फ़ाइल से अपलोड
सीधा रास्ता। दस्तावेज़ टैब में, ऊपर एक क्षेत्र है जहाँ आप फ़ाइलों को माउस से खींच सकते हैं, या उस पर क्लिक करके अपने डिस्क से चुन सकते हैं।
क्षेत्र क्या स्वीकार करता है
- PDF — डिजिटल और स्कैन किए गए।
- फोटोज़ और इमेजेज़ — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP।
- Word, Excel, PowerPoint — दस्तावेज़ से टेक्स्ट और अंतर्निहित फ़ोटोज़ ली जाती हैं।
- इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML से Pohoda; इन्हें सीधे पढ़ा जाता है, बिना मॉडल और बिना क्रेडिट के।
- सहेजा हुआ ई-मेल — फ़ाइल
.eml। यह खोला जाएगा और प्रत्येक अटैचमेंट से एक दस्तावेज़ बनेगा। - आर्काइव — ZIP, RAR, 7z, TAR और संकुचित TAR (
.tar.gz,.tar.bz2,.tar.xz)। इसे अनज़िप किया जाएगा, और हर फ़ाइल के लिए एक दस्तावेज़ बनेगा और सभी को आर्काइव के नाम के अनुसार लेबल मिलेगा।
प्रकार फ़ाइल की सामग्री से पहचाना जाता है, एक्सटेंशन से नहीं।
अपलोड किया गया ई-मेल
जब आपको ई-मेल में इनवॉइस आते हैं, तो आपको प्रत्येक अटैचमेंट को एक-एक करके निकालने की ज़रूरत नहीं। संदेश को .eml के रूप में सहेजें और उसे अपलोड करें — हर उपयुक्त अटैचमेंट से अपना दस्तावेज़ बनेगा और अपलोड के बाद आप देख पाएंगे कि फ़ाइल से कितने बने।
इसमें वही नियम लागू होते हैं जैसे ई-मेल द्वारा प्राप्ति में:
- फॉरवर्ड किए गए संदेशों को अनज़िप किया जाता है, उनकी अटैचमेंट सहित
- 20 किला-बाइट से कम की अटैचमेंट को छोड़ दिया जाता है, क्योंकि इतनी छोटी फ़ाइलें अक्सर लोगो और सिग्नेचर होती हैं
- एक ई-मेल से अधिकतम दस दस्तावेज़ बनते हैं
- जब PDF के साथ इसी इनवॉइस का ISDOC हो, तो वे एक दस्तावेज़ बनाते हैं, दो नहीं
यदि अटैचमेंट से कोई दस्तावेज़ नहीं बनता है, तो संदेश के टेक्स्ट को संसाधित किया जाएगा — भुगतान या सरल इनवॉइस की पुष्टि अक्सर ई-मेल में सीधे लिखी जाती हैं। यह तब भी लागू होता है जब अटैचमेंट थी लेकिन अस्वीकृत कर दी गई, जैसे कि डुप्लिकेट के रूप में। ई-मेल जिसमें इनवॉइस की अटैचमेंट होती है, उसका शरीर संसाधित नहीं होगा; "मैं इनवॉइस भेज रहा हूँ" वाक्य से केवल एक अतिरिक्त दस्तावेज़ बनता।
यदि ई-मेल में न तो टेक्स्ट में और न ही अटैचमेंट में कोई दस्तावेज़ है, तो अपलोड अस्वीकार कर दिया जाएगा और प्रत्येक अटैचमेंट के साथ लिखा जाएगा कि क्यों इसका उपयोग नहीं किया गया। स्वयं संदेश को दस्तावेज़ के रूप में नहीं सहेजा जाता — यह एक लिफाफा है।
अपलोड किया गया आर्काइव
एक ZIP में बीस इनवॉइस को अनज़िप करने की आवश्यकता नहीं है। पूरे आर्काइव को अपलोड करें: प्रत्येक अंदर की फ़ाइल से अपना दस्तावेज़ बनेगा और अपलोड के बाद आप देख पाएंगे कि फ़ाइल से कितने बने। आर्काइव के अंदर की फ़ोल्डर का कोई प्रभाव नहीं होता, दस्तावेज़ फ़ाइल के नाम के अनुसार नामित होता है, न कि पथ के अनुसार।
