Carga desde archivo

La forma más directa. En la pestaña Documentos hay un área en la parte superior donde se pueden arrastrar los archivos con el ratón, o hacer clic para seleccionarlos desde el disco.

Qué acepta el área

• PDF — digital y escaneado.
• Fotos y imágenes — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — se extrae texto e imágenes insertadas del documento.
• Facturas electrónicas — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML de Pohoda; se leen directamente, sin modelo y sin créditos.
• Correo electrónico guardado — archivo .eml. Se abrirá y se generará un documento de cada adjunto.
• Archivo — ZIP, RAR, 7z, TAR e incluso TAR comprimido (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Se descomprimirá, se generará un documento de cada archivo dentro y todos recibirán una etiqueta según el nombre del archivo.

El tipo se reconoce por el contenido del archivo, no por la extensión.

Correo electrónico cargado

Cuando las facturas llegan a tu correo, no necesitas extraer los adjuntos uno por uno. Guarda el mensaje como .eml y cárgalo completo — de cada adjunto utilizable se generará un propio documento y en la lista, después de la carga, verás cuántos se generaron del archivo.

Se aplican las mismas reglas que para recepción por correo electrónico:

• los mensajes reenviados se descomponen, incluidos los adjuntos dentro de ellos
• los adjuntos menores de 20 kB se omiten, ya que en ese tamaño suelen ser logotipos y firmas
• de un solo correo se generará un máximo de diez documentos
• si junto a un PDF hay también un ISDOC de la misma factura, se generará un solo documento, no dos

Si de los adjuntos no se genera ningún documento, se procesará el texto del mensaje — confirmaciones de pago o facturas simples suelen estar escritas directamente en el correo. Esto también aplica si hubo un adjunto, pero fue rechazado, por ejemplo, como duplicado. En un correo con una factura en el adjunto, el cuerpo no se procesará; de la frase "envío la factura" solo habría un documento adicional.

Si en el correo no hay documento ni en el texto ni en el adjunto, la carga se rechazará y junto a cada adjunto se indicará por qué no se utilizó. El mensaje en sí no se guarda como documento — es un sobre.

Archivo cargado

No necesitas descomprimir veinte facturas en un solo ZIP. Carga el archivo completo: de cada archivo dentro se generará un propio documento y en la lista, después de la carga, verás cuántos se generaron del archivo. Las carpetas dentro del archivo no tienen efecto, el documento se nombra según el archivo, no según la ruta.

Etiqueta según el archivo. Cada documento del archivo recibirá una etiqueta con el nombre del archivo sin extensión — de facturas-agosto.zip la etiqueta es facturas-agosto. Según esta etiqueta, podrás encontrar los documentos de un mismo lote con un filtro también por meses. Es una etiqueta ordinaria: se puede renombrar, cambiar de color o eliminar, y si ya tienes una etiqueta con ese nombre, se utilizará esa. Un archivo dentro de un archivo dará un documento con etiquetas ambas.

Lo que se aplica al archivo:

• formatos ZIP, RAR, 7z, TAR y TAR comprimido con gzip, bzip2 o xz
• de un solo archivo un máximo de cincuenta archivos; el resto se indicará entre no utilizados
• cada archivo dentro debe pasar el límite de tamaño de tu tarifa, al igual que el archivo mismo
• archivos que el sistema adjunta (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db) se omiten sin aviso
• si junto a un PDF hay también un ISDOC de la misma factura, se generará un solo documento, no dos
• el correo electrónico guardado en el archivo se abrirá, el archivo en el correo también; más allá de eso no, un archivo dentro de un archivo en el correo se rechazará
• un archivo protegido por contraseña no se puede abrir; elimina la contraseña antes de cargarlo

Si no se genera ningún documento del archivo, la carga se rechazará y en la actividad se indicará por qué no se utilizó cada archivo. El archivo descomprimido tiene un registro propio en la actividad con un recuento de documentos que se generaron a partir de él. Word y Excel son técnicamente también ZIP, pero no se consideran como archivos — se procesan como un único documento, como estás acostumbrado.

