Tải lên từ tệp

Cách đơn giản nhất. Tại tab Tài liệu, ở trên cùng có một khu vực để bạn kéo thả tệp bằng chuột, hoặc bạn có thể nhấp vào đó và chọn tệp từ ổ đĩa.

Khu vực tiếp nhận

• PDF — cả bản kỹ thuật số và bản quét.
• Ảnh và hình ảnh — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — văn bản và hình ảnh được nhúng trong tài liệu sẽ được lấy.
• Hóa đơn điện tử — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML từ Pohoda; chúng được đọc trực tiếp, không cần mô hình và không cần tín dụng.
• E-mail đã lưu — tệp .eml. Nó sẽ được mở và chứng từ sẽ được tạo từ từng tệp đính kèm.
• Lưu trữ — ZIP, RAR, 7z, TAR và cả TAR nén (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Nó sẽ được giải nén, mỗi tệp bên trong sẽ tạo chứng từ và tất cả sẽ nhận nhãn theo tên của lưu trữ.

Loại tệp được xác định từ nội dung của tệp, không phải từ phần mở rộng.

E-mail đã tải lên

Khi bạn nhận hóa đơn qua email, bạn không cần phải kéo từng tệp đính kèm ra một. Hãy lưu tin nhắn dưới dạng .eml và tải lên toàn bộ — từ mỗi tệp đính kèm có thể sử dụng sẽ tạo ra chứng từ của riêng nó và bạn sẽ thấy số lượng chúng từ tệp trong danh sách sau khi tải lên.

Các quy tắc giống nhau áp dụng như đối với nhận qua e-mail:

• các tin nhắn đã chuyển tiếp sẽ được giải nén, bao gồm cả các tệp đính kèm bên trong chúng
• các tệp đính kèm dưới 20 kB sẽ bị bỏ qua, vì kích thước đó thường có logo và chữ ký
• từ một e-mail chỉ có thể tạo tối đa mười chứng từ
• nếu bên cạnh PDF có ISDOC của cùng một hóa đơn, chỉ một chứng từ sẽ được tạo, không phải hai

Nếu không có chứng từ nào được tạo từ các tệp đính kèm, văn bản của tin nhắn sẽ được xử lý — xác nhận thanh toán hoặc hóa đơn đơn giản thường được viết trực tiếp trong email. Điều này cũng áp dụng ngay cả khi có tệp đính kèm nhưng đã bị từ chối, chẳng hạn như do trùng lặp. Với email có hóa đơn trong tệp đính kèm, nội dung sẽ không được xử lý; từ câu “tôi gửi hóa đơn” sẽ chỉ trở thành một chứng từ bổ sung.

Nếu trong e-mail không có chứng từ nào, không trong văn bản, không trong tệp đính kèm, việc tải lên sẽ bị từ chối và có ghi chú dưới mỗi tệp đính kèm giải thích lý do tại sao nó không được sử dụng. Tin nhắn tự nó sẽ không được lưu dưới dạng chứng từ — nó là một phong bì.

Lưu trữ đã tải lên

Hai mươi hóa đơn trong một ZIP bạn không cần phải giải nén. Hãy tải toàn bộ lưu trữ lên: từ mỗi tệp bên trong sẽ tạo chứng từ riêng và bạn sẽ thấy số lượng chúng từ tệp trong danh sách sau khi tải lên. Các thư mục bên trong lưu trữ không ảnh hưởng gì, chứng từ sẽ được đặt tên theo tệp, không theo đường dẫn.

Nhãn theo lưu trữ. Mỗi chứng từ từ lưu trữ sẽ nhận nhãn theo tên lưu trữ mà không có phần mở rộng — từ faktury-srpen.zip trở thành nhãn faktury-srpen. Bạn có thể tìm các chứng từ từ một lô bằng bộ lọc theo tháng. Đây là một nhãn thông thường: có thể đổi tên, thay đổi màu sắc hoặc xóa, và nếu bạn đã có một nhãn với tên đó, nó sẽ được sử dụng. Lưu trữ trong lưu trữ sẽ tạo chứng từ với cả hai nhãn.

Các quy định cho lưu trữ:

• định dạng ZIP, RAR, 7z, TAR và TAR nén bằng gzip, bzip2 hoặc xz
• từ một lưu trữ tối đa năm mươi tệp; phần còn lại sẽ được ghi vào danh sách tệp chưa sử dụng
• mỗi tệp bên trong phải vượt qua giới hạn kích thước của gói của bạn, giống như lưu trữ tự nó
• các tệp mà hệ thống đính kèm (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db) sẽ được bỏ qua mà không có thông báo
• nếu bên cạnh PDF có ISDOC của cùng một hóa đơn, chỉ một chứng từ sẽ được tạo, không phải hai
• email đã lưu trong lưu trữ sẽ được mở ra, lưu trữ trong email cũng vậy; không đi sâu hơn, lưu trữ trong lưu trữ trong email sẽ bị từ chối
• lưu trữ được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ không thể mở; hãy xóa mật khẩu trước khi tải lên

Nếu từ lưu trữ không có chứng từ nào được tạo, việc tải lên sẽ bị từ chối và trong mục hoạt động sẽ ghi chú lý do tại sao mỗi tệp không được sử dụng. Lưu trữ đã giải nén sẽ có một mục hoạt động riêng với danh sách các chứng từ mà nó đã tạo ra. Word và Excel cũng về mặt kỹ thuật là ZIP, nhưng không được coi là lưu trữ — chúng sẽ được xử lý như một tài liệu duy nhất, như bạn đã quen.