आर्काइव के अनुसार लेबल। आर्काइव से प्रत्येक दस्तावेज़ को बिना एक्सटेंशन के आर्काइव के नाम का लेबल मिलेगा — faktury-srpen.zip से लेबल faktury-srpen होगा। इसके अनुसार आप महीनों में भी फ़िल्टर करके एक बैच के दस्तावेज़ पाएंगे। यह एक साधारण लेबल है: इसे फिर से नामकरण, रंग बदलना और हटाना संभव है, और यदि आपके पास उसी नाम का लेबल पहले से है, तो वही इस्तेमाल किया जाएगा। आर्काइव में आर्काइव से दस्तावेज़ दोनों के लेबल बनते हैं।
आर्काइव के लिए जो ज़रूरी है:
- ZIP, RAR, 7z, TAR और gzip, bzip2 या xz द्वारा संकुचित TAR
- एक आर्काइव से अधिकतम पचास फ़ाइलें; शेष को प्रयोग में न आने वाले के बीच सूचीबद्ध किया जाएगा
- प्रत्येक फ़ाइल को आपके टैरिफ की आकार सीमा को पार करना होगा, उसी तरह जैसे कि आर्काइव को
- फ़ाइलें जो सिस्टम द्वारा जोड़ी जाएँ (
__MACOSX,.DS_Store,Thumbs.db), बिना जानकारी दिए छोड़ दी जाएँगी - जब PDF के साथ इसी इनवॉइस का ISDOC हो, तो वे एक दस्तावेज़ बनाते हैं, दो नहीं
- आर्काइव में सहेजा गया ई-मेल खोला जाएगा, आर्काइव ई-मेल में भी; अधिक गहराई में नहीं, आर्काइव में आर्काइव को ई-मेल में अस्वीकार कर दिया जाएगा
- पासवर्ड से सुरक्षित आर्काइव नहीं खोला जा सकता; अपलोड से पहले पासवर्ड हटा दें
यदि आर्काइव से कोई दस्तावेज़ नहीं बनता है, तो अपलोड अस्वीकार कर दिया जाएगा और गतिविधियों में प्रत्येक फ़ाइल के लिए लिखा जाएगा कि क्यों इसका उपयोग नहीं किया गया। अनज़िप किया गया आर्काइव गतिविधियों में अपने दस्तावेज़ों की सूची के साथ एक अलग रिकॉर्ड रखता है। Word और Excel तकनीकी रूप से भी ZIP हैं, लेकिन आर्काइव के रूप में नहीं माने जाते — इन्हें एक दस्तावेज़ के रूप में संसाधित किया जाता है, जैसा कि आप जानते हैं।
मास चयन काम करता है: संवाद में एक से अधिक फ़ाइलों का चयन करें, या एक ही चयन को डेस्कटॉप पर खींचें, अधिकतम बीस एक बार में। प्रत्येक फ़ाइल अपना दस्तावेज़ बनेगी और इसे अपने पृष्ठों की संख्या के अनुसार भुगतान किया जाएगा। फ़ाइलें एक-एक करके अपलोड की जाती हैं; यदि एक अस्वीकृत हो जाती है, तो अन्य जारी रहती हैं और अंत में आप देखेंगे कि कौन सी विफल हुई और क्यों।
फोन से साझा करना
यदि आप ParseDoc को Android में Chrome में एक ऐप के रूप में स्थापित करते हैं (ब्राउज़र मेन्यू में डेस्कटॉप पर जोड़ें और इंस्टॉल), तो यह सिस्टम मेन्यू में साझा करें में दिखाई देगा। रसीद की फोटो लें, गैलरी या कैमरा में साझा करना चुनें और ParseDoc चुनें — ऐप खोलेगी और फ़ाइल अपने आप अपलोड करेगी। यह फ़ाइल मैनेजर से PDF और एक साथ कई फ़ाइलों के साथ भी किया जा सकता है। iPhone वेब ऐप्स को साझा करने के मेन्यू में जगह नहीं देता; वहाँ Telegram काम करेगा।
साझा किया गया दस्तावेज़ खाता की डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ संसाधित किया जाता है — दस्तावेज़ का प्रकार, दिशा, प्रारूप और मुद्रा सेटिंग से — उसी तरह जैसे ई-मेल या Telegram से दस्तावेज़।
