Etiketten

Ein Etikett ist ein freies Zeichen auf einem Dokument. Im Gegensatz zu einem Ordner kann ein Dokument mehrere (höchstens zehn) Etiketten haben, und daraus folgt nichts – sie beeinflussen weder die Richtung des Dokuments noch den Ausgang.

Wozu sind sie nützlich

• Kennzeichnen, was auf die Genehmigung des Vorgesetzten wartet.
• Dokumente für die Barzahlung unterscheiden.
• Ein Kostenstelle, ein Projekt oder ein Auto kennzeichnen.
• Vorübergehend strittige Dinge beiseitelegen.

Farben

Ein Etikett ohne gewählte Farbe leitet seine Farbe aus dem Namen her, sodass es stabil ist und bei der Erstellung keine Fragen stellt. Eine eigene Farbe wählen Sie in der Verwaltung der Etiketten. Wählen Sie kontrastreiche Farben und haben Sie lieber weniger – in der Liste werden Etiketten peripher erkannt.

Hinzufügen

Bei einer Zeile in der Liste, im Dokumentenfenster auf dem Tab Details oder massenhaft über die Auswahlleiste. Ein neues Etikett kann direkt beim Zuordnen erstellt werden, es ist nicht notwendig, in die Einstellungen zu gehen. Ein Konto kann hundert eigene Etiketten tragen, der Name hat höchstens vierzig Zeichen.

Automatische Etiketten

Einige Etiketten fügt die Anwendung selbst hinzu: Dokumenttyp, wenn es sich nicht um eine gängige Rechnung handelt (Gutschrift, Nachtragsrechnung, Vorausrechnung, Steuerdokument zur Zahlung, Simplifiziertes Dokument), Währungs-Code bei einem Dokument in Fremdwährung und Dokument nicht erkannt bei einer Datei, aus der das Modell nichts gelesen hat.

Das Etikett Mit Hinweis erhält das Dokument, bei dessen Erfassung das Modell Erkenntnisse über den Lieferanten aus Ihren früheren Korrekturen erhalten hat. Mit dem Filter finden Sie alle solchen Dokumente auf einmal und können einfach überprüfen, ob der Hinweis hilft. Wenn Sie das Dokument erneut verarbeiten lassen und der Hinweis nicht vorhanden ist, verschwindet das Etikett.

Das automatische Etikett folgt den Daten: Wenn Sie im Prüfprozess den Typ oder die Währung korrigieren, ändert es sich entsprechend. Sie können sie in den Einstellungen (Automatische Etiketten) deaktivieren; ein gelöschtes automatisches Etikett wird nicht mehr hinzugefügt und kann dort wiederhergestellt werden.

Löschen

Das Löschen eines Etiketten entfernt es aus allen Dokumenten. Die Dokumente selbst bleiben. Da dies nicht rückgängig gemacht werden kann, wird um eine Bestätigung gefragt und darauf hingewiesen, wie viele Dokumente betroffen sind.

Etikett oder Ordner?

Regel: Ein Ordner ist ein Ort, ein Etikett ist eine Eigenschaft. Ein Dokument liegt an einem Ort, kann aber so viele Eigenschaften haben, wie es möchte. Wenn Sie unsicher sind, versuchen Sie sich zu fragen, ob es Sinn machen würde, die Sache gleichzeitig an zwei Orten zu haben – wenn ja, ist es ein Etikett.