Việc chọn hàng loạt hoạt động: đánh dấu nhiều tệp trong hộp thoại, hoặc kéo cả lựa chọn vào khu vực, tối đa hai mươi tệp trong một lần. Mỗi tệp sẽ trở thành chứng từ riêng và được tính phí theo số trang của nó. Các tệp được tải lên một cách độc lập; nếu một tệp không qua được, các tệp khác tiếp tục và vào cuối bạn sẽ thấy những gì đã thất bại và tại sao.

Chia sẻ từ điện thoại

Khi bạn cài đặt ParseDoc trong Chrome trên Android dưới dạng ứng dụng (trong menu của trình duyệt Thêm vào màn hình chính và Cài đặt), nó sẽ xuất hiện trong menu hệ thống Chia sẻ. Hãy chụp hóa đơn, trong galley hoặc máy ảnh chọn Chia sẻ và chọn ParseDoc — ứng dụng sẽ mở ra và tự động tải lên tệp. Bạn cũng có thể thực hiện điều này với PDF từ trình quản lý tệp và với nhiều tệp cùng một lúc. iPhone không cung cấp menu Chia sẻ cho các ứng dụng web; ở đó bạn có thể sử dụng Telegram.

Chứng từ được chia sẻ sẽ được xử lý với các tùy chọn mặc định của tài khoản — loại chứng từ, hướng, định dạng và tiền tệ từ cài đặt — giống như chứng từ từ e-mail hoặc Telegram.

Không có tín hiệu thì không mất mát. Tệp được chia sẻ sẽ được lưu vào hàng đợi trên điện thoại trước, và sau đó mới được tải lên. Nếu bạn không có kết nối tại thời điểm đó, bạn sẽ thấy trang Đã lưu, đang chờ kết nối thay vì ứng dụng và bạn có thể đóng nó. Tệp sẽ tự động gửi đi ngay khi có tín hiệu: ngay lập tức, nếu ứng dụng đang mở, nếu không thì trong nền, và muộn nhất khi bạn mở lại ứng dụng lần tiếp theo. Trong tab Tài liệu, bạn có thể thấy số lượng tệp đã chia sẻ đang chờ. Bạn có thể chia sẻ nhiều hơn một tệp cùng một lúc, hàng đợi sẽ giữ tất cả.

Những điều cần biết:

• Việc tải lên trong nền khi ứng dụng đã đóng sẽ hoạt động khoảng một giờ kể từ khi bạn lần cuối mở ứng dụng. Sau đó, điện thoại sẽ không có đăng nhập hợp lệ, và hàng đợi sẽ đợi cho đến khi bạn mở lại ứng dụng.
• Tệp mà dịch vụ từ chối, chẳng hạn như do trùng lặp, sẽ biến mất khỏi hàng đợi và lý do sẽ xuất hiện bên dưới khu vực tải lên.
• Hàng đợi thuộc về tài khoản mà bạn đã chia sẻ. Sau khi bạn đăng xuất, nó sẽ chờ cho lần đăng nhập tiếp theo của bạn và sẽ không tải lên vào tài khoản khác trên cùng một điện thoại.
• Hàng đợi nằm trong dữ liệu của trình duyệt. Xóa chúng hoặc gỡ cài đặt ứng dụng sẽ khiến bạn mất các tệp đang chờ; các bức ảnh trong thư viện của bạn không ảnh hưởng.

Chất lượng tài liệu

Chất lượng của tài liệu gốc quan trọng hơn bất kỳ điều gì khác. Một số nguyên tắc thực tiễn:

1. Chụp từ trên cao, không từ góc. Góc nhìn sẽ làm rối bảng mục.
2. Ánh sáng đều. Bóng đổ trên nửa chứng từ sẽ chắc chắn làm hỏng OCR.
3. Toàn bộ chứng từ nằm trong khung hình bao gồm cả chân trang với thông tin ngân hàng.
4. Hãy duỗi thẳng hóa đơn bị nhăn. Nếp gấp sẽ làm các con số trở thành các con số khác.

PDF kỹ thuật số luôn tốt hơn so với hình thức in và quét lại của nó. Khi có sự lựa chọn, hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp PDF.

Những gì xảy ra sau khi tải lên

Tệp sẽ được lưu, xuất hiện trong danh sách với trạng thái Đang chờ trong hàng đợi và sẽ được đưa vào hàng đợi. Từ thời điểm đó, nó sẽ có trên máy chủ — trình duyệt đóng hay máy tính tắt sẽ không dừng việc xử lý. Các bức ảnh lớn hơn 2 MB sẽ được lưu trữ đã được giảm kích thước (cạnh dài 3400 px), để bạn không phải trả phí cho các megabyte bổ sung trong nhiều năm lưu trữ; PDF và tài liệu vẫn giữ nguyên.

Các vấn đề thường gặp

• Tệp được bảo vệ bằng mật khẩu. PDF có khóa không thể mở; hãy xóa mật khẩu trước khi tải lên.
• Bản quét bị xoay hoặc nghiêng. Việc xoay 90, 180 hoặc 270 độ sẽ được hệ thống nhận diện và điều chỉnh, giống như chứng từ nằm nghiêng đến 25 độ.
• Tệp là hình ảnh bên trong PDF. Điều này là phổ biến và có thể xử lý qua OCR, chỉ là sẽ mất một chút thời gian hơn.
• Tệp không phải là chứng từ. Quảng cáo, thư hoặc ảnh không có chứng từ sẽ dẫn đến lỗi, nhận nhãn Tài liệu không được nhận diện và tín dụng sẽ được hoàn lại.