رفع من ملف

أبسط طريقة. في علامة التبويب المستندات، توجد في الأعلى منطقة يمكن سحب الملفات إليها بالماوس، أو النقر عليها واختيارها من القرص.

ما تقبله المنطقة

• PDF — سواء كانت رقمية أو ممسوحة.
• صور ورسوم — JPG، PNG، GIF، WebP، BMP.
• Word، Excel، PowerPoint — يتم أخذ النص والصور المدمجة من المستند.
• الفواتير الإلكترونية — ISDOC، ISDOCX، UBL، ZUGFeRD، XML من Pohoda؛ تتم قراءتها مباشرة، دون نموذج وبدون اعتمادات.
• البريد الإلكتروني المحفوظ — ملف .eml. سيتم فتحه وخلق مستند من كل مرفق.
• أرشيف — ZIP، RAR، 7z، TAR وأيضًا TAR مضغوط (.tar.gz، .tar.bz2، .tar.xz). سيتم فك ضغطه، وسيُخلق مستند من كل ملف داخله وسيتلقى جميعها ملصقًا بناءً على اسم الأرشيف.

يتم التعرف على النوع من محتوى الملف، وليس من الامتداد.

البريد الإلكتروني المرفوع

عندما تصل إليك الفواتير في البريد، ليس عليك استخراج المرفقات واحدة تلو الأخرى. احفظ الرسالة كملف .eml وارفعها بالكامل — سيخلق مستند خاص من كل مرفق قابل للاستخدام وسيرى في القائمة بعد الرفع عدد المستندات التي تم إنشاؤها من الملف.

تنطبق نفس القواعد كما هو الحال في استلام عبر البريد الإلكتروني:

• الرسائل المعاد توجيهها يتم فك ضغطها، بما في ذلك المرفقات داخلها
• يتم تجاهل المرفقات التي تقل عن 20 كيلوبايت، لأنها عادة ما تحتوي على شعارات وتوقيعات
• لا يمكن أن ينتج عن بريد إلكتروني واحد أكثر من عشرة مستندات
• عندما يوجد بجانب PDF أيضًا ISDOC لنفس الفاتورة، سيتم إنشاء مستند واحد منها، وليس اثنين

عندما لا ينتج عن المرفقات أي مستند، سيتم معالجة نص الرسالة — عادةً ما تكون تأكيدات الدفع أو فواتير بسيطة مكتوبة مباشرة في البريد. ينطبق ذلك أيضًا عندما تكون هناك مرفقات، لكنها تم رفضها، مثل الازدواجية. لن تتم معالجة محتوى البريد مع فاتورة كملف مرفق؛ من الجملة "أرسل لك الفاتورة" سيكون هناك مستند إضافي فقط.

عندما لا تحتوي الرسالة على مستند سواء في النص أو في المرفقات، سيتم رفض الرفع وسيتم توضيح سبب عدم استخدامها لكل مرفق. الرسالة نفسها لن تُحفظ كمستند — إنها ظرف.

الأرشيف المرفوع

لا تحتاج إلى فك ضغط عشرين فاتورة في أرشيف ZIP واحد. قم بتحميل الأرشيف بالكامل: سيخلق مستند خاص من كل ملف داخله وفي القائمة بعد الرفع سترى كم عدد المستندات المتولدة من الملف. الفولدرات داخل الأرشيف ليس لها تأثير، يُسمى المستند بناءً على الملف، وليس بناءً على المسار.

ملصق بناءً على الأرشيف. سيحصل كل مستند من الأرشيف على ملصق باسم الأرشيف بدون الامتداد — من فواتير-أغسطس.zip يصبح الملصق فواتير-أغسطس. بناءً على ذلك، يمكنك العثور على المستندات من دفعة واحدة باستخدام الفلتر حتى بعد مرور أشهر. هو ملصق عادي: يمكن إعادة تسميته وتغيير لونه وحذفه، وعند وجود ملصق بنفس الاسم، سيتم استخدامه. الأرشيف داخل الأرشيف سيعطي مستندًا بملصقات كلاهما.

ما ينطبق على الأرشيف:

• صيغ ZIP، RAR، 7z، TAR وTAR مضغوط باستخدام gzip، bzip2 أو xz
• لا يمكن أن يحتوي أرشيف واحد على أكثر من خمسين ملفًا؛ وسيتم كتابة الباقي بين الملفات غير المستخدمة
• يجب أن يمر كل ملف داخلي بحد حجم اشتراكك، تمامًا مثل الأرشيف نفسه
• الملفات التي يرفقها النظام (__MACOSX، .DS_Store، Thumbs.db) سيتم تجاهلها بدون إشعار
• عندما يوجد بجانب PDF أيضًا ISDOC لنفس الفاتورة، سيتم إنشاء مستند واحد منها، وليس اثنين
• ستفتح البريد الإلكتروني المحفوظ في الأرشيف، وكذلك الأرشيف في البريد؛ لكن لن يتم الأرشيف في الأرشيف في البريد
• لا يمكن فتح الأرشيف المحمي بكلمة مرور؛ أزل كلمة المرور قبل الرفع

عندما لا يتم إنشاء أي مستند من الأرشيف، سيتم رفض الرفع وسيتم كتابة سبب عدم استخدامها لكل ملف في النشاط. الأرشيف المفكوك لديه سجل خاص في النشاط مع قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها منه. Word وExcel تقنيًا أيضًا ZIP، ولكن لا تعتبر أرشيفات — يتم معالجتها كمستند واحد، كما هو معتاد.

