فائل سے اپ لوڈ

سب سے سادہ طریقہ۔ دستاویزات کے ٹیب میں اوپر ایک جگہ ہے، جہاں آپ فائلوں کو ماؤس سے ڈریگ کر سکتے ہیں، یا اس پر کلک کر کے ڈرائیو سے انہیں منتخب کر سکتے ہیں۔

کس چیز کو جگہ قبول کرے گی

• PDF — ڈیجیٹل اور اسکین شدہ دونوں۔
• تصاویر — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP۔
• Word, Excel, PowerPoint — دستاویز سے متن اور شامل کی گئی تصاویر لی جاتی ہیں۔
• الیکٹرانک رسیدیں — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML سے Pohoda; یہ براہ راست پڑھائی جاتی ہیں، کسی ماڈل کے بغیر اور بغیر کریڈیٹ کے۔
• محفوظ شدہ ای میل — فائل .eml۔ اسے کھولا جاتا ہے اور ہر منسلک سے ایک رسید بنائی جاتی ہے۔
• آرکائیو — ZIP, RAR, 7z, TAR اور کمپریسڈ TAR (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz)۔ یہ کھلیں گے، اور ہر اندرونی فائل سے ایک رسید بنائی جائے گی اور انہیں آرکائیو کے نام کے مطابق لیبل دیا جائے گا۔

فائل کی نوعیت اس کے مواد سے پہچانی جاتی ہے، توسیع سے نہیں۔

اپ لوڈ کردہ ای میل

جب آپ کی رسیدیں میل میں آتی ہیں، تو آپ کو منسلکات کو ایک ایک کر کے حاصل کرنے کی ضرورت نہیں۔ پیغام کو .eml کے طور پر محفوظ کریں اور اسے مکمل اپ لوڈ کریں — ہر قابل استعمال منسلک سے ایک اپنی رسید بنے گی اور آپ اپلوڈ ہونے کے بعد دیکھ سکتے ہیں کہ ان میں سے کتنی فائل سے تھیں۔

یہی اصول ای میل کے ذریعے وصولی کے لیے بھی ہیں:

• فارورڈ کردہ پیغامات کو کھولا جاتا ہے، ان میں شامل منسلکات سمیت
• 20 kB سے کم منسلکات کو چھوڑ دیا جاتا ہے، کیونکہ اس سائز میں لوگو اور دستخط ہوتے ہیں
• ایک ای میل سے زیادہ سے زیادہ دس رسیدیں بنتی ہیں
• جب PDF کے ساتھ اسی رسید کا ISDOC بھی ہو، تو ان سے ایک رسید بنتی ہے، دو نہیں

جب کوئی رسید منسلکات سے نہیں بنتی، تو پیغام کا مواد پروسیس کیا جاتا ہے — ادائیگی کی تصدیق یا سادہ رسید عام طور پر ای میل میں براہ راست لکھی جاتی ہے۔ یہ بھی اسی طرح ہے جب کوئی منسلک موجود تھا لیکن مسترد کر دیا گیا، جیسے کہ دوہری کی صورت میں۔ ای میل میں رسید کے ساتھ جسم پروسیس نہیں کیا جائے گا؛ جملہ "میں رسید ارسال کر رہا ہوں" سے اضافی صرف ایک رسید بنتی۔

اگر ای میل میں نہ تو متن میں نہ ہی منسلکات میں کوئی رسید ہو، تو اپ لوڈ مسترد کردیا جائے گا اور ہر منسلک کے ساتھ یہ لکھا ہوگا کہ اسے کیوں نہیں استعمال کیا گیا۔ خود پیغام کو رسید کے طور پر محفوظ نہیں کیا جاتا — یہ ایک لفافہ ہے۔

اپ لوڈ کردہ آرکائیو

آپ کو ایک ZIP میں بیس رسیدیں الگ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ پورا آرکائیو اپ لوڈ کریں: ہر اندرونی فائل سے ایک اپنی رسید بنے گی اور آپ اپلوڈ ہونے کے بعد دیکھ سکتے ہیں کہ ان میں سے کتنی فائل سے تھیں۔ آرکائیو کے اندر کی فولڈرز کا کوئی اثر نہیں ہوتا، رسید کا نام فائل کے مطابق ہوگا، راستے کے مطابق نہیں۔

آرکائیو کے مطابق لیبل۔ ہر رسید کا آرکائیو سے ایک لیبل ہوگا جس کا نام بغیر توسیع کے ہوگا — faktury-srpen.zip سے لیبل faktury-srpen بنے گا۔ اس کے ذریعے آپ ایک بیچ سے رسیدوں کو شروع کرکے مہینوں کے لحاظ سے تلاش کر سکتے ہیں۔ یہ ایک عام لیبل ہے: اسے تبدیل، رنگین یا حذف کیا جا سکتا ہے، اور اگر آپ کے پاس اسی نام کا لیبل پہلے سے موجود ہو، تو وہ استعمال ہوگا۔ آرکائیو میں آرکائیو ہونے سے دونوں کے لیبلز والی ایک رسید بنے گی۔

