Загрузка из файла

Самый прямой способ. На вкладке Документы вверху есть область, в которую можно перетаскивать файлы мышью, или на которую можно нажать и выбрать их с диска.

Что может принять область

• PDF — как цифровые, так и отсканированные.
• Фотографии и изображения — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — из документа будет взят текст и вставленные фотографии.
• Электронные счета — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML из Pohoda; они читаются напрямую, без модели и без кредитов.
• Сохранённый e-mail — файл .eml. Откроется, и документ будет создан из каждой вложения.
• Архив — ZIP, RAR, 7z, TAR и упакованный TAR (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Распакуется, документ будет создан из каждого файла внутри, и все получат метку в соответствии с именем архива.

Тип определяется по содержимому файла, а не по расширению.

Загруженный e-mail

Когда счета приходят на почту, вам не нужно извлекать вложения по одному. Сохраните сообщение как .eml и загрузите его целиком — из каждой подходящей вложения будет создан отдельный документ, и в списке после загрузки вы увидите, сколько из файла было создано.

При этом действуют те же правила, что и для получения по e-mail:

• пересланные сообщения распаковываются, включая вложения внутри них
• вложения размером менее 20 кБ пропускаются, поскольку в таком размере обычно находятся логотипы и подписи
• из одного e-mail может возникнуть не более десяти документов
• когда рядом с PDF находится и ISDOC того же счета, создается один документ, а не два

Если из вложений не будет создано ни одного документа, обрабатывается текст сообщения — подтверждение оплаты или простой счет часто написаны прямо в письме. Это также верно, даже если вложение было, но было отказано, например, как дубликат. В e-mail с счетом в вложении тело не обрабатывается; из предложения «отправляю счет» возникнет только дополнительный документ.

Если в e-mail нет документа ни в тексте, ни во вложении, загрузка будет отклонена, и при каждой вложении будет написано, почему она не была использована. Само сообщение не сохраняется как документ — это конверт.

Загруженный архив

Двадцать счетов в одном ZIP не нужно распаковывать. Загружайте архив целиком: из каждого файла внутри будет создан отдельный документ, и в списке после загрузки вы увидите, сколько из файла было создано. Папки внутри архива не имеют значения, документ называется в соответствии с файлом, а не с путём.

Метка согласно архиву. Каждый документ из архива получает метку с именем архива без расширения — из faktury-srpen.zip метка будет faktury-srpen. По ней документы из одной партии можно найти с помощью фильтра по месяцам. Это обычная метка: ее можно переименовать, переокрасить и удалить, и если такая метка уже существует, будет использована она. Архив в архиве дает документ с обеими метками.

Что касается архива:

• форматы ZIP, RAR, 7z, TAR и TAR упакованный gzip'ом, bzip2 или xz
• из одного архива не более пятидесяти файлов; остальное будет перечислено среди неиспользованных
• каждый файл внутри должен пройти лимит размера вашего тарифа, так же как и сам архив
• файлы, которые добавляет система (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db), будут пропущены без уведомления
• когда рядом с PDF находится и ISDOC того же счета, создается один документ, а не два
• сохранённый e-mail в архиве будет открыт, архив в e-mail тоже; глубже уже нет, архив в архиве в e-mail будет отклонен
• зашифрованный архив открыть не получится; удалите пароль перед загрузкой

Если из архива не будет создано ни одного документа, загрузка будет отклонена, и в активности под каждым файлом будет написано, почему он не был использован. Распакованный архив имеет в активности собственную запись с перечислением документов, которые из него возникли. Word и Excel технически тоже являются ZIP, но за архив не считаются — они обрабатываются как один документ, как вы привыкли.

Массовый выбор работает: отметьте в диалоговом окне несколько файлов или перетяните на область целый выбор, не более двадцати одновременно. Каждый файл станет отдельным документом и будет оплачен в зависимости от количества своих страниц. Файлы загружаются по одному; если один не проходит, остальные продолжают, и в конце вы увидите, что не удалось и почему.

Совместное использование с телефона

Если вы установите ParseDoc в Chrome на Android как приложение (в меню браузера Добавить на экран и Установить), оно появится в системном меню Поделиться. Отсканируйте чек, в галерее или в камере выберите Поделиться и выберите ParseDoc — приложение откроется и файл загрузит само. Это также можно сделать с PDF из файлового менеджера и с несколькими файлами сразу. iPhone не предоставляет веб-приложениям место в меню Поделиться; там подойдет Telegram.

Поделенный документ будет обработан с предустановленными параметрами аккаунта — тип документа, направление, формат и валюта из настроек — так же, как и документ из e-mail или Telegram.

Без сигнала ничего не потеряется. Поделенный файл сначала будет сохранен в очереди на телефоне и только потом будет загружен. Если у вас нет подключения, вы увидите вместо приложения страницу Сохранено, ожидает подключения и можете ее закрыть. Файл отправится сам, как только появится сигнал: сразу, если приложение открыто, иначе в фоновом режиме, и не позднее следующего открытия приложения. На вкладке Документы тем временем видно, сколько поделенных файлов ожидает. Вы можете поделиться несколькими подряд, очередь удержит все.

Что стоит знать:

• Загрузка в фоновом режиме с закрытым приложением работает примерно час с момента, как вы его в последний раз открывали. После этого телефон больше не имеет действительной авторизации, и очередь подождет, пока вы не откроете приложение.
• Файл, который сервис отклоняет, например как дубликат, исчезнет из очереди, и причину вы увидите под загрузочной областью.
• Очередь принадлежит аккаунту, под которым вы поделились. После выхода она будет ждать вашего следующего входа, и в чужой аккаунт на том же телефоне не загрузится.
• Очередь хранится в данных браузера. Их удаление или удаление приложения приведет к потере ожидающих файлов; фотографии в вашей галерее это не затронет.

Качество исходника

Качество исходного материала имеет большее значение, чем что-либо другое. Практические правила:

1. Фотографируйте вертикально сверху, а не под углом. Перспектива искажает таблицы товаров.
2. Равномерное освещение. Тень через половину документа надежно разрушает OCR.
3. Весь документ в кадре, включая подвал с банковскими реквизитами.
4. Помните скомканный чек. Сгибы могут превращать цифры в другие цифры.

Цифровой PDF всегда лучше, чем его распечатанный и заново отсканированный вариант. Если у вас есть выбор, требуйте от поставщика PDF.

Что произойдет после загрузки

Файл будет сохранен, появится в списке с состоянием Ожидает в очереди и будет помещен в очередь. С того момента он на сервере — закрытый браузер или выключенный компьютер не остановят обработку. Фотографии размером более 2 МБ сохраняются в архиве уменьшенными (длинная сторона 3400 px), чтобы за годы хранения не надо было платить за дополнительные мегабайты; PDF и документы остаются без изменений.

Частые проблемы

• Файл защищен паролем. PDF с замком не открыть; удалите пароль перед загрузкой.
• Сканирование повернуто или наклонено. Повороты на 90, 180 и 270 градусов сервис распознает и выправляет, как и документ, лежащий наклонно под 25 градусов.
• Файл является изображением внутри PDF. Это обычное явление и обрабатывается через OCR, лишь занимает немного больше времени.
• Файл не является документом. Объявление, письмо или фотография без документа закончится ошибкой, получит метку Документ не распознан и кредиты будут возвращены.