Erkenntnisse über Lieferanten

Von einigen Lieferanten kommen regelmäßig Dokumente, und das Modell macht darauf immer dieselben Fehler: es verunstaltet den Namen, holt den variablen Symbol aus einem anderen Ort und liest den Preis vor Rabatt. Wenn Sie so einen Fehler während der Kontrolle beheben, nimmt die Anwendung die Erkenntnis aus der Korrektur und übermittelt sie bei dem nächsten Dokument desselben Lieferanten an das Modell.

Es muss nichts eingestellt werden. Erkenntnisse entstehen automatisch aus Korrekturen und Sie finden sie unter Einstellungen → Erkenntnisse über Lieferanten. Dort kann die gesamte Funktion auch deaktiviert werden. Der Name des Lieferanten führt zum Tab Gegenparteien, wo neben den Erkenntnissen auch die Dokumente und bekannten Konten zu finden sind.

Die Erkenntnis gehört dem, der das Dokument ausgestellt hat. Bei einer ausgegebenen Rechnung ist das Ihre eigene Firma: die Erkenntnis betrifft die Vorlage des Dokuments, nicht den, an den es ausgestellt ist.

Zwei Arten von Erkenntnissen

Ständiger Wert ist etwas, das der Lieferant auf jedem Dokument gleich hat: den Namen mit korrekter Diakritik, DIČ, Währung. Er entsteht in dem Moment, in dem Sie den Wert auf dasselbe korrigieren, was bereits auf einem anderen fertigen Dokument desselben Lieferanten steht. Bei einem Lieferanten, von dem Sie bisher nur ein Dokument haben, kann daher kein ständiger Wert entstehen; dieser kommt mit dem nächsten Dokument.

Name, IČO, DIČ und Währung werden sofort aus der ersten Korrektur gespeichert. Diese hat der Lieferant immer gleich, sodass es keinen Grund gibt, auf das zweite Dokument zu warten. Die Bedingung ist einzig: der korrigierte Wert muss tatsächlich auf dem Dokument stehen. Bei der Währung reicht es, dass das Dokument sie in irgendeiner Form angibt: die Korrektur von „Kč" auf „CZK" wird gespeichert, auch wenn „CZK" auf dem Dokument nicht wörtlich steht. Ein Tippfehler oder ein Wert, der zur Probe hinzugefügt wurde, wird nicht gespeichert, und wenn das Modell direkt vom Bezeichner gelesen hat, der denselben Namen wie das Feld hat (DIČ: in DIČ), wird angenommen, dass es korrekt gelesen hat. Dies gilt für systemische Dokumenttypen; bei einem eigenen Schema weiß die Anwendung nicht, welches Feld was ist.

Bei anderen Feldern wird die erste Korrektur nicht gespeichert. Aus einer einzelnen Korrektur kann nicht erkannt werden, ob der Wert beim Lieferanten konstant ist oder nur zu diesem Dokument gehört, beispielsweise seine Nummer oder sein Datum. Wenn das Modell beim nächsten Dokument desselben Lieferanten denselben Fehler macht und Sie dies auf dasselbe korrigieren, entsteht die Erkenntnis.

Wo der Lieferant die Angabe macht, ist eine Erkenntnis über den Ort: „der variable Symbol steht bei der Bezeichnung Referenz, nicht bei Bestellnummer". Der Wert ist bei jedem Dokument anders, der Fehler gleich. Er entsteht sofort aus der ersten Korrektur und wird nicht von künstlicher Intelligenz geschrieben: die Anwendung findet im Text des Dokuments den Bezeichner, an dem der Wert steht, und überträgt ihn. Er entsteht nur aus einer Korrektur, die durch das Dokument nachgewiesen werden kann:

• das Modell hat eine andere Angabe genommen, die auch auf dem Dokument steht, zum Beispiel die Bestellnummer statt des variablen Symbols oder das Ausstelldatum statt des Fälligkeitstermins,
• das Modell hat die Angabe übersehen: das Feld blieb leer und der Wert, den Sie ergänzt haben, steht auf dem Dokument,
• das Modell hat das Feld mit etwas gefüllt, das Sie löschen wollten, was auf dem Dokument unter einem anderen Bezeichner steht.

