Datei hochladen

Der direkteste Weg. Auf dem Reiter "Dokumente" gibt es oben einen Bereich, in den Dateien per Drag & Drop gezogen werden können, oder auf den man klicken kann, um sie vom Laufwerk auszuwählen.

Was der Bereich akzeptiert

• PDF — digitale sowie gescannte.
• Fotos und Bilder — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — aus dem Dokument wird sowohl Text als auch eingefügte Fotos übernommen.
• Elektronische Rechnungen — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML von Pohoda; diese werden direkt gelesen, ohne Vorlage und ohne Credits.
• Gespeicherte E-Mail — Datei .eml. Sie wird geöffnet, und aus jedem Anhang entsteht ein eigenes Dokument.
• Archiv — ZIP, RAR, 7z, TAR und komprimierte TAR-Dateien (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Diese werden entpackt, aus jeder Datei im Inneren entsteht ein eigenes Dokument, und alle erhalten ein Etikett basierend auf dem Archivnamen.

Der Typ wird aus dem Inhalt der Datei erkannt, nicht aus der Erweiterung.

Hochgeladene E-Mail

Wenn Rechnungen in Ihrem Posteingang eintreffen, müssen Sie die Anhänge nicht einzeln herausziehen. Speichern Sie die Nachricht als .eml und laden Sie sie vollständig hoch — aus jedem verwendbaren Anhang entsteht ein eigenes Dokument, und in der Liste nach dem Hochladen sehen Sie, wie viele davon aus der Datei erstellt wurden.

Es gelten die gleichen Regeln wie beim E-Mail-Empfang:

• weitergeleitete Nachrichten werden entpackt, einschließlich der Anhänge in ihnen
• Anhänge unter 20 kB werden übersprungen, da sie in dieser Größe oft Logos und Unterschriften enthalten
• aus einer E-Mail entstehen höchstens zehn Dokumente
• wenn neben dem PDF auch eine ISDOC derselben Rechnung vorliegt, entsteht daraus ein Dokument, nicht zwei

Wenn aus den Anhängen kein Dokument entsteht, wird der Text der Nachricht verarbeitet — Zahlungsbestätigungen oder einfache Rechnungen werden häufig direkt in der E-Mail geschrieben. Dies gilt auch, wenn ein Anhang vorhanden war, aber abgelehnt wurde, beispielsweise als Duplikat. Bei einer E-Mail mit einer Rechnung im Anhang wird der Text nicht verarbeitet; aus dem Satz "Ich sende die Rechnung" würde nur ein weiteres Dokument entstehen.

Wenn in der E-Mail weder im Text noch im Anhang ein Dokument vorhanden ist, wird der Upload abgelehnt, und unter jedem Anhang wird angegeben, warum er nicht verwendet wurde. Die Nachricht selbst wird nicht als Dokument gespeichert — sie ist ein Umschlag.

Hochgeladenes Archiv

Zwanzig Rechnungen in einer ZIP-Datei müssen Sie nicht entpacken. Laden Sie das Archiv komplett hoch: aus jeder Datei im Inneren entsteht ein eigenes Dokument, und in der Liste nach dem Hochladen sehen Sie, wie viele davon aus der Datei erstellt wurden. Verzeichnisse im Archiv haben keinen Einfluss; das Dokument wird nach der Datei benannt, nicht nach dem Pfad.

Etikett basierend auf dem Archiv. Jedes Dokument aus dem Archiv erhält ein Etikett mit dem Namen des Archivs ohne Erweiterung — aus rechnungen-august.zip wird das Etikett rechnungen-august. Anhand dessen können Sie Dokumente aus einer Charge auch über Monate hinweg filtern. Es ist ein normales Etikett: es kann umbenannt, umgefärbt und gelöscht werden, und wenn Sie bereits ein Etikett mit diesem Namen haben, wird es verwendet. Ein Archiv im Archiv erzeugt Dokumente mit beiden Etiketten.

Für Archive gelten folgende Bedingungen:

• Formate ZIP, RAR, 7z, TAR und TAR, komprimiert mit gzip, bzip2 oder xz
• aus einem Archiv höchstens fünfzig Dateien; der Rest wird zwischen den nicht verwendeten aufgelistet
• jede Datei im Inneren muss die Größenbeschränkung Ihres Tarifs einhalten, ebenso wie das Archiv selbst
• vom System beigefügte Dateien (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db) werden ohne Benachrichtigung übersprungen
• wenn neben dem PDF auch eine ISDOC derselben Rechnung vorliegt, entsteht daraus ein Dokument, nicht zwei
• eine gespeicherte E-Mail im Archiv wird geöffnet, das Archiv in der E-Mail ebenfalls; nachfolgend nicht mehr, ein Archiv in einem Archiv in der E-Mail wird abgelehnt
• ein passwortgeschütztes Archiv kann nicht geöffnet werden; entfernen Sie das Passwort, bevor Sie es hochladen

Wenn aus dem Archiv kein Dokument entsteht, wird der Upload abgelehnt, und in der Aktivität wird unter jeder Datei angegeben, warum sie nicht verwendet wurde. Das entpackte Archiv hat in der Aktivität einen eigenen Eintrag mit einer Liste der Dokumente, die daraus entstanden sind. Word und Excel sind technisch ebenfalls ZIP, werden aber nicht als Archiv betrachtet — sie werden als ein Dokument verarbeitet, so wie Sie es gewohnt sind.

