Upload de arquivo
O caminho mais direto. Na aba Documentos, há uma área no topo onde você pode arrastar os arquivos com o mouse ou clicar para selecioná-los do disco.
O que a área aceita
- PDF — digital e escaneado.
- Fotos e imagens — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — o texto e as fotos inseridas são extraídos do documento.
- Faturas eletrônicas — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML do Pohoda; são lidas diretamente, sem modelo e sem créditos.
- E-mail salvo — arquivo
.eml. Ele será aberto e um documento será gerado a partir de cada anexo. - Arquivo — ZIP, RAR, 7z, TAR e TAR compactado (
.tar.gz,.tar.bz2,.tar.xz). Os arquivos serão extraídos, e um documento será gerado a partir de cada arquivo interno, todos receberão uma etiqueta conforme o nome do arquivo.
O tipo é identificado pelo conteúdo do arquivo, não pela extensão.
E-mail enviado
Quando as faturas chegam pelo correio, você não precisa extrair os anexos um a um. Salve a mensagem como .eml e faça o upload dela completa — de cada anexo utilizável, um documento próprio será gerado, e na lista após o upload você verá quantos deles vieram do arquivo.
As mesmas regras se aplicam como em recebimento por e-mail:
- mensagens encaminhadas são extraídas, incluindo os anexos dentro delas
- anexos abaixo de 20 kB são ignorados, pois geralmente contêm logotipos e assinaturas
- de um e-mail, no máximo dez documentos podem ser gerados
- se um PDF e um ISDOC da mesma fatura estiverem lado a lado, um documento será gerado a partir deles, não dois
Se nenhum documento for gerado a partir dos anexos, o texto da mensagem será processado — confirmações de pagamento ou faturas simples costumam ser escritas diretamente no e-mail. Isso se aplica mesmo que tenha havido um anexo, mas foi rejeitado, por exemplo, como duplicata. No caso de um e-mail com uma fatura em anexo, o corpo não será processado; da frase "estou enviando a fatura" seria gerado apenas um documento adicional.
Se o e-mail não contiver um documento nem no texto, nem no anexo, o upload será rejeitado e, para cada anexo, será indicado o motivo pelo qual não foi utilizado. A própria mensagem não é armazenada como um documento — é um envelope.
Arquivo carregado
Você não precisa extrair vinte faturas de um único ZIP. Faça o upload do arquivo completo: um documento próprio será gerado a partir de cada arquivo interno, e na lista após o upload você verá quantos deles vieram do arquivo. As pastas dentro do arquivo não têm qualquer influência, o documento nomeia-se de acordo com o arquivo, não de acordo com o caminho.
Etiqueta conforme o arquivo. Cada documento do arquivo receberá uma etiqueta com o nome do arquivo sem extensão — de faturas-agosto.zip a etiqueta será faturas-agosto. Você pode encontrar documentos de um único lote filtrando por mês usando essa etiqueta. É uma etiqueta comum: pode ser renomeada, re-colorida e até excluída, e se você já tiver uma etiqueta com esse nome, será utilizada essa. Um arquivo dentro de um arquivo dará um documento com etiquetas de ambos.
O que se aplica ao arquivo:
- formatos ZIP, RAR, 7z, TAR e TAR compactados com gzip, bzip2 ou xz
- de um único arquivo, no máximo cinquenta arquivos; o restante será listado entre os não utilizados
- cada arquivo interno deve passar pelo limite de tamanho do seu plano, assim como o próprio arquivo
- arquivos que o sistema adiciona (
__MACOSX,.DS_Store,Thumbs.db) serão ignorados sem aviso - se um PDF e um ISDOC da mesma fatura estiverem lado a lado, um documento será gerado a partir deles, não dois
- e-mails salvos dentro do arquivo serão abertos, o arquivo no e-mail também; e nenhuma profundidade a mais, um arquivo dentro de um arquivo no e-mail será rejeitado
- arquivos protegidos por senha não podem ser abertos; remova a senha antes de fazer o upload
Se nenhum documento for gerado a partir do arquivo, o upload será rejeitado, e na atividade, para cada arquivo, será indicado o motivo pelo qual não foi utilizado. O arquivo extraído terá um registro próprio na atividade com uma lista dos documentos que dele foram gerados. Word e Excel são tecnicamente ZIP também, mas não são considerados arquivos — serão processados como um único documento, como você já está acostumado.
