Bestätigung und Abschluss

Mit der Bestätigung erklären Sie, dass die Daten dem Papier entsprechen. Das Dokument wechselt in den Status Fertig und wird ab diesem Zeitpunkt in den Berichten berücksichtigt, kann heruntergeladen und gesendet werden.

Was die Bestätigung bewirkt

• Speichert die Werte aus dem Formular und prüft sie gegen das Schema.
• Berechnet die Funde, die Richtung des Dokuments, den Typ und die automatischen Etiketten aus den korrigierten Daten neu.
• Fragt das VIES-Register ab und überprüft die Duplikate im Archiv.
• Merkt sich das Konto des Lieferanten aus dem empfangenen Dokument, siehe Funde und deren Lösung.
• Sendet einen Webhook und eine Nachricht an Telegram, falls Sie diese eingerichtet haben.
• Protokolliert, wer und wann das Dokument bestätigt hat.
• Öffnet ein weiteres Dokument aus der Warteschlange.

Es erfolgt kein Abzug des Guthabens.

Wiedereröffnung

Ein bestätigtes Dokument ist schreibgeschützt. Wenn Sie einen Fehler finden, bietet die Schaltfläche Dokument reparieren zwei Möglichkeiten: Daten korrigieren bringt das Dokument zurück zur Prüfung und nach einer neuen Bestätigung wird der Webhook erneut gesendet, gekennzeichnet als Korrektur. Erneut verarbeiten verwirft die erkannten Daten und extrahiert das Dokument erneut, auch in einem anderen Typ — das ist nützlich, wenn der Typ oder fast alles falsch ist.

Ein Dokument, das bereits in die Buchhaltung geschickt wurde, wird durch die Korrektur bei uns nicht verändert. Das Fenster weist darauf hin; reparieren Sie es auch dort.

Wer bestätigen darf

Der Eigentümer des Ordners immer. Bei einem geteilten Ordner hängt es von der Freigabestufe ab: Die Stufe Dokumentenprüfung gibt das Recht, fremde Dokumente zu bestätigen und wieder zu öffnen, ohne sie hinzufügen oder löschen zu dürfen. Externe Buchhalter benötigen genau das. Vollzugriff darf ebenfalls bestätigen.

Dokumente, die niemand geprüft hat

Ein Dokument im Status Wartet auf Prüfung kann nicht heruntergeladen, exportiert oder in die Buchhaltung gesendet werden und kann nicht in PDF oder Excel umgewandelt werden. Es wird nicht in die Berichte einbezogen. Im Bericht finden Sie es mit dem Statusfilter.

Wer die Prüfung nicht wünscht, kann sie in den Einstellungen deaktivieren oder einschränken — dann werden Dokumente sofort nach der Erkennung gesendet, auch mit den Funden. Die Entscheidung liegt bei Ihnen, aber bei einer Rechnung mit einer nicht übereinstimmenden IBAN bedeutet dies, dass der Fehler erst anhand dessen erkannt wird, wohin das Geld gesendet wurde.