Die Mehrfachauswahl funktioniert: Markieren Sie im Dialog mehrere Dateien oder ziehen Sie die gesamte Auswahl auf den Bereich, höchstens zwanzig auf einmal. Jede Datei wird zu ihrem eigenen Dokument und wird nach der Anzahl ihrer Seiten bezahlt. Die Dateien werden einzeln hochgeladen; wenn eine nicht durchgeht, fahren die anderen fort, und am Ende sehen Sie, was fehlgeschlagen ist und warum.

Teilen vom Telefon

Wenn Sie ParseDoc im Chrome-Browser auf Android als App installieren (im Browser-Menü Auf den Bildschirm hinzufügen und Installieren), erscheint es im Systemmenü Teilen. Fotografieren Sie den Beleg, wählen Sie in der Galerie oder der Kamera Teilen und wählen Sie ParseDoc — die Anwendung wird geöffnet und die Datei wird automatisch hochgeladen. Es funktioniert auch mit PDFs vom Dateimanager und mit mehreren Dateien gleichzeitig. iPhone-Webanwendungen erhalten im Teilen-Menü keinen Platz; dort dient Telegram.

Das geteilte Dokument wird mit den Standardkontooptionen verarbeitet — Dokumenttyp, Richtung, Format und Währung aus den Einstellungen — ebenso wie ein Dokument aus einer E-Mail oder Telegram.

Ohne Signal geht nichts verloren. Die geteilte Datei wird zunächst in die Warteschlange auf dem Telefon gespeichert und dann hochgeladen. Wenn Sie gerade keine Verbindung haben, sehen Sie anstelle der Anwendung die Seite Gespeichert, wartet auf Verbindung und können sie schließen. Die Datei wird automatisch gesendet, sobald das Signal verfügbar ist: sofort, wenn die Anwendung geöffnet ist, andernfalls im Hintergrund, und spätestens beim nächsten Öffnen der Anwendung. In der Registerkarte "Dokumente" sehen Sie inzwischen, wie viele geteilte Dateien warten. Sie können mehrere gleichzeitig teilen, die Warteschlange hält alle.

Was es zu beachten gilt:

• Ein Upload im Hintergrund mit geschlossener Anwendung funktioniert etwa eine Stunde, nachdem Sie sie zuletzt geöffnet haben. Danach hat das Telefon keine gültige Anmeldung mehr, und die Warteschlange wartet, bis Sie die Anwendung öffnen.
• Eine Datei, die der Dienst ablehnt, beispielsweise als Duplikat, verschwindet aus der Warteschlange, und den Grund sehen Sie unter der Upload-Oberfläche.
• Die Warteschlange gehört dem Konto, unter dem Sie geteilt haben. Nach dem Abmelden wartet sie auf Ihre nächste Anmeldung und wird nicht in ein fremdes Konto auf demselben Telefon hochgeladen.
• Die Warteschlange liegt in den Browserdaten. Wenn Sie sie löschen oder die Anwendung deinstallieren, verlieren Sie die wartenden Dateien; Fotos in Ihrer Galerie sind nicht betroffen.

Qualität des Materials

Die Qualität der Vorlage ist wichtiger als alles andere. Praktische Regeln:

1. Fotografieren Sie senkrecht von oben, nicht aus einem Winkel. Perspektive verzerrt die Tabellen.
2. Gleichmäßiges Licht. Ein Schatten über der Hälfte des Dokuments zerschlägt zuverlässig das OCR.
3. Das gesamte Dokument im Bild einschließlich des Fußzeilen mit Kontoinformationen.
4. Glätten Sie zerknitterte Belege. Falten machen aus Ziffern andere Ziffern.

Ein digitales PDF ist immer besser als seine gedruckte und erneut gescannte Version. Wenn Sie die Wahl haben, bitten Sie den Lieferanten um PDF.

Was nach dem Hochladen passiert

Die Datei wird gespeichert, erscheint in der Liste mit dem Status Wartet in der Warteschlange und wird in die Warteschlange eingeordnet. Von diesem Moment an ist es auf dem Server — ein geschlossener Browser oder ein ausgeschalteter Computer stoppen die Verarbeitung nicht. Fotos größer als 2 MB werden als komprimierte Dateien im Archiv gespeichert (längste Seite 3400 px), um über die Jahre keine zusätzlichen Megabytes zu bezahlen; PDFs und Dokumente bleiben unverändert.

Häufige Probleme

• Die Datei ist passwortgeschützt. Ein PDF mit Schloss kann nicht geöffnet werden; entfernen Sie das Passwort vor dem Hochladen.
• Der Scan ist gedreht oder schief. Drehungen um 90, 180 und 270 Grad erkennt der Dienst und korrigiert sie, ebenso wie Dokumente, die bis zu 25 Grad schräg liegen.
• Die Datei ist ein Bild innerhalb eines PDFs. Das ist üblich und wird über OCR verarbeitet, dauert aber etwas länger.
• Die Datei ist kein Dokument. Werbung, Briefe oder Fotos ohne Dokument enden mit einem Fehler, erhalten das Etikett Dokument nicht erkannt und die Credits werden zurückerstattet.