Der Bezeichner wird nur dann genommen, wenn er sich in derselben Zeile wie der Wert befindet und durch einen Doppelpunkt getrennt ist („Referenz: 8812345"). Wo sich so zuverlässig nichts finden lässt, entsteht keine Erkenntnis. Lieber keine als eine falsche, da sie das Modell bei jedem weiteren Dokument des Lieferanten bewegt.

Eine Erkenntnis über den Ort entsteht allerdings nicht:

• aus einer Lesekorrektur, also wenn das Modell an der richtigen Angabe stand und sie nur falsch gelesen hat: vertauschte Ziffer, fehlender Haken, abgeschnittener Name. Beim nächsten Mal wird der Fehler woanders liegen,
• aus einem Wert, der überhaupt nicht auf dem Dokument steht. Wenn Sie im Testfeld ein paar Buchstaben hinzufügen, lernt die Anwendung nichts daraus,
• wenn das Modell den Wert direkt vom Bezeichner genommen hat, der denselben Namen wie das Feld hat. Das Dokument sagt „Variabler Symbol: 23501" und das Modell gibt 23501 in den variablen Symbol ein, sodass es das getan hat, was es sollte. Wenn Sie dies zum Beispiel mit einer Telefonnummer überschreiben, sagt es nichts über den Lieferanten aus.

Positionen sind der einzige Ort, an dem der Satz vom Modell formuliert wird, zum Beispiel „Der Preis nach Rabatt ist in der Spalte Preis". Das lässt sich nicht aus den Bezeichnern zusammensetzen. Auch hier muss die Korrektur durch das Dokument nachgewiesen werden: eine Zeile ist hinzugefügt oder entfernt worden, oder auf dem Dokument stehen sowohl der Preis, den das Modell genommen hat, als auch den, den Sie bestätigt haben. Ein umbenannter Positionname oder eine Nummer, die auf dem Dokument nicht vorhanden ist, gelangt nicht zum Modell, und auch eine nachgewiesene Korrektur kann das Modell als einmalig kennzeichnen.

Bei jeder Erkenntnis gibt es in den Einstellungen einen Verweis auf das Dokument, aus dessen Korrektur sie entstanden ist.

Wie die Erkenntnis verwendet wird

Bei dem nächsten Dokument wird der Lieferant anhand der IČO im Text des Dokuments erkannt, und wo kein IČO vorhanden ist, anhand des Namens. Die Erkenntnisse gehen dann als Hilfestellung an das Modell, ähnlich wie der OCR-Transkript. Das Dokument hat immer Vorrang: wenn darauf etwas anderes steht als die Erkenntnis angibt, liest das Modell den Inhalt von dort erneut und gibt das zurück, was tatsächlich auf dem Dokument steht. Ein Lieferant, der umbenannt wurde oder die Vorlage der Rechnung geändert hat, wird so korrekt verarbeitet.

Die Erkenntnis gilt nur für den Dokumenttyp, aus dem sie entstanden ist. Rechnung und Quittung haben unterschiedliche Felder.

Das Dokument, für das das Modell eine Hilfestellung erhalten hat, hat im Auszug das Etikett Mit Hilfestellung, sodass alle auf einmal herausgefiltert werden können. Das Etikett ist automatisch wie Gutschrift: es kann umbenannt, umgefärbt oder gelöscht werden, und bei Löschung wird es nicht mehr hinzugefügt.

Welche Erkenntnisse es waren, erkennen Sie im Dokumentfenster im Tab Details: der Kasten Modell erhielt Hilfestellung listet die entsprechenden Erkenntnisse auf. Gültig ist das, was das Modell während der Verarbeitung erhalten hat, selbst wenn Sie die Erkenntnis inzwischen gelöscht haben oder sie sich aufgrund einer weiteren Korrektur geändert hat. Bei einem Dokument ohne Hilfestellung, also bei den meisten, gibt es kein Kasten. Der Zähler verwendet bei N Dokumenten in den Einstellungen zählt dasselbe: nur Dokumente, bei denen der Lieferant tatsächlich die Erkenntnis ist.

Was nicht gespeichert wird

• Kontonummer, obwohl sie beim Lieferanten am stabilsten ist. Der häufigste Betrug mit Rechnungen ist ein bekannter Lieferant mit einer fremden Kontonummer, und die Hilfestellung „das Konto ist oft dieses" könnte eine solche Änderung verbergen. Das Konto wird daher immer aus dem Dokument gelesen.
• Zahlen: Beträge, Mengen oder Sätze. Auch wenn der Pauschalbetrag jeden Monat gleich ist, muss er aus dem Dokument gelesen werden, nicht erinnert werden.
• Korrekturen auf elektronischen Rechnungen (ISDOC). Diese hat das Modell nicht gelesen, sie kamen als Daten.

