Recepción por correo electrónico
La cuenta recibe una dirección de correo electrónico propia. Lo que llegue como adjunto se procesará como un documento cargado.
Configuración
La dirección se crea en la configuración, en la sección Recepción de documentos por correo electrónico. Se parece a una cadena aleatoria en el dominio in.parsedoc.dev — esto es intencional, ya que la dirección también es una credencial de acceso. Se pueden tener hasta cinco direcciones, cada una puede dirigirse a un archivo diferente.
Se puede suspender una dirección (el correo se descarta, la dirección permanece) o eliminarla. Una dirección eliminada deja de funcionar de inmediato y una nueva tiene una cadena diferente, así que después de una fuga no hay nada más que hacer — solo volver a configurar las reglas del correo. El botón Guardar en contactos descarga una tarjeta de visita, con la que puedes crear la dirección en Google, Apple y Outlook.
Remitentes permitidos
Solo se procesará el correo de las direcciones que tengas en la lista de remitentes permitidos. Sin al menos una dirección en la lista, la bandeja no aceptará nada. Se pueden agregar hasta cinco direcciones; por lo general, basta con la tuya, desde donde reenvías, y un par de proveedores habituales.
Quien desee recibir de cualquiera puede elegir Permitir a todos. No lo recomendamos: la dirección acabará en copias y directorios y cada adjunto que pase costará créditos.
Cuando llegue correo de una dirección que no está entre las permitidas, recibirás un correo sobre ello con un botón para la configuración. Una vez por cada nuevo remitente y como máximo una vez al día; todos los correos rechazados estarán en la actividad.
Cómo usarlo
Dos opciones razonables:
- Reenvío manual. Reenvía la factura del proveedor a la dirección. La más sencilla y funciona de inmediato.
- Regla en el correo. Configura un filtro en Gmail o Outlook que reenvíe todo de los proveedores conocidos. Así no tendrás que hacer nada más.
También se puede especificar el archivo en la dirección: dirección+nombredelarchivo@in.parsedoc.dev guardará el documento en un archivo de ese nombre. Un nombre desconocido se ignorará y el documento caerá en el archivo configurado en la dirección.
A los proveedores que envían facturas directamente aquí, puedes enviarlos a su propio archivo: en la pestaña Contrapartes configúrate su archivo predeterminado y asigna su dirección. La dirección plus tiene prioridad incluso sobre esta regla. Los detalles están en la página Contrapartes.
Qué se procesa
Se procesan los adjuntos en formatos soportados: PDF, fotos, documentos de Word y Excel, facturas electrónicas. Cuando junto a un PDF llegue la misma factura como ISDOC, se generará un documento — los datos de ISDOC, la vista previa de PDF, sin créditos.
El mensaje reenviado se expandirá, incluso si el cliente lo adjuntó como un correo anidado o archivo .eml, hasta el tercer nivel de anidamiento. De un mensaje se pueden generar hasta diez documentos; el mensaje puede tener como máximo 25 MB.
Un archivo adjunto (ZIP, RAR, 7z, TAR) se descomprimirá y se generará un documento de cada archivo interior, con un máximo de cincuenta. Todos recibirán una etiqueta según el nombre del archivo, igual que al cargar un archivo en la aplicación. El límite de diez documentos por mensaje se cuenta por los adjuntos, por lo que el archivo se procesa por completo. Un archivo dentro de un archivo adjunto al correo no se abrirá.
Las imágenes de firma y los íconos de pie de página se omiten — las imágenes insertadas y archivos de menos de 20 kB no se consideran documentos. Si no se genera ningún documento a partir de los adjuntos del mensaje, se intentará procesar el texto del mensaje: una factura escrita directamente en el cuerpo del correo se convertirá en una imagen y se procesará como un documento.
El mismo mensaje recibido por segunda vez no se procesará de nuevo.
Respuesta y seguimiento
Se responde al remitente sobre lo que se recibió y en qué archivo, o por qué no se generó ningún documento del correo. Solo se responde a los remitentes permitidos y nunca a correos automáticos; esto se puede desactivar con el interruptor Responder al remitente.
El remitente, el asunto y el cuerpo del mensaje se guardarán con el documento y se verán en la ventana del documento en la pestaña Correo. El correo rechazado tiene un registro en la actividad junto con el motivo.