Hochladen von Belegen
Ein Beleg gelangt auf fünf Wegen in den Dienst. Alle enden gleich — mit einem Beleg im Auszug — unterscheiden sich jedoch darin, wie viel Aufwand Sie damit betreiben müssen.
Übersicht der Wege
| Weg | Wann er sinnvoll ist |
|---|---|
| Drag-and-Drop-Datei | Einzelne Belege, schnelle Überprüfung |
| Teilen vom Telefon | Quittungen direkt von der Kamera oder Galerie, auch ohne Signal |
| E-Mail-Postfach | Lieferanten, die Rechnungen per E-Mail senden |
| Telegram | Quittungen, die mobil im Feld fotografiert werden |
| API | Anbindung aus dem eigenen System, einschließlich Upload von einem Link |
Gemeinsame Regeln
Die Dateigröße ist wichtig: Über dem Tariflimit wird der Upload bereits vor dem Versand abgelehnt, sodass Sie nicht auf einen Transfer warten, der ohnehin fehlschlägt. Mehrseitige PDFs werden als ein einziger Beleg verarbeitet, maximal zwanzig Seiten — wenn in einem PDF zwei Rechnungen sind, erhalten Sie einen Beleg mit gemischten Daten.
Die Duplizität überwacht der Dienst anhand des Inhalts der Datei. Die gleiche Datei, die ein zweites Mal hochgeladen wird, wird mit dem Verweis auf die ursprüngliche abgelehnt, sodass Sie nicht zweimal dafür bezahlen. Wer einen Beleg absichtlich erneut extrahiert, kann die Überprüfung in den Einstellungen ausschalten (Duplikatskontrolle). Ein zweiter Scan derselben Rechnung hat einen anderen Dateinhalt und wird akzeptiert; der Dienst erkennt ihn erst nach der Verarbeitung anhand des Lieferanten und der Belegnummer und meldet ihn als Fund.
Hochladeoptionen — Belegtyp, Richtung, Zielformat, Währung der Buchhaltung — können als Standard im Ordner gespeichert werden. Ein Beleg, der per E-Mail oder Telegramm eintrifft, nimmt diese aus dem Ordner, in den er fällt, und was der Ordner nicht bestimmt, aus den Kontoeinstellungen.
Warteschlange
Hochgeladene Belege werden gleichzeitig verarbeitet und wechseln sich zwischen den Kunden ab, sodass ein großer Import eines Kontos die anderen nicht blockiert. Bei einem Batch von mehreren Dutzend Dateien ist es normal, dass die letzte auch einige Minuten wartet. Der Auszug wird alle drei Sekunden automatisch aktualisiert, solange etwas verarbeitet wird; es ist nicht notwendig, F5 zu drücken.