Dosyadan Yükleme

En doğrudan yol. Belgeler sekmesinde yukarıda fare ile dosyaların sürükleneceği bir alan veya tıklayıp diskinizden seçebileceğiniz bir alan bulunmaktadır.

Alanın kabul ettiği dosyalar

• PDF — hem dijital hem de taranmış.
• Fotoğraflar ve resimler — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — belgeden metin ve yerleştirilmiş fotoğraflar alınır.
• Elektronik faturalar — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML'den Pohoda; bunlar doğrudan okunur, model ve kredi olmadan.
• Kaydedilmiş e-posta — .eml dosyası. Açılır ve her ekten bir belge oluşturulur.
• Arşiv — ZIP, RAR, 7z, TAR ve gzip, bzip2 veya xz ile sıkıştırılmış TAR (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Açılır, içindeki her dosyadan bir belge oluşturulur ve hepsi arşiv ismine göre etiket alır.

Tür, dosyanın içeriğinden anlaşılır, uzantısından değil.

Yüklenmiş e-posta

Faturalar e-postanıza gelirse, ekleri tek tek çıkarmanıza gerek yoktur. Mesajı .eml olarak kaydedin ve tamamını yükleyin — her kullanılabilir ekten kendi belgeniz oluşur ve yükledikten sonra listede dosyadan kaç tane oluşturulduğunu göreceksiniz.

Aynı kurallar e-posta ile alma için geçerlidir:

• yönlendirilmiş mesajlar açılır, içlerindeki eklerle birlikte
• 20 kB altındaki ekler atlanır, çünkü bu boyutta genellikle logolar ve imzalar bulunur
• tek bir e-postadan en fazla on belge oluşur
• eğer PDF ile aynı faturanın ISDOC'u varsa, bunlar bir belge olarak birleştirilir, iki tane oluşturulmaz

Eklere hiç belge oluşturulmazsa, mesajın metni işlenir — ödeme onayı veya basit bir fatura genellikle doğrudan e-postada yazılıdır. Bu, ek red edilse bile geçerlidir, örneğin, bir kopya olarak. Ekli bir fatura olan e-postada içerik işlenmez; "faturayı gönderiyorum" cümlesinden yalnızca ek bir belge oluşur.

E-postada ne metin içerisinde ne de eklerde belge yoksa, yükleme reddedilir ve her ek için neden kullanılmadığı yazılır. Mesajın kendisi belge olarak kaydedilmez — bir zarf gibidir.

Yüklenmiş arşiv

Bir ZIP dosyasında yirmi fatura açmanıza gerek yoktur. Arşivi tamamen yükleyin: içindeki her dosyadan kendi belgeniz oluşur ve yükledikten sonra kaç tane oluşturulduğunu göreceksiniz. Arşiv içindeki klasörlerin hiçbir etkisi yoktur, belgeler dosya adına göre adlandırılır, yoluna göre değil.

Arşiv adına göre etiket. Her arşivden belge, uzantı olmadan arşiv adıyla etiket alır — faktury-srpen.zip'den etiket faktury-srpen olur. Bu şekilde bir partiden belgeleri filtre ile aylarca bulabilirsiniz. Bu sıradan bir etikettir: yeniden adlandırılabilir, renklendirilebilir ve silinebilir, ve eğer bu isimde zaten bir etiketiniz varsa, o kullanılır. Arşiv içindeki arşiv, her ikisinin etiketleriyle belge oluşturur.

Arşiv için geçerli olanlar:

• ZIP, RAR, 7z, TAR ve gzip, bzip2 veya xz ile sıkıştırılmış TAR formatları
• bir arşivden en fazla elli dosya; kalanlar kullanılmayanlar arasına yazılır
• içindeki her dosya, tarifinizin boyut sınırını geçmeli, ta ki arşiv kendisi de
• sistem tarafından eklenen dosyalar (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db) bildirim olmadan atlanır
• eğer PDF ile birlikte aynı faturanın ISDOC'u varsa, bunlar bir belge olarak birleştirilir, iki tane oluşturulmaz
• arşivdeki kaydedilmiş e-posta açılır, e-postadaki arşiv de; daha derin bir inceleme yapılmaz, e-postadaki arşivdeki arşiv reddedilir
• şifreli arşiv açılamaz; şifreyi yüklemeden önce kaldırın

Arşivden hiç belge oluşmazsa, yükleme reddedilir ve her dosya için neden kullanılmadığı faaliyet alanında yazılır. Açılan arşiv, yaratılan belgelerin listesini içeren kendi kaydına sahiptir. Word ve Excel teknik olarak da ZIP'tır, ancak arşiv olarak kabul edilmez — onları tanıdığınız gibi tek bir belge olarak işler.