آرکائیو کے لیے یہ باتیں ہیں:

• ZIP, RAR, 7z, TAR اور TAR جو gzip, bzip2 یا xz کے ساتھ کمپریس ہے
• ایک آرکائیو سے زیادہ سے زیادہ پچاس فائلیں؛ باقی غیر استعمال شدہ میں درج کی جائیں گی
• ہر اندرونی فائل کو آپ کی سبسکرپشن کی حد سے گزرنا چاہیے، جیسے کہ خود آرکائیو
• وہ فائلیں جو سسٹم کے ذریعے شامل کی جائیں (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db)، بغیر اطلاع کے چھوڑ دی جائیں گی
• جب PDF کے ساتھ اسی رسید کا ISDOC بھی ہو، تو ان سے ایک رسید بنتی ہے، دو نہیں
• آرکائیو میں محفوظ ای میل کو کھولا جائے گا، ای میل میں آرکائیو بھی؛ مزید نہیں، ای میل میں آرکائیو کی آرکائیو مسترد کر دی جائے گی
• پاس ورڈ سے محفوظ شدہ آرکائیو کو کھولا نہیں جا سکتا؛ اپ لوڈ کرنے سے پہلے پاس ورڈ ہٹائیں

اگر آرکائیو سے کوئی رسید نہیں بنتی، تو اپ لوڈ مسترد ہو جائے گا اور ہر فائل کے لیے یہ لکھا جائے گا کہ اسے کیوں استعمال نہیں کیا گیا۔ نکالا گیا آرکائیو سرگرمی میں خود کا ریکارڈ رکھتا ہے جس میں اس سے بننے والی رسیدوں کی تفصیل ہوتی ہے۔ Word اور Excel ٹیکنیکی طور پر بھی ZIP ہیں، لیکن انہیں آرکائیو نہیں سمجھا جاتا — انہیں آپ کے عادی طرز میں ایک دستاویز کے طور پر پروسیس کیا جائے گا۔

تجمیعی انتخاب کام کرتا ہے: ڈائیلاگ میں ایک سے زیادہ فائلیں منتخب کریں، یا ایک ہی بار میں پوری وضاحت کو ڈریگ کریں، زیادہ سے زیادہ بیس فی بار۔ ہر فائل اپنی رسید بن جائے گی اور اپنے صفحات کی تعداد کے مطابق ادائیگی کی جائے گی۔ فائلیں ایک ایک کر کے اپ لوڈ کی جاتی ہیں؛ اگر ایک ناکام ہوئی تو دوسرے جاری رہیں گے اور آخر میں آپ دیکھیں گے کہ کون ناکام ہوا اور کیوں۔

فون سے شیئرنگ

اگر آپ ParseDoc کو Chrome میں اینڈروئیڈ پر ایپ کے طور پر انسٹال کرتے ہیں (براؤزر کے مینو میں ڈیسک ٹاپ میں شامل کریں اور انسٹال)، تو یہ سسٹم کے مینو میں شیئر میں ظاہر ہوگا۔ رسید کی تصویر لیں، گیلری یا کیمرا میں شیئر منتخب کریں اور ParseDoc کو منتخب کریں — ایپ خود ہی کھلے گی اور فائل اپ لوڈ کر دے گی۔ یہ فائل مینیجر سے PDF اور ایک ہی بار میں متعدد فائلوں کے ساتھ بھی ہو سکتا ہے۔ ایپل کے فون پر ویب ایپلیکیشنز شیئر مینو میں جگہ نہیں دیتی؛ وہاں Telegram مددگار ثابت ہوگا۔

شیئر کی گئی رسید کو اکاؤنٹ کی ڈیفالٹ سیٹنگز کے ساتھ پروسیس کیا جاتا ہے — دستاویز کی نوعیت، سمت، شکل اور کرنسی کی ترتیب — بالکل اس طرح جیسے ای میل یا ٹیلیگرام سے رسید۔

بغیر سگنل کچھ بھی ضائع نہیں ہوتا۔ شیئر کی گئی فائل پہلے آپ کے فون میں قطار میں محفوظ کی جاتی ہے اور پھر اپ لوڈ کی جاتی ہے۔ جب آپ کے پاس کنکشن نہیں ہوتا تو آپ ایپ کے بجائے محفوظ شدہ، کنکشن کا انتظار ہے کا صفحہ دیکھیں گے اور آپ اسے بند کر سکتے ہیں۔ فائل خود بخود بھیجے گی، جیسے ہی سگنل ہوگا: اگر ایپ کھلی ہو تو فوراً، بصورت دیگر پس منظر میں، اور ایپ کی اگلی بار کھلنے پر سب سے زیادہ تاخیر سے۔ اس کے درمیان ٹیب میں یہ ظاہر ہوتا رہے گا کہ کتنی شیئر کردہ فائلیں انتظار کر رہی ہیں۔ آپ ایک ساتھ کئی شیئر کر سکتے ہیں، قطار سب کو روکے گی۔

