ফাইল থেকে আপলোড

সরাসরি পথ। নথি ট্যাবে উপরে একটি এলাকা আছে, যেখানে আপনি মাউসের সাহায্যে ফাইলগুলি ড্র্যাগ করতে পারেন, বা এতে ক্লিক করে ডিস্ক থেকে নির্বাচন করতে পারেন।

এলাকা কী গ্রহণ করবে

• PDF — ডিজিটাল এবং স্ক্যান করা।
• ছবি এবং চিত্র — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP।
• Word, Excel, PowerPoint — ডোক্যুমেন্ট থেকে টেক্সট এবং সংযুক্ত ছবি নেওয়া হয়।
• ইলেকট্রনিক ইনভয়েস — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML থেকে Pohoda; এগুলি সরাসরি পড়া হয়, কোন মডেল এবং ক্রেডিটের প্রয়োজন হয় না।
• সঞ্চিত ইমেইল — .eml ফাইল। এটি খুলবে এবং প্রতিটি সংযুক্তি থেকে একটি ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে।
• আর্কাইভ — ZIP, RAR, 7z, TAR এবং gzip, bzip2 বা xz দ্বারা কম্প্রেস করা TAR (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz)। এটি বের হবে, প্রতিটি ফাইল থেকে একটি ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে এবং সবগুলিকে আর্কাইভের নাম অনুসারে লেবেল দেওয়া হবে।

ফাইলের ধরন ফাইলের বিষয়বস্তু থেকে জানা যায়, এক্সটেনশন থেকে নয়।

আপলোড করা ইমেইল

যখন আপনার কাছে ইনভয়েস আসে, তখন আপনাকে এক এক করে সংযুক্তিগুলি বের করতে হবে না। বার্তাটি .eml হিসেবে সংরক্ষণ করুন এবং পুরোপুরি আপলোড করুন — প্রতিটি ব্যবহারযোগ্য সংযুক্তি থেকে একটি পৃথক ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে এবং আপলোডের পরে আপনি দেখতে পাবেন কতগুলি ফাইল থেকে তৈরি হয়েছে।

এতে একই নিয়ম প্রযোজ্য যা ইমেইলে গ্রহণের ক্ষেত্রে আছে:

• ফরওয়ার্ড করা বার্তাগুলি খোলা হয়, তাদের অন্তর্গত সংযুক্তি সহ
• 20 কিবি এর নিচের সংযুক্তিগুলি বাদ দেওয়া হয়, কারণ এ ধরনের আকারে সাধারণত লোগো এবং স্বাক্ষর থাকে
• একজন ইমেইল থেকে সর্বাধিক দশটি ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে
• যখন PDF এর পাশে একই ইনভয়েসের ISDOC থাকে, তখন সেগুলি থেকে একটি ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে, দুটি নয়

যখন কোন সংযুক্তি থেকে কোন ডোক্যুমেন্ট তৈরি হয় না, তখন বার্তার টেক্সট প্রক্রিয়া করা হয় — পেমেন্ট অবস্থা বা সাধারণ ইনভয়েস সাধারণত মেইলে সরাসরি লেখা হয়। এটি সেই সময়েও প্রযোজ্য যখন সংযুক্তি ছিল, কিন্তু তা বাদ দেওয়া হয়, যেমন ডুপ্লিকেট হিসেবে। ইনভয়েসসহ মেইলে টেক্সটটি প্রক্রিয়া করা হয় না; "আমি ইনভয়েস পাঠাচ্ছি" বাক্য থেকে শুধুমাত্র একটি অতিরিক্ত ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে।

যদি ইমেইলে কোন ডোক্যুমেন্ট না থাকে, না টেক্সটে এবং না সংযুক্তিতে, আপলোডটি বাতিল হয়ে যাবে এবং প্রতিটি সংযুক্তির জন্য এটা লেখা থাকবে কেন ব্যবহার করা হয়নি। বার্তাটি ডোক্যুমেন্ট হিসেবে সংরক্ষণ করা হয় না — এটি একটি খাম।