La selección masiva funciona: selecciona varios archivos en el diálogo, o arrastra toda la selección al área de carga, un máximo de veinte a la vez. Cada archivo se convertirá en su propio documento y se cobrará según su número de páginas. Los archivos se cargan uno por uno; si uno falla, los demás continúan y al final verás lo que falló y por qué.

Compartir desde el teléfono

Cuando instalas ParseDoc en Chrome en Android como una aplicación (en el menú del navegador selecciona Agregar a la pantalla de inicio y Instalar), aparecerá en el menú del sistema Compartir. Toma una foto del recibo, en la galería o en la cámara selecciona Compartir y elige ParseDoc — la aplicación se abrirá y el archivo se cargará automáticamente. También se puede hacer con PDFs desde el administrador de archivos y con varios archivos a la vez. El iPhone no proporciona aplicaciones web en el menú Compartir; allí se utilizará Telegram.

El documento compartido se procesará con las opciones predeterminadas de la cuenta — tipo de documento, dirección, formato y moneda desde la configuración — igual que un documento de correo electrónico o Telegram.

Sin señal, nada se pierde. El archivo compartido primero se guardará en la cola en el teléfono y después se cargará. Cuando no tienes conexión, verás en lugar de la aplicación la página Guardado, esperando conexión y puedes cerrarla. El archivo se enviará solo en cuanto haya señal: de inmediato, si la aplicación está abierta, de lo contrario en segundo plano, y a más tardar en la próxima apertura de la aplicación. En la pestaña Documentos, mientras tanto, verás cuántos archivos compartidos están esperando. Puedes compartir varios a la vez, la cola mantendrá todos.

Lo que es bueno saber:

• La carga en segundo plano con la aplicación cerrada funciona aproximadamente una hora desde el momento en que la tuviste abierta por última vez. Después de eso, el teléfono ya no tiene una sesión válida y la cola esperará a que abras la aplicación.
• Un archivo que el servicio rechaza, por ejemplo, como duplicado, desaparecerá de la cola y verás el motivo debajo del área de carga.
• La cola pertenece a la cuenta con la que compartiste. Después de desconectarte, esperará a que inicies sesión nuevamente y no se cargará en otra cuenta en el mismo teléfono.
• La cola se encuentra en los datos del navegador. Si los eliminas o desinstalas la aplicación, perderás los archivos pendientes; las fotos en tu galería no se verán afectadas.

Calidad del documento

La calidad del original importa más que cualquier otra cosa. Reglas prácticas:

1. Toma fotos desde arriba, no en ángulo. La perspectiva deshace las tablas de ítems.
2. Luz uniforme. Una sombra a través de la mitad del documento romperá OCR de manera confiable.
3. Todo el documento en el marco, incluyendo el pie de página con la conexión bancaria.
4. Aplane el recibo arrugado. Los pliegues hacen que los dígitos se conviertan en otros números.

Un PDF digital siempre es mejor que su versión impresa y reescaneada. Si tienes la opción, pide al proveedor un PDF.

Qué sucede después de la carga

El archivo se guardará, aparecerá en el resumen con el estado Esperando en la cola y se incluirá en la cola. Desde este momento está en el servidor — cerrar el navegador o apagar el ordenador no detendrá el procesamiento. Las fotos de más de 2 MB se guardan en el archivo en un tamaño reducido (lado más largo de 3400 px), para no pagar por megabytes adicionales a lo largo de los años de almacenamiento; los PDFs y documentos permanecen sin cambios.

Problemas comunes

• El archivo está protegido por contraseña. Un PDF con candado no se puede abrir; elimina la contraseña antes de cargarlo.
• El escaneo está girado o inclinado. La rotación de 90, 180 y 270 grados es reconocida y corregida por el servicio, al igual que un documento que esté inclinado hasta 25 grados.
• El archivo es una imagen dentro de un PDF. Esto es común y se puede manejar a través de OCR, solo toma un poco más de tiempo.
• El archivo no es un documento. Un anuncio, carta o foto sin documento resultará en un error, recibirá la etiqueta Documento no reconocido y los créditos se devolverán.