बिना सिग्नल के कुछ नहीं खोता है। साझा की गई फ़ाइल पहले फोन में कतार में सहेजी जाती है और फिर अपलोड की जाती है। जब आपकी कनेक्टिविटी नहीं होती, तो आप ऐप के बजाय सहेजा गया, कनेक्शन का इंतज़ार है पृष्ठ देखेंगे और आप इसे बंद कर सकते हैं। फ़ाइल अपने आप जाएगी, जब तक कि सिग्नल होगा: यदि ऐप खुली है, तो तुरंत, अन्यथा बैकग्राउंड में, और ऐप के अगले खुलने पर बिल्कुल अधिकतम। दस्तावेज़ टैब में देखने के लिए, आप देखेंगे कि कितनी साझा की गई फ़ाइलें प्रतीक्षा में हैं। आप इसके पीछे कई साझा कर सकते हैं, कतार सभी को बनाए रखेगी।
जानने वाली चीज़ें:
- बंद ऐप के साथ बैकग्राउंड में अपलोड लगभग एक घंटे तक काम करता है जब से आपने इसे आखिरी बार खोला था। उसके बाद फोन का साइन इन वैध नहीं होता और कतार प्रतीक्षा करती है जब तक आप ऐप को नहीं खोलते।
- फ़ाइल जिसे सेवा अस्वीकार करती है, जैसे डुप्लिकेट के रूप में, वह कतार से गायब हो जाती है और कारण आपको अपलोड क्षेत्र के नीचे दिखाई देगा।
- कतार उस खाते की है, जिसके तहत आपने साझा किया था। लॉगआउट करने के बाद यह आपके अगले साइन इन का इंतज़ार करती है और उसी फोन में किसी अन्य खाते में अपलोड नहीं किया जाएगा।
- कतार ब्राउज़र डेटा में होती है। इन्हें हटाने या ऐप को अनइंस्टॉल करने पर आप प्रतीक्षारत फ़ाइलें खो देंगे; आपकी गैलरी में फ़ोटो इससे प्रभावित नहीं होते हैं।
मूल सामग्री की गुणवत्ता
स्रोत की गुणवत्ता किसी भी चीज़ की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है। व्यावहारिक नियम:
- सीधे ऊपर से फ़ोटो लें, कोण से नहीं। परिप्रेक्ष्य आइटम तालिका को बिखेर देता है।
- समान प्रकाश। एक अधबीच दस्तावेज़ पर छाया प्रभावी तरीके से OCR को बाधित करती है।
- पूरा दस्तावेज़ दृश्य में होना चाहिए, बैंक विवरण के साथ पाद लेख सहित।
- मुड़ी हुई रसीद को सीधा करें। मोड़ संख्याओं को बदल देते हैं।
डिजिटल PDF हमेशा उसके प्रिंट और पुनः स्कैन किए गए रूप से बेहतर है। यदि आपके पास विकल्प है, तो आप विक्रेता से PDF की मांग करें।
अपलोड के बाद क्या होता है
फ़ाइल सहेजी जाती है, स्थिति कतार में प्रतीक्षित के साथ सूची में दिखाई देती है और कतार में शामिल होती है। तब से यह सर्वर पर है — बंद ब्राउज़र या बंद कंप्यूटर प्रक्रिया को रोकता नहीं है। 2 MB से बड़ी फ़ोटो को आर्काइव में छोटे आकार में सहेजा जाता है (लंबी दिशा 3400 px), ताकि सालों तक रखरखाव में अतिरिक्त मेगाबाइट का भुगतान न करना पड़े; PDF और दस्तावेज़ बिना किसी बदलाव के रहते हैं।
सामान्य समस्याएँ
- फ़ाइल पासवर्ड से सुरक्षित है। एक लॉक्ड PDF नहीं खोला जा सकता; अपलोड से पहले पासवर्ड हटा दें।
- स्कैन घुमा हुआ या तिरछा है। सेवा 90, 180 और 270 डिग्री के घुमाव को पहचानती है और उसे सीधा करती है, जैसे कि 25 डिग्री तक तिरछा दस्तावेज़।
- फ़ाइल PDF के अंदर एक चित्र है। यह सामान्य है और OCR के माध्यम से प्रबंधित होता है, केवल यह थोड़ा अधिक समय लेता है।
- फ़ाइल दस्तावेज़ नहीं है। विज्ञापन, पत्र या बिना दस्तावेज़ फोटो त्रुटि में समाप्त हो जाएगी, इसे लेबल दस्तावेज़ पहचाना नहीं गया मिलेगा और क्रेडिट लौटाए जाएंगे।