Nahrání ze souboru

Nejpřímější cesta. Na záložce Dokumenty je nahoře plocha, na kterou jde soubory přetáhnout myší, nebo na ni kliknout a vybrat je z disku.

Co plocha přijme

• PDF — digitální i naskenované.
• Fotky a obrázky — JPG, PNG, HEIC z iPhonu, GIF, WebP, AVIF, BMP.
• Skeny v TIFF — i vícestránkové, uloží se jako PDF. Viz Podporované vstupní formáty.
• Word, Excel, PowerPoint — z dokumentu se vezme text i vložené fotky.
• Elektronické faktury — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML z Pohody; ty se čtou přímo, bez modelu a bez kreditů.
• Uložený e-mail — soubor .eml. Otevře se a doklad vznikne z každé přílohy.
• Archiv — ZIP, RAR, 7z, TAR i zabalený TAR (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Rozbalí se, doklad vznikne z každého souboru uvnitř a všechny dostanou štítek podle jména archivu.

Typ se pozná z obsahu souboru, ne z přípony.

Štítky při nahrání

Pole Štítky je v sekci Pokročilé nastavení pod volbami zpracování. Co v něm vyberete, dostanou všechny doklady z dávky, u archivu každý soubor v něm. Nový štítek založíte přímo v nabídce tlačítkem Nový štítek a je rovnou vybraný. Výběr zůstává i pro další nahrání, dokud ho nezměníte; se změnou šanonu se nemaže. Aby to nešlo přehlédnout, ukazuje název sbalené sekce, kolik štítků je vybraných.

Nabízejí se jen vaše štítky. Automatické (druh dokladu, měna, Dokument nerozpoznán) přidává aplikace podle toho, co na dokladu najde, takže je dopředu volit nejde. Doklad unese nejvýš deset štítků, víc s nahráním poslat nejde.

Nahraný e-mail

Když vám faktury chodí do pošty, nemusíte přílohy vytahovat po jedné. Uložte zprávu jako .eml a nahrajte ji celou — z každé použitelné přílohy vznikne vlastní doklad a v seznamu po nahrání uvidíte, kolik jich ze souboru bylo.

Platí přitom stejná pravidla jako u příjmu e-mailem:

• přeposlané zprávy se rozbalují, včetně příloh uvnitř nich
• přílohy pod 20 kB se přeskočí, protože v té velikosti bývají loga a podpisy
• z jednoho e-mailu vznikne nejvýš deset dokladů
• když vedle PDF leží i ISDOC téže faktury, vznikne z nich jeden doklad, ne dva

Když z příloh žádný doklad nevznikne, zpracuje se text zprávy — potvrzení o platbě nebo jednoduchá faktura bývají napsané přímo v mailu. Platí to i tehdy, když příloha byla, ale odmítla se, třeba jako duplicita. U mailu s fakturou v příloze se tělo nezpracuje; z věty „posílám fakturu" by byl jen doklad navíc.

Když v e-mailu není doklad ani v textu, ani v příloze, nahrání se odmítne a u každé přílohy je napsané, proč se nepoužila. Samotná zpráva se jako doklad neukládá — je to obálka.

Nahraný archiv

Dvacet faktur v jednom ZIPu nemusíte rozbalovat. Archiv nahrajte celý: z každého souboru uvnitř vznikne vlastní doklad a v seznamu po nahrání uvidíte, kolik jich ze souboru bylo. Doklad se jmenuje podle souboru, ne podle cesty.

Šanon podle složky. Když se složka v archivu jmenuje stejně jako některý váš šanon, doklady z ní do něj rovnou spadnou. ZIP se složkami Nafta/ a Kancelář/ tak roztřídí doklady do šanonů Nafta a Kancelář najednou. Velikost písmen nerozhoduje. Rozhoduje nejhlubší složka se jménem šanonu, takže srpen/Nafta/2026/uctenka.jpg jde do šanonu Nafta. Složka má přednost před šanonem vybraným při nahrání, protože patří ke konkrétnímu souboru; soubory mimo takovou složku zůstanou ve vybraném šanonu.

Šanon se podle složky nezakládá a složka s neznámým jménem na nic nemá vliv. Archivované šanony se nepoužijí. Když nahráváte do šanonu, který vám někdo sdílí, složky se nepoužijí vůbec: doklad patří vlastníkovi šanonu a do vašich šanonů by ho přesunuly k vám. Co se podle složky zařadilo jinam, je vypsané v aktivitě u záznamu o rozbalení archivu.

Štítek podle archivu. Každý doklad z archivu dostane štítek se jménem archivu bez přípony — z faktury-srpen.zip je štítek faktury-srpen. Podle něj doklady z jedné dávky najdete filtrem i po měsících. Je to obyčejný štítek: jde přejmenovat, přebarvit i smazat, a když už štítek toho jména máte, použije se ten. Archiv v archivu dá doklad se štítky obou.

