le courrier. Configurez un filtre dans Gmail ou Outlook qui transfère tout ce qui provient de fournisseurs connus. Ainsi, vous n'avez plus rien à faire.
Le dossier peut également être spécifié dans l'adresse : adresse+nazevsanonu@in.parsedoc.dev enregistrera le document dans le dossier de ce nom. Un nom inconnu sera ignoré et le document ira dans le dossier défini pour l'adresse.
Vous pouvez envoyer les fournisseurs qui envoient des factures directement ici dans leur propre dossier : dans l'onglet Contreparties, définissez leur dossier par défaut et associez leur adresse. Une plus-adresse a la priorité même sur cette règle. Les détails se trouvent sur la page Contreparties.
Que sera traité
Les pièces jointes dans des formats pris en charge seront traitées : PDF, photos, documents Word et Excel, factures électroniques. Lorsque la même facture arrive à côté du PDF sous forme d'ISDOC, un seul document sera créé — les données proviennent de l'ISDOC, l'aperçu du PDF, sans crédits.
Le message transféré sera développé, même s'il a été joint par le client sous forme de mail imbriqué ou de fichier .eml, jusqu'au troisième niveau d'imbrication. Un maximum de dix documents peut être créé à partir d'un seul message ; le message ne doit pas dépasser 25 Mo.
Une archive jointe (ZIP, RAR, 7z, TAR) sera développée et un document sera créé à partir de chaque fichier à l'intérieur, au maximum cinquante. Tous recevront une étiquette basée sur le nom de l'archive, tout comme lors de l'upload d'une archive dans l'application. La limite de dix documents par message est comptabilisée par rapport aux pièces jointes, donc l'archive sera entièrement traitée. Les archives à l'intérieur de l'archive jointe à l'e-mail ne seront pas ouvertes.
Les images de signature et les icônes de pied de page seront ignorées — les images et fichiers intégrés de moins de 20 kB ne sont pas considérés comme des documents. Si aucun document n'est créé à partir des pièces jointes du message, le texte du message sera essayé : une facture écrite directement dans le corps de l'e-mail sera convertie en image et traitée comme un document.
Le même message reçu une seconde fois ne sera pas traité à nouveau.
Réponse et suivi
L'expéditeur recevra une réponse indiquant ce qui a été reçu et dans quel dossier, ou pourquoi aucun document n'a été créé à partir de l'e-mail. Les réponses ne sont envoyées qu'aux expéditeurs autorisés et jamais aux courriels automatiques ; cela peut être désactivé avec l'interrupteur Répondre à l'expéditeur.
L'expéditeur, le sujet et le corps du message sont enregistrés avec le document et sont visibles dans la fenêtre du document onglet E-mail. Les courriels refusés sont enregistrés dans l'activité avec la raison.