Téléchargement depuis un fichier

Le moyen le plus direct. Dans l'onglet Documents, il y a en haut une zone où vous pouvez faire glisser des fichiers avec la souris ou cliquer pour les sélectionner à partir du disque.

Quels fichiers peuvent être acceptés

• PDF — numériques et scannés.
• Photos et images — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — le texte et les images insérées sont extraits du document.
• Factures électroniques — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML de Pohoda; elles sont lues directement, sans modèle ni crédits.
• E-mail enregistré — fichier .eml. Il s'ouvrira et un document sera créé à partir de chaque pièce jointe.
• Archive — ZIP, RAR, 7z, TAR, ainsi que TAR compressé (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Ils seront décompressés, un document sera généré à partir de chaque fichier à l'intérieur et tous recevront une étiquette selon le nom de l'archive.

Le type est déterminé par le contenu du fichier, pas par l'extension.

E-mail téléchargé

Lorsque vous recevez des factures par e-mail, vous n'avez pas besoin d'extraire les pièces jointes une par une. Enregistrez le message au format .eml et téléchargez-le entièrement — chaque pièce jointe utilisable générera son propre document, et vous verrez combien de documents ont été créés à partir du fichier dans la liste après le téléchargement.

Les mêmes règles s'appliquent que pour la réception par e-mail :

• les messages transférés sont décompressés, y compris les pièces jointes à l'intérieur
• les pièces jointes de moins de 20 Ko sont ignorées, car elles contiennent souvent des logos et des signatures
• de un e-mail, au maximum dix documents peuvent être créés
• lorsque le PDF est accompagné d'un ISDOC de la même facture, un seul document en résultera, pas deux

Si aucune pièce jointe ne génère de document, le texte du message sera traité — une confirmation de paiement ou une simple facture peut être écrite directement dans l'e-mail. Cela vaut aussi si une pièce jointe était présente mais a été rejetée, par exemple comme duplicate. Dans le cas d'un e-mail avec une facture en pièce jointe, le corps ne sera pas traité ; une phrase comme « j'envoie la facture » donnerait juste un document supplémentaire.

Si l'e-mail ne contient pas de document ni dans le texte, ni en pièce jointe, le téléchargement sera refusé et il sera indiqué pour chaque pièce jointe pourquoi elle n'a pas été utilisée. Le message lui-même n'est pas conservé comme document — c'est une enveloppe.

Archive téléchargée

Vous n'avez pas besoin de décompresser vingt factures dans un seul ZIP. Téléchargez l'archive entière : un document sera généré à partir de chaque fichier à l'intérieur et vous verrez combien de documents ont été créés après le téléchargement. Les dossiers à l'intérieur de l'archive n'ont aucune influence ; le document est nommé selon le fichier, pas selon le chemin.

Étiquette selon l'archive. Chaque document de l'archive recevra une étiquette portant le nom de l'archive sans extension — d'un factures-aout.zip, l'étiquette sera factures-aout. Selon cela, vous pourrez trouver des documents d'un même lot par filtre même après des mois. C'est une étiquette ordinaire : elle peut être renommée, redimensionnée ou supprimée, et si vous avez déjà une étiquette avec ce nom, celle-ci sera utilisée. Une archive dans une archive produira un document avec les étiquettes des deux.

Ce qui s'applique à l'archive :

• formats ZIP, RAR, 7z, TAR et TAR compressé avec gzip, bzip2 ou xz
• d'une archive, au maximum cinquante fichiers ; le reste sera mentionné parmi les inutilisés
• chaque fichier à l'intérieur doit respecter la limite de taille de votre tarif, tout comme l'archive elle-même
• les fichiers ajoutés par le système (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db) seront ignorés sans avertissement
• lorsque le PDF est accompagné d'un ISDOC de la même facture, un seul document en résultera, pas deux
• un e-mail enregistré dans l'archive s'ouvrira, une archive dans l'e-mail aussi ; plus profondément, une archive dans une archive dans l'e-mail sera refusée
• une archive protégée par un mot de passe ne peut pas être ouverte ; supprimez le mot de passe avant le téléchargement

Si aucune pièce jointe n'est générée à partir de l'archive, le téléchargement sera refusé et l'activité indiquera pour chaque fichier pourquoi il n'a pas été utilisé. L'archive décompressée a son propre enregistrement dans l'activité avec un récapitulatif des documents qui en ont résulté. Word et Excel sont techniquement aussi des ZIP, mais ne sont pas considérés comme des archives — ils seront traités comme un seul document, comme d'habitude.