يمكن الاختيار الجماعي: حدد عدة ملفات في الحوار، أو اسحب كل الاختيار إلى المنطقة، بحد أقصى عشرين في وقت واحد. كل ملف يصبح مستندًا خاصًا ويخصم حسب عدد صفحاته. تُرفع الملفات واحدة تلو الأخرى؛ إذا فشل أحدها، تستمر الأخرى وفي النهاية سترى ماذا فشل ولماذا.

المشاركة من الهاتف

عندما تثبت ParseDoc في Chrome على أندرويد كتطبيق (في قائمة المتصفح إضافة إلى الشاشة وتثبيت)، ستظهر في قائمة النظام مشاركة. التقط صورة للإيصال، في المعرض أو الكاميرا اختر مشاركة واختر ParseDoc — سيفتح التطبيق وسيقوم بتحميل الملف بنفسه. كما يمكنك ذلك مع ملفات PDF من مدير الملفات ومع عدة ملفات في وقت واحد. لا تمنح أجهزة iPhone لتطبيقات الويب بدلاً من قائمة المشاركة؛ هناك سيكون Telegram.

سيتم معالجة المستند المشارك بالخيارات الافتراضية للحساب — نوع المستند، الاتجاه، التنسيق والعملة من الإعدادات — تمامًا كما هو الحال مع المستند من البريد الإلكتروني أو Telegram.

بدون إشارة، لا شيء يضيع. سيتم أولاً حفظ الملف المشارك في قائمة الانتظار في الهاتف ثم يتم رفعه. عندما لا تكون متصلاً بالإنترنت، سترى بدلاً من التطبيق صفحة تم الحفظ، تنتظر الاتصال ويمكنك إغلاقها. سيرسل الملف بنفسه بمجرد عودة الإشارة: فورًا، إذا كان التطبيق مفتوحًا، وإلا في الخلفية، وآخر شيء عند فتح التطبيق في المرة القادمة. في علامة التبويب المستندات، سترى في هذه الأثناء كم عدد الملفات المعلقة. يمكنك مشاركة أكثر من واحد على التوالي، وستحتفظ قائمة الانتظار بجميعها.

ما هو جيد للمعرفة:

• تعمل عملية الرفع في الخلفية مع وجود تطبيق مغلق لمدة ساعة تقريبًا من آخر مرة تم فتحه فيها. بعد ذلك، لن يكون لتسجيل الدخول صلاحية صحيحة وستنتظر قائمة الانتظار حتى تفتح التطبيق.
• سيتم حذف الملف الذي ترفضه الخدمة، مثل الازدواجية، من قائمة الانتظار وسترى السبب تحت مساحة الرفع.
• قائمة الانتظار تنتمي إلى الحساب الذي شاركت فيه. بعد تسجيل الخروج، ستنتظر تسجيل الدخول التالي وستكون غير قادرة على الرفع إلى حساب آخر على نفس الهاتف.
• تستقر قائمة الانتظار في بيانات المتصفح. بحذفها أو إلغاء تثبيت التطبيق، ستفقد الملفات المعلقة؛ الصور في المعرض لا تتأثر بذلك.

جودة الأصل

تعتمد الجودة الأصلية على أهمية أكثر من أي شيء آخر. القواعد العملية:

1. التقط الصور بشكل عمودي من الأعلى، وليس بزاوية. ستقوم المنظور بتحطيم جداول العناصر.
2. إضاءة متساوية. الظلال عبر نصف المستند يمكنك تعطيل عملية OCR بشكل موثوق.
3. التأكد من أن المستند بأكمله في الصورة بما في ذلك التذييل مع معلومات البنك.
4. قم بتمديد الإيصال المجعد. الطي يجعل الأرقام تبدو كأرقام مختلفة.

PDF الرقمي دائمًا أفضل من نسخه المطبوعة والمعاد مسحها ضوئيًا. إذا كانت لديك خيارات، اطلب من المورد PDF.

ماذا يحدث بعد الرفع

سيتم حفظ الملف، وسيظهر في القائمة بحالة ينتظر في قائمة الانتظار وسينضم إلى قائمة الانتظار. منذ تلك اللحظة هو على الخادم — لا يوقف إغلاق المتصفح أو إيقاف تشغيل الكمبيوتر المعالجة. يتم حفظ الصور الأكبر من 2 ميجابايت في الأرشيف بجودة منخفضة (الجانب الأطول 3400 بكسل)، حتى لا تدفع مقابل ميغابايت إضافية طوال سنوات التخزين؛ تظل ملفات PDF والمستندات دون تغيير.

المشاكل الشائعة

• الملف محمي بكلمة مرور. لا يمكن فتح PDF المقفل؛ أزل كلمة المرور قبل الرفع.
• الماسح ضوئي مائل أو مائل. ستتعرف الخدمة على التدوير بزاوية 90، 180 و 270 درجة وتقوم بتصحيحه، تمامًا كما يتم التعامل مع المستند المركز بزاوية مائلة تصل إلى 25 درجة.
• الملف عبارة عن صورة داخل PDF. هذا شائع ويمكن التعامل معه عبر OCR، لكنه يستغرق وقتًا أطول قليلاً.
• الملف ليس مستندًا. الإعلان، الرسالة أو الصورة بدون مستند ستنتهي بخطأ، وستحصل على ملصق المستند غير معرّف وستعود الاعتمادات.