Co pro archiv platí:

• formáty ZIP, RAR, 7z, TAR a TAR zabalený gzipem, bzip2 nebo xz
• z jednoho archivu nejvýš padesát souborů; zbytek se vypíše mezi nepoužitými
• každý soubor uvnitř musí projít limitem velikosti vašeho tarifu, stejně jako archiv sám
• soubory, které přibalí systém (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db), se přeskočí bez hlášení
• když vedle PDF leží i ISDOC téže faktury, vznikne z nich jeden doklad, ne dva
• uložený e-mail v archivu se otevře, archiv v e-mailu taky; hlouběji už ne, archiv v archivu v e-mailu se odmítne
• zaheslovaný archiv otevřít nejde; heslo odstraňte před nahráním

Když z archivu nevznikne žádný doklad, nahrání se odmítne a v aktivitě je u každého souboru napsané, proč se nepoužil. Rozbalený archiv má v aktivitě vlastní záznam s výčtem dokladů, které z něj vznikly. Word a Excel jsou technicky taky ZIP, ale za archiv se nepovažují — zpracují se jako jeden dokument, jak jste zvyklí.

Hromadný výběr funguje: označte v dialogu víc souborů, nebo na plochu přetáhněte celý výběr, nejvýš dvacet najednou. Každý soubor se stane vlastním dokladem a zaplatí se podle svého počtu stran. Soubory se nahrávají po jednom; když jeden neprojde, ostatní pokračují a na konci uvidíte, co selhalo a proč.

Sdílení z telefonu

Když si ParseDoc v Chromu na Androidu nainstalujete jako aplikaci (v nabídce prohlížeče Přidat na plochu a Instalovat), objeví se v systémové nabídce Sdílet. Účtenku vyfoťte, v galerii nebo ve foťáku zvolte Sdílet a vyberte ParseDoc — aplikace se otevře a soubor nahraje sama. Jde to i s PDF ze správce souborů a s víc soubory najednou. iPhone webovým aplikacím místo v nabídce Sdílet nedává; tam poslouží Telegram.

Sdílený doklad se zpracuje s výchozími volbami účtu — typ dokladu, směr, formát a měna z nastavení — stejně jako doklad z e-mailu nebo Telegramu.

Bez signálu se nic neztratí. Sdílený soubor se nejdřív uloží do fronty v telefonu a teprve pak se nahrává. Když zrovna nemáte připojení, uvidíte místo aplikace stránku Uloženo, čeká na připojení a můžete ji zavřít. Soubor odejde sám, jakmile signál bude: hned, pokud je aplikace otevřená, jinak na pozadí, a nejpozději při příštím otevření aplikace. Na záložce Dokumenty je mezitím vidět, kolik sdílených souborů čeká. Sdílet jich můžete za sebou víc, fronta podrží všechny.

Co je dobré vědět:

• Nahrání na pozadí se zavřenou aplikací funguje zhruba hodinu od chvíle, kdy jste ji měli naposledy otevřenou. Potom už telefon nemá platné přihlášení a fronta počká, až aplikaci otevřete.
• Soubor, který služba odmítne, třeba jako duplicitu, z fronty zmizí a důvod uvidíte pod nahrávací plochou.
• Fronta patří účtu, pod kterým jste sdíleli. Po odhlášení počká na vaše další přihlášení a do cizího účtu na stejném telefonu se nenahraje.
• Fronta leží v datech prohlížeče. Jejich smazáním nebo odinstalováním aplikace o čekající soubory přijdete; fotky ve vaší galerii se to netýká.

Kvalita podkladu

Na kvalitě předlohy záleží víc než na čemkoli jiném. Praktická pravidla:

1. Foťte kolmo shora, ne z úhlu. Perspektiva rozhodí tabulky položek.
2. Rovnoměrné světlo. Stín přes polovinu dokladu spolehlivě rozbije OCR.
3. Celý doklad v záběru včetně patičky s bankovním spojením.
4. Zmačkanou účtenku narovnejte. Lomy dělají z číslic jiné číslice.

Digitální PDF je vždycky lepší než jeho vytištěná a znovu naskenovaná podoba. Když máte na výběr, chtějte po dodavateli PDF.

Co se stane po nahrání

Soubor se uloží, objeví se ve výpisu se stavem Čeká ve frontě a zařadí se do fronty. Od té chvíle je na serveru — zavřený prohlížeč ani vypnutý počítač zpracování nezastaví. Fotky větší než 2 MB se do archivu ukládají zmenšené (delší strana 3400 px), aby se za roky uchování neplatilo za megabajty navíc; PDF a dokumenty zůstávají beze změny.

Při nahrávání víc souborů ukazuje plocha, kolik jich je hotovo. Pod ní se vypisují jen soubory, které neprošly, i s důvodem. Kolik se jich nahrálo, řekne na konci hláška.

Časté potíže

• Soubor je chráněný heslem. PDF se zámkem nejde otevřít; heslo odstraňte před nahráním.
• Sken je otočený nebo šikmý. Otočení o 90, 180 i 270 stupňů služba pozná a srovná, stejně jako doklad ležící šikmo do 25 stupňů.
• Soubor je obrázek uvnitř PDF. To je běžné a zvládne se přes OCR, jen to trvá o něco déle.
• Soubor není doklad. Inzerát, dopis nebo fotka bez dokladu skončí chybou, dostane štítek Dokument nerozpoznán a kredity se vrátí.