আপলোড করা আর্কাইভ

একটি ZIP ফাইলে বিশাল বিশাল বিশাল ইনভয়েস আলাদা করতে হবে না। সম্পূর্ণ আর্কাইভ আপলোড করুন: এর ভিতরের প্রতিটি ফাইল থেকে একটি স্বতন্ত্র ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে এবং আপলোডের পরে আপনি দেখতে পাবেন ফাইলটি থেকে কতগুলি তৈরি হয়েছে। আর্কাইভের ভিতরের ফোল্ডারগুলি কোন প্রভাব রাখে না, ডোক্যুমেন্টটি ফাইলের নাম অনুসারে নামকরণ করা হয়, পথ অনুসারে নয়।

আর্কাইভ অনুসারে লেবেল। আর্কাইভ থেকে প্রতিটি ডোক্যুমেন্টে আর্কাইভের নাম সহ একটি লেবেল দেওয়া হবে এক্সটেনশন ছাড়া — invoices-august.zip থেকে লেবেল হবে invoices-august। এর মাধ্যমে এক ব্যাচের ডোক্যুমেন্টগুলি আপনি মাস অনুযায়ী ফিল্টারের মাধ্যমে খুঁজে পাবেন। এটি একটি সাধারণ লেবেল: এটি পুনর্নামকরণ করা, রঙ পরিবর্তন করা বা মুছে ফেলা যেতে পারে, এবং যদি আপনি ইতিমধ্যে সেই নামের লেবেলটি পেয়ে থাকেন, তবে সেটি ব্যবহৃত হবে। আর্কাইভের ভিতরে আর্কাইভ একটি ডোক্যুমেন্ট দেয় দুইটির লেবেল সহ।

আর্কাইভের জন্য প্রযোজ্য:

• ZIP, RAR, 7z, TAR এবং gzip, bzip2 বা xz দ্বারা সঙ্কুচিত TAR
• এক আর্কাইভ থেকে সর্বাধিক পঞ্চাশটি ফাইল; অবশিষ্টটি অননুকূল হিসেবে তালিকাবদ্ধ হবে
• প্রতিটি ফাইলটির ভিতরে আপনার পরিকল্পনার আকারের সীমার মধ্যে থাকতে হবে, যেমন আর্কাইভটি নিজে
• সিস্টেম দ্বারা যোগ করা ফাইল ( __MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db ) কোন বার্তা ছাড়াই বাদ দেওয়া হবে
• যখন PDF এর পাশে একই ইনভয়েসের ISDOC থাকে, তখন সেগুলি থেকে এক ডোক্যুমেন্ট তৈরি হবে, দুটি নয়
• আর্কাইভে সঞ্চিত ইমেইল খোলা হবে, ইমেইলের আর্কাইভও; গভীরভাবে সম্ভব নয়, ইমেইলে আর্কাইভে আর্কাইভ বাতিল হবে
• পাসওয়ারড আর্কাইভ খোলা যাবে না; আপলোডের আগে পাসওয়ার্ড সরিয়ে ফেলুন

যদি আর্কাইভ থেকে কোন ডোক্যুমেন্ট তৈরি না হয়, আপলোডটি বাতিল হয়ে যাবে এবং প্রত্যেকটি ফাইলের কার্যক্রমে লেখা থাকবে কেন ব্যবহার করা হয়নি। বের করা আর্কাইভের প্রতি একটি নিজস্ব রেকর্ড থাকবে এর মধ্যে তৈরি হওয়া ডোক্যুমেন্টগুলির তালিকা সহ। Word এবং Excel প্রযুক্তিগতভাবে ZIP হলেও, সেগুলি আর্কাইভ হিসেবে গণ্য করা হয় না — এগুলি এক ডোক্যুমেন্ট হিসেবে প্রক্রিয়া করা হবে, যেমন আপনি অভ্যস্ত।

