Unggah dari File

Cara paling langsung. Di tab Dokumen, ada area di atas tempat Anda dapat menyeret file dengan mouse, atau mengkliknya dan memilih dari disk.

Apa yang diterima area tersebut

• PDF — digital maupun yang dipindai.
• Foto dan gambar — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — teks dan foto yang disisipkan diambil dari dokumen.
• Faktur elektronik — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML dari Pohoda; ini dibaca secara langsung, tanpa model dan tanpa kredit.
• Surel yang disimpan — file .eml. Akan terbuka dan dokumen akan dibuat dari setiap lampiran.
• Arsip — ZIP, RAR, 7z, TAR, serta TAR terkompresi (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Akan diekstrak, dan dokumen akan dibuat dari setiap file di dalamnya, serta semua akan mendapatkan label sesuai dengan nama arsip.

Tipe dikenali dari isi file, bukan dari ekstensi.

Surel yang Diupload

Ketika faktur masuk ke kotak masuk Anda, Anda tidak perlu mengambil lampiran satu per satu. Simpan pesan sebagai .eml dan unggah seluruhnya — dari setiap lampiran yang dapat digunakan akan dibuat dokumen tersendiri, dan di daftar setelah diupload, Anda akan melihat berapa banyak yang diambil dari file tersebut.

Aturan yang sama berlaku seperti pada penerimaan lewat email:

• pesan yang diteruskan akan diekstrak, termasuk lampiran di dalamnya
• lampiran di bawah 20 kB akan dilewati, karena ukuran tersebut biasanya berisi logo dan tanda tangan
• dari satu surel, paling banyak sepuluh dokumen dapat dibuat
• jika ada ISDOC dari faktur yang sama di samping PDF, maka akan dibuat satu dokumen, bukan dua

Jika tidak ada dokumen yang dihasilkan dari lampiran, teks pesan akan diproses — konfirmasi pembayaran atau faktur sederhana biasanya ditulis langsung di email. Ini juga berlaku ketika ada lampiran, tetapi ditolak, misalnya sebagai duplikat. Untuk email dengan faktur di lampiran, isi tidak akan diproses; dari kalimat “saya mengirimkan faktur” hanya akan ada dokumen tambahan.

Jika tidak ada dokumen di email baik di teks maupun di lampiran, unggahan akan ditolak dan setiap lampiran akan diberi keterangan tentang mengapa tidak digunakan. Pesan itu sendiri tidak disimpan sebagai dokumen — ini adalah amplop.

Arsip yang Diupload

Dua puluh faktur dalam satu ZIP tidak perlu diekstrak. Upload arsip seluruhnya: dari setiap file di dalamnya akan dibuat dokumen tersendiri, dan di daftar setelah diupload, Anda akan melihat berapa banyaknya yang diambil dari file tersebut. Folder di dalam arsip tidak berpengaruh, dokumen diberi nama sesuai dengan file, bukan berdasarkan jalur.

Label berdasarkan arsip. Setiap dokumen dari arsip akan mendapatkan label dengan nama arsip tanpa ekstensi — dari faktury-srpen.zip menjadi label faktury-srpen. Berdasarkan label ini, dokumen dari satu batch dapat ditemukan dengan filter bahkan setelah berbulan-bulan. Ini adalah label biasa: dapat diubah nama, diubah warna, dan dihapus, dan jika Anda sudah memiliki label tersebut, yang itu yang akan digunakan. Arsip di dalam arsip akan memberi dokumen dengan label dari keduanya.

Apa yang berlaku untuk arsip:

• format ZIP, RAR, 7z, TAR, dan TAR terkompresi dengan gzip, bzip2 atau xz
• paling banyak lima puluh file dari satu arsip; sisanya akan terdaftar di antara yang tidak digunakan
• setiap file di dalamnya harus memenuhi batas ukuran tarif Anda, sama seperti arsip itu sendiri
• file yang dicantumkan sistem (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db), akan dilewati tanpa pemberitahuan
• jika ada ISDOC dari faktur yang sama di samping PDF, maka akan dibuat satu dokumen, bukan dua
• surel yang disimpan di dalam arsip akan dibuka, arsip dalam email juga; tidak lebih dalam, arsip di dalam arsip dalam email akan ditolak
• arsip yang diproteksi password tidak dapat dibuka; hapus password sebelum mengunggah

Jika tidak ada dokumen yang dihasilkan dari arsip, unggahan akan ditolak dan di aktivitas akan tertera mengapa setiap file tidak digunakan. Arsip yang diekstrak memiliki catatan aktivitas tersendiri dengan daftar dokumen yang dihasilkan darinya. Word dan Excel secara teknis juga ZIP, tetapi tidak dianggap arsip — mereka diproses sebagai satu dokumen, seperti yang Anda inginkan.

