Caricamento da file

Il percorso più diretto. Nella scheda Documenti c'è un'area in alto dove è possibile trascinare i file con il mouse o cliccare su di essa per selezionarli dal disco.

Cosa accetta l'area

• PDF — digitali e scansionati.
• Foto e immagini — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — dal documento si estraggono testo e foto incorporate.
• Fatture elettroniche — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML da Pohoda; vengono lette direttamente, senza modello e senza crediti.
• E-mail salvata — file .eml. Si apre e un documento viene creato da ogni allegato.
• Archivio — ZIP, RAR, 7z, TAR e TAR compresso (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Viene estratto, si crea un documento da ogni file all'interno e tutti ricevono un'etichetta in base al nome dell'archivio.

Il tipo viene riconosciuto dal contenuto del file, non dall'estensione.

E-mail caricata

Quando ricevi fatture nella tua posta, non è necessario estrarre gli allegati uno per uno. Salva il messaggio come .eml e caricalo interamente — da ogni allegato utilizzabile si crea un documento autonomo e nell'elenco, dopo il caricamento, vedrai quanti ne sono stati creati dal file.

Si applicano le stesse regole di ricezione via e-mail:

• i messaggi inoltrati vengono estratti, comprese le eventuali allegati
• gli allegati sotto i 20 kB vengono saltati, poiché a quella dimensione di solito ci sono loghi e firme
• da un'unica e-mail non possono derivare più di dieci documenti
• quando accanto a un PDF c'è anche l'ISDOC della stessa fattura, ne deriva un solo documento, non due

Se dagli allegati non si crea alcun documento, viene elaborato il testo del messaggio — le conferme di pagamento o le semplici fatture sono spesso scritte direttamente nell'e-mail. Questo vale anche nel caso in cui ci fosse un allegato, ma fosse rifiutato, ad esempio come duplicato. In un'e-mail con fattura in allegato, il corpo del messaggio non viene elaborato; dalla frase "invia la fattura" si avrebbe solo un documento in più.

Se nell'e-mail non c'è documento né nel testo né nell'allegato, il caricamento viene rifiutato e per ciascun allegato è indicato il motivo per cui non è stato utilizzato. Il messaggio stesso non viene salvato come documento — è una busta.

Archivio caricato

Non è necessario estrarre venti fatture in un unico ZIP. Carica l'archivio intero: da ogni file all'interno si crea un documento autonomo e nell'elenco, dopo il caricamento, vedrai quanti ne sono stati creati dal file. Le cartelle all'interno dell'archivio non influenzano nulla, il documento è nominato in base al file, non al percorso.

Etichetta in base all'archivio. Ogni documento dall'archivio riceve un'etichetta con il nome dell'archivio senza estensione — da fatture-agosto.zip si ottiene l'etichetta fatture-agosto. In base a essa i documenti di un'unica batch possono essere trovati tramite filtro anche per mese. È un'etichetta comune: può essere rinominata, rimarcata e cancellata, e se già esiste un'etichetta con quel nome, viene utilizzata quella. Un archivio all'interno di un archivio darà un documento con entrambe le etichette.

Quanto all'archivio:

• formati ZIP, RAR, 7z, TAR e TAR compresso con gzip, bzip2 o xz
• da un singolo archivio non possono derivare più di cinquanta file; il resto sarà elencato tra quelli non utilizzati
• ogni file all'interno deve rispettare il limite di dimensione del tuo piano, proprio come l'archivio stesso
• i file aggiunti dal sistema (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db) vengono saltati senza segnalazione
• quando accanto a un PDF c'è anche l'ISDOC della stessa fattura, ne deriva un solo documento, non due
• un'e-mail salvata all'interno dell'archivio viene aperta, l'archivio nell'e-mail anche; più in profondità non si va, un archivio all'interno di un archivio nell'e-mail viene rifiutato
• non è possibile aprire un archivio protetto da password; rimuovi la password prima del caricamento

Se dall'archivio non deriva alcun documento, il caricamento viene rifiutato e nell'attività è indicato per ciascun file il motivo per cui non è stato utilizzato. L'archivio estratto ha un proprio record nell'attività con l'elenco dei documenti generati. Word ed Excel sono tecnicamente anch'essi ZIP, ma non vengono considerati archivi — vengono elaborati come un solo documento, come sei abituato.