ম্যাস সিলেকশন কাজ করে: ডায়ালগে একাধিক ফাইল চিহ্নিত করুন, অথবা ডেস্কটপে পুরো নির্বাচন ড্র্যাগ করুন, সর্বাধিক বিশাল বিশাল বিশাল আকারে। প্রতিটি ফাইল একটি স্বতন্ত্র ডোক্যুমেন্ট হয়ে যাবে এবং এর পৃষ্ঠার সংখ্যা অনুযায়ী প্রক্রিয়া করা হবে। ফাইলগুলি এক এক করে আপলোড হয়; যদি একটি ব্যর্থ হয়, অন্যগুলি চলতে থাকবে এবং শেষে আপনি দেখতে পাবেন কোনটি ব্যর্থ হয়েছে এবং কেন।

ফোন থেকে শেয়ার করা

যখন আপনি ParseDoc কে Android-এ Chrome-এ অ্যাপ্লিকেশনের মতো ইনস্টল করবেন (ব্রাউজারের মেনুতে ডেস্কটপে যোগ করুন এবং ইনস্টল করুন), তখন এটি সিস্টেমের মেনুতে শেয়ার হবে। রসিদটি তুলুন, গ্যালারিতে বা ক্যামেরায় শেয়ার করুন এবং ParseDoc নির্বাচন করুন — অ্যাপ্লিকেশনটি খুলবে এবং ফাইলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপলোড করবে। এটি ফাইল পরিচালকের PDF এবং একাধিক ফাইলের জন্যও কার্যকর। iPhone ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে শেয়ার মেনুতে রক্ষা করে না; সেখানে Telegram কার্যকরী হয়।

শেয়ার করা ডোক্যুমেন্টটি অ্যাকাউন্টের ডিফল্ট বিকল্পগুলির সাথে প্রক্রিয়া করা হবে — ডোক্যুমেন্টের ধরন, দিক, ফরম্যাট এবং মুদ্রা নির্দেশাবলী থেকে — ঠিক যেমন এটি ইমেইল বা Telegram থেকে হয়।

সিগন্যাল ছাড়া কিছু হারাবে না। শেয়ার করা ফাইল প্রথমে ফোনের কিউতে সংরক্ষণ করা হয় এবং পরে আপলোড করা হয়। যখন আপনার সংযোগ নেই, তখন আপনি একটি পৃষ্ঠাটি সংরক্ষিত, সংযোগের জন্য অপেক্ষা করছে দেখতে পাবেন এবং আপনি এটিকে বন্ধ করতে পারেন। ফাইলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে যাবে, যখন সিগন্যাল থাকবে: যদি অ্যাপ্লিকেশনটি খোলা হয়, তবে তাৎক্ষণিকভাবে, অন্যথায় ব্যাকগ্রাউন্ডে, এবং সর্বাধিক পরবর্তী অ্যাপ্লিকেশন খোলার সময়। নথি ট্যাবে, আপনি এদিকে দেখতে পাবেন, কতগুলি শেয়ার করা ফাইল অপেক্ষা করছে। আপনি পরপর একাধিক শেয়ার করতে পারেন, কিউ সমস্তকেই ধারণ করবে।

কী জানার জন্য ভাল:

• অফলাইনে অ্যাপ্লিকেশনটি বন্ধ থাকাকালীন ব্যাকগ্রাউন্ডে আপলোড আনুমানিক এক ঘণ্টা কাজ করে যেহেতু আপনি এটি শেষবার খুলেছিলেন। তারপর ফোনের বৈধ লগইন নেই এবং কিউ আপনার পরবর্তী লগইন পর্যন্ত অপেক্ষা করবে।
• ফাইল যেটি পরিষেবা প্রত্যাখ্যান করে, যেমন ডুপ্লিকেট হিসাবে, কিউ থেকে চলে যাবে এবং আপনি আপলোড এলাকায় কারণ দেখতে পাবেন।
• কিউটি সেই অ্যাকাউন্টের অন্তর্গত যার অধীনে আপনি শেয়ার করেছেন। লগআউট করার পর এটি আপনার পরবর্তী লগইনের জন্য অপেক্ষা করবে এবং একই ফোনে অন্য অ্যাকাউন্টে আপলোড হবে না।
• কিউ ব্রাউজারের ডেটাতে রয়েছে। এগুলি মুছে ফেললে বা অ্যাপ্লিকেশনটি আনইনস্টল করলে আপনি অপেক্ষমাণ ফাইলগুলি হারাবেন; আপনার গ্যালারিতে ছবিগুলি এতে প্রভাব ফেলবে না।