Pemilihan massal berfungsi: tandai beberapa file di dialog, atau seret seluruh pilihan ke area, maksimal dua puluh sekaligus. Setiap file akan menjadi dokumen tersendiri dan akan dibayar sesuai dengan jumlah halaman. File diunggah satu per satu; jika satu tidak berhasil, yang lain akan terus berjalan dan di akhir Anda akan melihat mana yang gagal dan mengapa.

Berbagi dari Telepon

Ketika Anda menginstal ParseDoc di Chrome di Android sebagai aplikasi (di menu browser Tambahkan ke layar utama dan Instal), itu akan muncul di menu sistem Bagikan. Ambil foto struk, di galeri atau kamera pilih Bagikan dan pilih ParseDoc — aplikasi akan terbuka dan file akan diunggah secara otomatis. Ini juga bisa dilakukan dengan PDF dari pengelola file dan dengan lebih dari satu file sekaligus. iPhone tidak memberikan aplikasi web ke menu Bagikan; di sana Anda dapat menggunakan Telegram.

Dokumen yang dibagikan akan diproses dengan opsi akun default — tipe dokumen, arah, format dan mata uang dari pengaturan — sama seperti dokumen dari email atau Telegram.

Tanpa sinyal, tidak ada yang hilang. File yang dibagikan pertama akan disimpan di antrean di telepon dan baru kemudian diunggah. Jika saat ini Anda tidak terhubung, Anda akan melihat halaman Disimpan, menunggu koneksi sebagai ganti aplikasi dan Anda dapat menutupnya. File akan dikirim sendiri, begitu sinyal ada: segera jika aplikasi terbuka, jika tidak di latar belakang, dan paling lambat saat membuka aplikasi berikutnya. Di tab Dokumen, sementara itu Anda akan melihat berapa banyak file yang dibagikan yang sedang menunggu. Anda dapat membagikan lebih dari satu file, antrean akan menampung semuanya.

Apa yang baik untuk diketahui:

• Unggahan di latar belakang dengan aplikasi tertutup berfungsi sekitar satu jam sejak terakhir kali Anda membukanya. Setelah itu telepon tidak memiliki otentikasi yang valid dan antrean akan menunggu hingga Anda membuka aplikasi.
• File yang ditolak layanan, misalnya sebagai duplikat, akan menghilang dari antrean dan alasannya akan dilihat di bawah area pengunggahan.
• Antrean tersebut milik akun yang Anda gunakan untuk berbagi. Setelah keluar, antrean akan menunggu untuk login Anda selanjutnya dan tidak akan diunggah ke akun orang lain di telepon yang sama.
• Antrean tersimpan di data browser. Menghapusnya atau menghapus aplikasi akan menghilangkan file yang menunggu; foto di galeri Anda tidak terpengaruh.

Kualitas Sumber

Kualitas sumber lebih penting daripada hal lainnya. Aturan praktis:

1. Ambil foto secara vertikal dari atas, tidak dari sudut. Perspektif dapat merusak tabel item.
2. Pencahayaan merata. Bayangan di seluruh dokumen dapat merusak OCR dengan andal.
3. Seluruh dokumen harus terlihat termasuk bagian bawah dengan informasi bank.
4. Luruskan struk yang terlipat. Lipatan dapat membuat angka terlihat seperti angka lainnya.

PDF digital selalu lebih baik daripada versi yang dicetak dan dipindai ulang. Jika Anda memiliki pilihan, mintalah PDF dari pemasok.

Apa yang Terjadi Setelah Unggahan

File akan disimpan, akan muncul dalam daftar dengan status Menunggu di antrean dan akan dimasukkan ke dalam antrean. Sejak saat itu, itu ada di server — penutupan browser atau mematikan komputer tidak akan menghentikan proses. Foto yang lebih besar dari 2 MB akan disimpan dalam format diperpendek (sisi terpanjang 3400 px), agar selama bertahun-tahun penyimpanan tidak ada biaya ekstra untuk megabyte; PDF dan dokumen tetap tidak berubah.

Masalah Umum

• File dilindungi dengan password. PDF yang terkunci tidak dapat dibuka; hapus password sebelum mengunggah.
• Scan terbalik atau miring. Rotasi 90, 180, dan 270 derajat dapat dikenali dan diperbaiki oleh layanan, begitu pula dokumen yang berbaring miring hingga 25 derajat.
• File adalah gambar di dalam PDF. Ini umum dan dapat ditangani melalui OCR, hanya saja memerlukan waktu yang sedikit lebih lama.
• File bukan dokumen. Iklan, surat atau foto tanpa dokumen akan berakhir dengan kesalahan, akan mendapatkan label Dokumen tidak dikenali dan kredit akan dikembalikan.