Toplu seçim çalışır: diyalogda birden fazla dosya seçin veya tüm seçimi masaüstüne sürükleyin, en fazla on tanesini aynı anda yükleyin. Her dosya kendi belgesi haline gelir ve kendi sayfa sayısına göre ücretlendirilir. Dosyalar birer birer yüklenir; bir dosya geçmezse, diğerleri devam eder ve sonunda hangi dosyanın başarısız olduğunu ve nedenini görürsünüz.

Telefonla paylaşım

ParseDoc'u Android'de Chrome'da bir uygulama olarak kurduğunuzda (tarayıcı menüsünden Masaüstüne Ekle ve Yükle), sistem menüsünde Paylaş seçeneği görünür. Faturanın fotoğrafını çekin, galeriden veya kameradan Paylaş seçeneğini seçin ve ParseDoc'u seçin — uygulama açılır ve dosyayı otomatik olarak yükler. Dosya yöneticisinden PDF'ler ve birden fazla dosya ile de yapılabilir. iPhone, web uygulamalarına paylaşım menüsünde seçenek vermez; orada Telegram yardımcı olur.

Paylaşılan belge, hesap ayarlarından gelen varsayılan seçeneklerle işlenir — belge türü, yön, format ve para birimi — tıpkı e-posta veya Telegram'daki belge gibi.

Sinyal yokken hiçbir şey kaybolmaz. Paylaşılan dosya öncelikle telefonun kuyruk bölümüne kaydedilir ve ardından yüklenir. Eğer şu anda bağlantınız yoksa, uygulama yerine Kaydedildi, bağlantı bekleniyor sayfasını göreceksiniz ve bu sayfayı kapatabilirsiniz. Dosya kendi başına iletilir, sinyal geldiğinde hemen, uygulama açık ise, aksi takdirde arka planda ve en geç uygulamayı bir sonraki açışınızda. Belgeler sekmesinde bu arada kaç paylaşılan dosyanın beklediği görünür. Peş peşe birden fazla paylaşılan dosya gönderebilirsiniz, kuyruk hepsini tutar.

Bilmeniz gerekenler:

• Kapalı uygulamadan arka planda yükleme yaklaşık bir saat boyunca çalışır, en son ne zaman açıldığınızdan itibaren. Sonrasında telefonun geçerli girişi yoktur ve kuyruk, uygulamayı açana kadar bekler.
• Hizmetin reddettiği dosya, örneğin kopya olarak, kuyruktan kaybolur ve nedeni yükleme alanının altında görünür.
• Kuyruk, paylaştığınız hesaba aittir. Çıkış yaptıktan sonra, bir sonraki girişinize kadar bekler ve aynı telefondaki başka bir hesaba yüklenmez.
• Kuyruk, tarayıcı verilerinde saklanır. Bunların silinmesi veya uygulamanın kaldırılması halinde bekleyen dosyaları kaybedersiniz; galerideki fotoğraflar bundan etkilenmez.

Belgenin kalitesi

Belgenin kalitesi her şeyden daha önemlidir. Pratik kurallar:

1. Dikey olarak yukarıdan çekin, açıdan değil. Perspektif, madde tablolarını bozar.
2. Tek tip ışık. Belgenin yarısı üzerinde gölge bulunan bir yüzey, OCR'yi güvenilir bir şekilde bozar.
3. Tüm belge kadrajda, banka bilgileri ile alt kısım da dahil.
4. Buruşmuş faturayı düzeltin. Kırışıklıklar rakamlardan başka rakamlar yaratır.

Dijital PDF, her zaman basılı ve yeniden taranmış halinden daha iyidir. Seçenek varsa, tedarikçiden PDF istemek en iyisidir.

Yükleme sonrası ne olur

Dosya kaydedilir, Kuyrukta Bekliyor durumu ile listede görünür ve sıraya alınır. O andan itibaren sunucudadır — kapanan bir tarayıcı ya da kapatılan bir bilgisayar işlemeyi durdurmaz. 2 MB'den büyük fotoğraflar arşive küçültülerek kaydedilir (uzun taraf 3400 px) ki yıllar boyunca ek megabaytlardan ücret ödenmesin; PDF ve belgeler değişmeden kalır.

Yaygın sorunlar

• Dosya şifre korumalı. Kilitli PDF açılamaz; yüklemeden önce şifreyi kaldırın.
• Tarama döner veya eğridir. 90, 180 ve 270 derece döndürme hizmet tarafından algılanır ve düzeltilir; 25 dereceye kadar eğri belgelerde de aynı şekilde.
• Dosya PDF içinde bir resimdir. Bu yaygındır ve OCR ile işlenir, fakat biraz daha uzun sürer.
• Dosya belge değil. İlan, mektup veya belgeleri olmayan bir fotoğraf hata ile sonuçlanır, Belge Tanınamadı etiketi alır ve krediler geri ödenir.