A seleção em massa funciona: selecione vários arquivos na caixa de diálogo ou arraste toda a seleção para a área, no máximo vinte de uma só vez. Cada arquivo se tornará um documento próprio e será pago de acordo com seu número de páginas. Os arquivos são carregados um a um; se um falhar, os demais continuam, e ao final, você verá o que falhou e por quê.
Compartilhamento pelo telefone
Quando você instala o ParseDoc no Chrome no Android como um aplicativo (no menu do navegador Adicionar à tela inicial e Instalar), ele aparecerá no menu do sistema Compartilhar. Fotografe o recibo, escolha Compartilhar na galeria ou câmera e selecione o ParseDoc — o aplicativo se abrirá e o arquivo será carregado automaticamente. Isso também funciona com PDFs do gerenciador de arquivos e com vários arquivos ao mesmo tempo. O iPhone não oferece para aplicativos da web no lugar do menu Compartilhar; o Telegram será útil lá.
O documento compartilhado será processado com as opções padrão da conta — tipo de documento, direção, formato e moeda das configurações — assim como um documento recebido por e-mail ou Telegram.
Sem sinal, nada se perde. O arquivo compartilhado será primeiro salvo em uma fila no telefone e só depois será carregado. Se você não estiver conectado no momento, verá a página Salvo, aguardando conexão em vez do aplicativo, e poderá fechá-la. O arquivo será enviado automaticamente assim que o sinal voltar: imediatamente, se o aplicativo estiver aberto, caso contrário em segundo plano, e, no máximo, na próxima vez que o aplicativo for aberto. Na aba Documentos, você verá quantos arquivos compartilhados estão na fila. Você pode compartilhar vários de uma só vez, a fila manterá todos.
O que é bom saber:
- O upload em segundo plano com o aplicativo fechado funciona por aproximadamente uma hora depois que você o teve aberto pela última vez. Depois disso, o telefone não terá um login válido e a fila aguardará você abrir o aplicativo.
- Um arquivo que o serviço rejeita, como duplicata, desaparecerá da fila e você verá o motivo abaixo da área de upload.
- A fila pertence à conta sob a qual você compartilhou. Após o logout, ela aguardará seu próximo login e não será carregada na conta de outra pessoa no mesmo telefone.
- A fila fica nos dados do navegador. Ao excluí-los ou desinstalar o aplicativo, você perderá os arquivos aguardando; as fotos na sua galeria não são afetadas.
Qualidade do documento
A qualidade da cópia é mais importante do que qualquer outra coisa. Regras práticas:
- Fotografe de cima, não de um ângulo. A perspectiva distorce as tabelas de itens.
- Luz uniforme. Sombras sobre metade do documento interrompem o OCR de forma confiável.
- O documento completo no quadro, incluindo rodapé com detalhes bancários.
- Desenrole o recibo amassado. Dobraduras fazem dígitos parecerem outros números.
Um PDF digital é sempre melhor do que sua versão impressa e reescaneada. Se você tiver a escolha, peça ao fornecedor o PDF.
O que acontece após o upload
O arquivo será salvo, aparecerá no relatório com o status Aguardando na fila e será adicionado à fila. A partir desse momento, ele está no servidor — fechar o navegador ou desligar o computador não interromperá o processamento. Fotos maiores que 2 MB são armazenadas no arquivo reduzidas (lado mais longo 3400 px), para que, após anos de armazenamento, você não pague a mais por megabytes extras; PDFs e documentos permanecem inalterados.
Problemas frequentes
- O arquivo está protegido por senha. PDFs com bloqueio não podem ser abertos; remova a senha antes de fazer o upload.
- O scan está girado ou inclinado. A rotação de 90, 180 e 270 graus é reconhecida e corrigida, assim como um documento que esteja inclinado até 25 graus.
- O arquivo é uma imagem dentro do PDF. Isso é comum e será gerenciado através do OCR, apenas leva um pouco mais de tempo.
- O arquivo não é um documento. Um anúncio, uma carta ou uma foto sem um documento resultará em um erro, receberá a etiqueta Documento não reconhecido e os créditos serão devolvidos.