উৎসের গুণমান

প্রতিস্থানির গুণমান অন্য কিছু গুণগত বিষয়ের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবহারিক নিয়মাবলীর মধ্যে:

1. সোজা উঁচু থেকে তুলুন, কোণে নয়। প্যারাল্যাক্স আইটেমগুলির সারণীটি ভেঙে দেয়।
2. সমানভাবে আলো। একটি ডোক্যুমেন্টের অর্ধেকের উপরে ছায়া নির্ভরযোগ্যভাবে OCR ভেঙে দেয়।
3. সম্পূর্ণ ডোক্যুমেন্টের শটসহ ব্যাংক সংযোগের পাদপ্রদীপ।
4. চটচটে রসিদগুলি সমান করুন। ভাঙ্গনগুলি সংখ্যাকে অন্যান্য সংখ্যা বানায়।

ডিজিটাল PDF সবসময় তার মুদ্রিত এবং পুনরায় স্ক্যান করা সংস্করণের চেয়ে ভাল। যদি আপনার পছন্দ থাকে, তবে সরবরাহকারী থেকে PDF চাইবেন।

আপলোডের পরে কী ঘটে

ফাইল সংরক্ষণ করা হবে, কিউতে অপেক্ষা করছে অবস্থায় তালিকায় দেখা যাবে এবং কিউতে অন্তর্ভুক্ত হবে। এরপর থেকে এটি সার্ভারে রয়েছে — বন্ধ ব্রাউজার বা বন্ধ কম্পিউটার প্রক্রিয়াকরণের জন্য বাধা দেয় না। 2 MB এর বেশি বড় ছবিগুলি আর্কাইভে সংকুচিত হয়ে সঞ্চিত হবে (দীর্ঘ দিক 3400 px), যাতে বছরগুলির সংরক্ষণের জন্য অতিরিক্ত মেগাবাইটের জন্য অর্থ প্রদান করতে না হয়; PDF এবং ডোক্যুমেন্টগুলি অপরিবর্তিত থাকে।

সাধারণ সমস্যা

• ফাইলটি পাসওয়ার্ড দ্বারা রক্ষিত। পাসওয়ার্ড থাকবে এমন PDF খোলা যাবে না; আপলোডের আগে পাসওয়ার্ড সরিয়ে ফেলুন।
• স্ক্যানটি ঘোরানো বা শ্লথ। 90, 180 এবং 270 ডিগ্রি ঘূর্ণন পরিষেবাটি চিনে নেবে এবং সঠিক করবে, সেইসাথে 25 ডিগ্রি পর্যন্ত শ্লথ অবস্থায় থাকা ডোক্যুমেন্টগুলিকেও।
• ফাইলটি PDF এর ভেতর ছবি। এটি সাধারণ এবং OCR দ্বারা পরিচালনা করা যাবে, এটি কেবল আরও কিছু সময় নেয়।
• ফাইলটি ডোক্যুমেন্ট নয়। বিজ্ঞাপন, চিঠি বা কোন ডোক্যুমেন্ট ছাড়া ছবি ত্রুটির মুখোমুখি হবে, এটি ডোক্যুমেন্ট চিনা যায়নি লেবেল পাবে এবং ক্রেডিট ফেরত দেওয়া হবে।