La selezione multipla funziona: seleziona più file nel dialogo o trascina l'intera selezione sul desktop, massimo venti alla volta. Ogni file diventa un documento autonomo e viene pagato in base al numero di pagine. I file vengono caricati uno per uno; se uno non passa, gli altri continuano e alla fine vedrai cosa è fallito e perché.

Condivisione dal telefono

Quando installi ParseDoc in Chrome su Android come app (nel menu del browser Aggiungi sulla schermata principale e Installa), compare nel menu di sistema Condividi. Scatta una foto della ricevuta, nella galleria o nell'app della fotocamera scegli Condividi e seleziona ParseDoc — l'app si aprirà e caricherà il file automaticamente. Funziona anche con PDF dal gestore file e con più file contemporaneamente. L'iPhone non permette alle app web di apparire nel menu Condividi; lì puoi usare Telegram.

Il documento condiviso viene elaborato con le impostazioni predefinite del tuo account — tipo di documento, direzione, formato e valuta dalle impostazioni — proprio come un documento dall'e-mail o da Telegram.

Nessuna perdita senza segnale. Il file condiviso viene prima salvato in coda sul telefono e solo dopo viene caricato. Quando non hai connessione, vedrai invece dell'app la pagina Salvato, in attesa di connessione e puoi chiuderla. Il file verrà inviato automaticamente non appena ci sarà il segnale: subito, se l'app è aperta, altrimenti in background, e al massimo alla prossima apertura dell'app. Nella scheda Documenti, nel frattempo vedrai quanti file condivisi sono in attesa. Puoi condividere più file consecutivamente, la coda manterrà tutti.

Cosa è bene sapere:

• Il caricamento in background con l'app chiusa funziona per circa un'ora dall'ultima apertura dell'app. Dopo non hai più credenziali valide e la coda aspetterà fino all'apertura dell'app.
• I file rifiutati dal servizio, ad esempio come duplicati, scompariranno dalla coda e vedrai il motivo sotto l'area di caricamento.
• La coda appartiene all'account con cui hai condiviso. Dopo il logout, aspetterà il tuo prossimo accesso e non verrà caricata in un altro account sullo stesso telefono.
• La coda è memorizzata nei dati del browser. Eliminandoli o disinstallando l'app perderai i file in attesa; le foto nella tua galleria non ne saranno influenzate.

Qualità del materiale

La qualità dell'originale è più importante di qualsiasi altra cosa. Regole pratiche:

1. Scatta le foto verticalmente dall'alto, non da un angolo. La prospettiva distorce le tabelle degli articoli.
2. Luce uniforme. L'ombra su metà documento distrugge affidabilmente l'OCR.
3. Scatta l'intero documento incluso il piè di pagina con le informazioni bancarie.
4. Raddrizza una ricevuta accartocciata. Le pieghe fanno sembrare le cifre diverse.

Un PDF digitale è sempre migliore della sua forma stampata e poi ristampata. Quando hai la scelta, richiedi al fornitore un PDF.

Cosa succede dopo il caricamento

Il file viene salvato, appare nell'elenco con lo stato In attesa nella coda e viene inserito in coda. Da quel momento è sul server — la chiusura del browser o lo spegnimento del computer non interrompono l'elaborazione. Le foto superiori a 2 MB vengono archiviate ridotte (lato lungo 3400 px), per non pagare ulteriormente per megabyte negli anni di conservazione; PDF e documenti rimangono invariati.

Problemi comuni

• Il file è protetto da password. Un PDF con blocco non può essere aperto; rimuovi la password prima del caricamento.
• La scansione è ruotata o inclinata. La rotazione di 90, 180 e 270 gradi viene riconosciuta e corretta, così come un documento inclinato fino a 25 gradi.
• Il file è un'immagine all'interno di un PDF. Questo è comune e viene gestito tramite OCR, solo che richiede un po' più di tempo.
• Il file non è un documento. Un annuncio, una lettera o una foto senza documento finiranno con un errore, riceveranno l'etichetta Documento non riconosciuto e i crediti verranno restituiti.