جاننا اچھی بات ہے:

• پس منظر میں بند ایپ کے ساتھ اپ لوڈ تقریباً ایک گھنٹے تک کام کرتا ہے جب سے آپ نے اسے آخری بار کھولا تھا۔ اس کے بعد فون کے پاس درست لاگ ان نہیں ہوگا اور قطار انتظار کرے گی جب تک آپ ایپ کو دوبارہ کھولیں۔
• فائل جو سروس مسترد کر دے، جیسے کہ دوہرائی کے بطور، وہ قطار سے غائب ہو جائے گی اور وجہ آپ دیکھیں گے اپ لوڈ کی جگہ کے نیچے۔
• قطار آپ کے اکاؤنٹ کی ہے جس کے تحت آپ نے شیئر کیا۔ لاگ آؤٹ ہونے کے بعد یہ آپ کے اگلے لاگ ان کا انتظار کرے گا اور دوسرے کے اکاؤنٹ پر ایک ہی فون پر اپ لوڈ نہیں ہوگا۔
• قطار براؤزر کے ڈیٹا میں موجود ہے۔ اگر آپ انہیں حذف کرتے ہیں یا ایپ کو ان انسٹال کرتے ہیں تو آپ کو انتظار کرنے والی فائلوں سے دستبردار ہونا پڑے گا؛ یہ آپ کی گیلری میں موجود تصاویر پر اثر انداز نہیں ہوتا۔

مواد کا معیار

مواد کے معیار کا مقصد کسی بھی چیز سے زیادہ اہم ہے۔ عملی اصول:

1. براہ راست اوپر سے تصویر لیں، نہ کہ زوایے سے۔ نقطہ نظر آئٹم کے جدول کو بگاڑ دیتا ہے۔
2. یکساں روشنی۔ دستخط کے نصف حصے پر سایہ OCR کو یقینی طور پر برباد کر دیتا ہے۔
3. پورا دستاویز کی تصویر، بشمول بینک کے تعلقات کے ساتھ پچھلا حصہ۔
4. مچکا ہوا رسید کو سیدھا کریں۔ موڑ مختلف اعداد کو بنا دیتے ہیں۔

ڈیجیٹل PDF ہمیشہ اس کے چھاپے اور دوبارہ اسکین کیے گئے ورژن سے بہتر ہوتی ہے۔ اگر آپ کے پاس انتخاب ہو تو فراہم کنندہ سے PDF کا مطالبہ کریں۔

اپ لوڈ کے بعد کیا ہوگا

فائل محفوظ ہو جائے گی، قطار میں انتظار کر رہا ہے کی حالت کے ساتھ رپورٹ میں ظاہر ہوگی اور قطار میں شامل کی جائے گی۔ اس لمحے سے یہ سرور پر ہے — بند براؤزر یا بند کمپیوٹر پروسیسنگ کو روکے گا نہیں۔ 2 MB سے بڑی تصویریں آرکائیو میں چھوٹی ہو کر محفوظ کی جاتی ہیں (3300 px کی لمبی طرف)، تاکہ کئی سالوں کے دوران اضافی میگابائٹس کے لیے قیمت نہ چکانی پڑے؛ PDF اور مواد بغیر تبدیلی کے رہتے ہیں۔

عمومی مسائل

• فائل پاس ورڈ سے محفوظ ہے۔ PDF جس پر لاک ہے کھولی نہیں جا سکتی؛ اپ لوڈ کرنے سے پہلے پاس ورڈ ہٹا دیں۔
• اسکین پلٹا ہوا یا جھکا ہوا ہے۔ 90، 180 اور 270 ڈگری میں پلٹنا سروس جان لیتی ہے اور سیدھا کر دیتی ہے، جیسے کہ 25 ڈگری تک جھکی ہوئی رسید بھی۔
• فائل PDF کے اندر ایک تصویر ہے۔ یہ عام ہے اور OCR کے ذریعے سنبھالی جا سکتی ہے، بس اس میں تھوڑی دیر لگتی ہے۔
• فائل رسید نہیں ہے۔ اشتہار، خط یا رسید کے بغیر تصویر ایک خرابی کے ساتھ ختم ہوگی، اسے لیبل دستاویز کی شناخت نہیں ہوئی ملے گا اور کریڈٹس واپس ہو جائیں گے۔