Administration in den Einstellungen

Die Erkenntnis erscheint in der Liste ein paar Sekunden nach Bestätigung der Kontrolle, sie entsteht im Hintergrund.

Bei jeder Erkenntnis sehen Sie das zugehörige Feld, bei wie vielen Dokumenten es verwendet wurde und wie oft Sie das Feld auch mit ihm korrigiert haben. Eine Erkenntnis, die nicht hilft, erkennen Sie an der zweiten Zahl.

Erkenntnisse können nicht bearbeitet, nur gelöscht werden. Sie gehen in die Eingabe für das Modell, und das soll unter Kontrolle bleiben: sie entstehen nur aus dem, was Sie tatsächlich am Dokument korrigiert haben. Wenn Sie die Erkenntnis löschen und das Modell weiterhin Fehler macht, entsteht aus einer weiteren Korrektur eine neue. Wenn Sie das Feld auch trotz der Erkenntnis korrigieren, wird es automatisch durch eine neue ersetzt; der ständige Wert, den Sie auf einen anderen überschreiben, wird vergessen.

Für einen Lieferanten und einen Dokumenttyp werden höchstens zehn Erkenntnisse gehalten. Wenn eine weitere hinzukommt, weicht die am längsten unveränderte. Die Anzahl der Lieferanten ist unbegrenzt.

Die Erkenntnis ist über den Lieferanten, nicht über das Dokument, aus dem sie entstanden ist. Wenn Sie dieses Dokument löschen, egal ob in den Papierkorb oder dauerhaft, bleibt die Erkenntnis bestehen und wird weiterhin verwendet; in der Liste verliert sie nur den Bezug zum Dokument. Dasselbe gilt, wenn das Dokument nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verschwindet. Eine Erkenntnis, die Sie nicht mehr möchten, löschen Sie hier in den Einstellungen.

Entstehung und Löschung einer Erkenntnis finden Sie in Aktivität.

Deaktivierung

Der Schalter im Kopf des Abschnitts schaltet beides gleichzeitig aus: neue Erkenntnisse hören auf zu entstehen und die gespeicherten werden dem Modell nicht mehr übermittelt. Dies gilt sofort, auch für Dokumente, die bereits in der Warteschlange warten. Die gespeicherten Erkenntnisse verschwinden dabei nicht. Sie bleiben in der Liste, können weiterhin gelöscht werden und nach Aktivierung wieder verwendet werden, es muss nichts neu gelernt werden.

Das ist nützlich, wenn Sie den Verdacht haben, dass eine bestimmte Erkenntnis dem Modell schadet und dies überprüfen möchten: schalten Sie es aus, lassen Sie das Dokument erneut verarbeiten und vergleichen Sie. Die Aktivierung und Deaktivierung wird in der Aktivität aufgezeichnet.

Wann die Erkenntnis nicht entsteht oder nicht verwendet wird

• Sie haben die Erkenntnisse in den Einstellungen deaktiviert.
• Sie haben das Dokument ohne Änderungen bestätigt. Es gibt nichts, woraus gelernt werden kann.
• Auf dem Dokument ist kein Lieferant (sowohl IČO als auch Name fehlen), typischerweise bei einem eigenen Schema, das diese Felder nicht hat.
• Eine Erkenntnis über den Ort benötigt den Text des Dokuments. Ein Foto, das mit deaktiviertem OCR verarbeitet wurde, hat keinen; ständige Werte können daraus entstehen, eine Erkenntnis über den Ort nicht. Aus demselben Grund kann der Lieferant bei einem solchen Foto nicht erkannt werden und die Erkenntnisse werden nicht darauf angewendet.
• Das Dokument musste nicht überprüft werden. Es lernt nur aus dem, was Sie während der Kontrolle korrigieren, daher entstehen bei deaktivierter Kontrolle keine Erkenntnisse.

Im gemeinsamen Archiv gehört die Erkenntnis dem Eigentümer des Dokuments, auch wenn die Kontrolle von einem Gast durchgeführt wurde.