La sélection multiple fonctionne : sélectionnez plusieurs fichiers dans la boîte de dialogue ou faites glisser toute la sélection sur la zone, jusqu'à vingt à la fois. Chaque fichier deviendra son propre document et sera facturé selon son nombre de pages. Les fichiers sont téléchargés un par un ; si l'un échoue, les autres continuent, et à la fin, vous verrez ce qui a échoué et pourquoi.

Partage depuis le téléphone

Lorsque vous installez ParseDoc dans Chrome sur Android en tant qu'application (dans le menu du navigateur Ajouter à l'écran d'accueil et Installer), il apparaîtra dans le menu système Partager. Prenez en photo le reçu, dans la galerie ou l'appareil photo, sélectionnez Partager et choisissez ParseDoc — l'application s'ouvrira et le fichier se téléchargera automatiquement. Cela fonctionne aussi avec des PDF depuis le gestionnaire de fichiers et avec plusieurs fichiers à la fois. L'iPhone ne permet pas aux applications web d'apparaître dans le menu Partager ; là, Telegram sera utile.

Le document partagé sera traité avec les options par défaut du compte — type de document, direction, format et devise des paramètres — tout comme un document provenant d'un e-mail ou de Telegram.

Sans signal, rien ne se perd. Le fichier partagé est d'abord stocké dans la file d'attente sur le téléphone, puis est téléchargé. Si vous n'avez pas de connexion, vous verrez une page Sauvegardé, en attente de connexion à la place de l'application et vous pourrez la fermer. Le fichier sera envoyé automatiquement dès que le signal sera présent : immédiatement, si l'application est ouverte, sinon en arrière-plan, et au plus tard à la prochaine ouverture de l'application. Pendant ce temps, dans l'onglet Documents, vous pouvez voir combien de fichiers partagés attendent. Vous pouvez partager plusieurs fichiers les uns après les autres, la file d'attente conservera tous.

Ce qu'il est bon de savoir :

• Le téléchargement en arrière-plan avec l'application fermée fonctionne pendant environ une heure après la dernière ouverture. Ensuite, le téléphone ne dispose plus d'une connexion valide et la file d'attente attendra que vous ouvriez l'application.
• Le fichier que le service refuse, par exemple comme duplicate, disparaît de la file d'attente et vous verrez la raison sous la zone de téléchargement.
• La file d'attente appartient au compte sous lequel vous avez partagé. Après déconnexion, elle attendra votre prochaine connexion et ne sera pas uploadée sur un autre compte sur le même téléphone.
• La file d'attente est stockée dans les données du navigateur. En les supprimant ou en désinstallant l'application, vous perdrez les fichiers en attente ; cela ne concerne pas les photos de votre galerie.

Qualité de la source

La qualité de l'original est plus importante que tout autre facteur. Règles pratiques :

1. Prenez des photos de dessus, pas sous un angle. La perspective fausse les tableaux d'éléments.
2. Lumière uniforme. Une ombre à travers la moitié du document perturbe de manière fiable l'OCR.
3. L'ensemble du document dans le cadre, y compris le pied de page avec les coordonnées bancaires.
4. Redressez le reçu froissé. Les plis transforment les chiffres en autres chiffres.

Un PDF numérique est toujours préférable à son format imprimé et re-scanné. Lorsque vous en avez la possibilité, demandez au fournisseur un PDF.

Que se passe-t-il après le téléchargement

Le fichier est enregistré, apparaîtra dans le récapitulatif avec le statut En attente dans la file et sera placé dans la file d'attente. Dès lors, il est sur le serveur — rien ne peut arrêter le traitement, même si le navigateur est fermé ou l'ordinateur éteint. Les photos de plus de 2 Mo sont stockées dans l'archive sous une taille réduite (côté le plus long de 3400 px), afin d'éviter de payer pour des mégaoctets supplémentaires au fil des années ; les PDF et les documents restent inchangés.

Problèmes fréquents

• Le fichier est protégé par un mot de passe. Un PDF verrouillé ne peut pas être ouvert ; supprimez le mot de passe avant le téléchargement.
• Le scan est tourné ou incliné. Une rotation de 90, 180 ou 270 degrés est reconnue et corrige, tout comme un document couché à un angle allant jusqu'à 25 degrés.
• Le fichier est une image à l'intérieur du PDF. C'est courant et cela peut être géré par l'OCR, mais cela prend un peu plus de temps.
• Le fichier n'est pas un document. Une annonce, une lettre ou une photo sans document se terminera par une erreur, recevra l'étiquette Document non reconnu et les crédits seront remboursés.