लेबल
लेबल एक दस्तावेज़ पर एक स्वतंत्र चिह्न है। फ़ोल्डर के विपरीत, एक दस्तावेज़ में कई (अधिकतम दस) लेबल हो सकते हैं और इनमें से कोई भी दस्तावेज़ की दिशा या आउटपुट को प्रभावित नहीं करता है।
यह किस लिए उपयुक्त है
- यह चिह्नित करने के लिए कि क्या प्रबंधन द्वारा अनुमोदन की प्रतीक्षा है।
- नकद में भुगतान के लिए दस्तावेज़ों को भिन्न करने के लिए।
- केंद्र, परियोजना या वाहन को चिह्नित करने के लिए।
- अस्थायी रूप से किन्हीं विवादास्पद चीज़ों को एक तरफ रख देने के लिए।
रंग
चुने गए रंग के बिना लेबल अपने नाम से एक स्थिर रंग प्राप्त करता है और इसके निर्माण के समय कुछ नहीं पूछता है। आप लेबल प्रबंधन में अपना खुद का रंग चुन सकते हैं। विपरीत रंग चुनें और बेहतर है कि संख्या कम रखें - लेबल सूची में परिधीय रूप से पहचाने जाते हैं।
जोड़ना
सूची में एक पंक्ति पर, दस्तावेज़ विंडो में विवरण टैब पर, या चयन पट्टी से सामूहिक रूप से। नया लेबल उसी समय बनाया जा सकता है जब आप इसे असाइन करते हैं, सेटिंग्स में जाने की आवश्यकता नहीं है। खाता सौ लेबल सहन कर सकता है, नाम में अधिकतम चालीस वर्ण हो सकते हैं।
स्वचालित लेबल
कुछ लेबल स्वयं अनुप्रयोग द्वारा जोड़े जाते हैं: दस्तावेज़ का प्रकार, जब यह सामान्य चालान नहीं होता है (क्रेडिट नोट, ड्राफ्ट नोट, अग्रिम चालान, भुगतान के लिए कर दस्तावेज़, सरल दस्तावेज़), विदेशी मुद्रा में दस्तावेज़ पर मुद्रा का कोड और दस्तावेज़ पहचाना नहीं गया उस फ़ाइल के लिए, जिससे मॉडल ने कुछ नहीं पढ़ा।
लेबल सहायता के साथ उस दस्तावेज़ को प्राप्त होता है, जब इसके निष्कर्षण के दौरान मॉडल को आपकी पूर्व सुधारों से आपूर्तिकर्ता की जानकारी मिली। इसके अनुसार फ़िल्टर करके आप एक साथ सभी ऐसे दस्तावेज़ों को ढूंढ सकते हैं और आसानी से यह जांच सकते हैं कि क्या सहायता मदद कर रही है। जब आप दस्तावेज़ को फिर से संसाधित करवाते हैं और सहायता उसके लिए नहीं आती, तो लेबल गायब हो जाता है।
स्वचालित लेबल डेटा के अनुसार चलते हैं: जब आप सुधार में प्रकार या मुद्रा को ठीक करते हैं, तो वे बदल जाते हैं। इन्हें सेटिंग्स में बंद किया जा सकता है (स्वचालित लेबल); एक हटाए गए स्वचालित लेबल को जोड़ना बंद कर दिया जाता है और उसे वहीं पुनर्प्राप्त किया जा सकता है।
हटाना
लेबल को हटाने से वह सभी दस्तावेज़ों से हटा दिया जाता है। दस्तावेज़ स्वयं बने रहते हैं। चूंकि इसे वापस नहीं लिया जा सकता, यह पुष्टि के लिए पूछता है और याद दिलाता है कि यह कितने दस्तावेज़ों से संबंधित है।
लेबल या फ़ोल्डर?
नियम: फ़ोल्डर एक स्थान है, लेबल एक विशेषता है। दस्तावेज़ एक ही स्थान पर होता है, लेकिन इसमें जितनी चाहें विशेषताएँ हो सकती हैं। यदि आप संदेह में हैं, तो सोचें कि क्या एक वस्तु को एक साथ दो अलग-अलग तरीकों से रखना उचित होगा - यदि हाँ, तो यह एक लेबल है।