Feststellungen und deren Lösungen

Eine Feststellung ist eine Aussage darüber, was auf dem Dokument nicht stimmt. Feststellungen werden nicht vom Browser gezählt, sondern vom Server, sodass sie sowohl bei einem Dokument aus dem Formular als auch bei einem Dokument, das über die API eingegangen ist, entstehen und der API-Client sie zusammen mit den Daten erhält.

Arten von Feststellungen

Jede Kontrolle kann in den Einstellungen deaktiviert werden. Wenn sie deaktiviert ist, wird sie überhaupt nicht gezählt, sodass das Dokument aufgrund dieser Kontrolle nicht einmal in der Warteschlange für die Überprüfung landet.

Was mit einer Feststellung nicht geschieht

Eine Feststellung wird sich niemals selbst reparieren. Wo es möglich ist zu berechnen, wird eine Schaltfläche Reparieren auf mit einem Wert angeboten, aber diesen müssen Sie selbst einsetzen. Bei IČO wird der Vorschlag nicht angeboten, wenn es nur anhand der Prüfziffer erkannt werden kann: Diese lässt ungefähr jede elfte zufällige Zahl durch, sodass eine automatische Korrektur ein gültiges, aber fremdes IČO erzeugen könnte. Dieser Fehler ist schlimmer als ein sichtbarer Unsinn, da ihn niemand bemerkt.

Eine Ausnahme stellt die Firma dar, bei der das Dokument auch ein DIČ trägt. Die Steuernummer der Firma ist CZ und ihr IČO, sodass der richtige Wert neben dem Dokument steht und nichts nachgerechnet werden muss — dort wird ein Vorschlag angeboten. Bei einem Einzelunternehmer gilt dies nicht, denn dieser hat in seinem DIČ seine Sozialversicherungsnummer, und daher wird das IČO mit dem DIČ dort überhaupt nicht verglichen.

Ein Vorschlag fehlt auch dort, wo das Dokument nach dessen Einsetzung widersprüchlich wäre. Bei der Summe der Positionen in einem Dokument, dessen Basis plus Steuer den Gesamtbetrag ergeben, würde das Setzen der Summe diese Beziehung zerstören — die Feststellung bleibt daher bestehen, aber der Wert wird nicht angeboten.

Wiederholte Positionen

Mehrseitige Dokumente listen manchmal dieselben Positionen zweimal unter verschiedenen Überschriften auf: Eine Cloud-Rechnung hat eine Aufschlüsselung nach Dienstleistungen und dann noch einmal nach Konten; die Rechnung des Anbieters nach Dienstleistungen und dann nach Telefonnummern. Das Modell erhält beide Tabellen und liest beide, sodass jede Position in den Daten zweimal vorhanden ist, die Summe doppelt ausgeht und in die Buchhaltung zweimal gehen würde.

Eine Feststellung entsteht nur, wenn jede Position gleich oft wiederholt wird und mindestens drei verschiedene Positionen vorhanden sind. Eine zusätzliche oder fehlende Position und die Feststellung wird nicht erzeugt — zwei identische Paare in einem Dokument sind eine übliche Sache, und wegen dieser halbierten Aufschlüsselung zu löschen, wäre schlimmer als zu schweigen.

Bei der Feststellung gibt es eine Schaltfläche, die aus jeder Reihe den ersten Vorkommen beibehält und den Rest löscht. Die gesamte Aufschlüsselung wird auf einmal geändert, da ein Löschen einzelner Positionen die Zeilennummern unter den Händen verschieben würde. Das betrifft die Summen nicht: Basis, Steuer und Gesamtbetrag ändern sich nicht, die gelten für das Dokument.

Achten Sie auf Dokumente, bei denen die Positionen in einer anderen Währung als die Summen sind. Cloud-Rechnungen rechnen in Dollar und berechnen nur die Summen in Euro oder Kronen um. Die Bereinigung von wiederholten Positionen behebt ein solches Dokument nicht vollständig: Die Summe der Positionen passt nicht zu den Summen, weil sie in einer anderen Währung sind. In der Buchhaltung ist es bei so einem Dokument sauberer, eine Position für die gesamte Rechnung zu belassen.

Positionen in einer anderen Währung als die Summen

Ausländische Rechnungen aus der Cloud berechnen in Dollar und berechnen nur die Summen in die Zahlungsmethode um: Die Aufschlüsselung nach Dienstleistungen bleibt in USD, die Steuerbasis und der zu zahlende Betrag sind in Euro oder Kronen. Das Dokument hat in der Anwendung nur eine Währung, sodass die Summe der Positionen mit der Steuerbasis nicht zutrifft, egal wie man es repariert.

Das erkennt man am Transkript des Dokuments, wo neben jedem Betrag die Währung steht. Bei einem Dokument, das kein Transkript hat — elektronische Rechnung oder deaktiviertes OCR — wird die Kontrolle nicht ausgelöst und es gilt die gewöhnliche Feststellung über die Summe.

Damit eine Feststellung entsteht, muss eine fremde Währung bei mindestens drei verschiedenen Preisen der Positionen stehen und die Währung des Dokuments darf an keiner Stelle stehen. Ein Dokument, das bei jeder Zeile beide Währungen druckt, ist nur eine Umrechnung und erzeugt keine Feststellung.

Die Anwendung bietet keine Reparatur an, da die richtige Antwort aus dem Dokument nicht abgeleitet werden kann. Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Lassen Sie die Währung des Dokuments und der Positionen auf eine vereinfachen, z. B. Dienstleistungen 8/2026 zum Betrag aus der Steuerbasis. Der Betrag, der tatsächlich bezahlt wird, geht in die Buchhaltung, und die Aufschlüsselung der Dienstleistungen bleibt im Original, das im Dokument gespeichert ist. Für die Buchhaltung ist dies die sauberste Lösung.
2. Konvertieren Sie das Dokument in die Währung der Positionen einschließlich der Summen. Das Dokument passt dann intern, aber der zu zahlende Betrag und die Steuer sind in einer anderen Währung als die, die bezahlt wird — diese ist aus dem Dokument für die Umsatzsteuererklärung relevant.

Die Feststellung kann auch ignoriert und das Dokument bestätigt werden. In der Buchhaltung gehen dann die Positionen in einer Währung und die Summen in einer anderen, sodass das Programm andere Zahlen berechnet, als im Dokument angegeben.

Die Kontrolle der Summe der Positionen wird für so ein Dokument nicht gestartet. Sie kann nicht übereinstimmen und eine zweite Meldung über dasselbe würde nichts Neues sagen.

Wie man die Feststellung schließt

Zwei Wege:

1. Wert korrigieren. Die Feststellung verschwindet von selbst, sobald die Neuberechnung abgeschlossen ist.
2. Lassen Sie es sein. Wenn der Wert korrekt ist und die Feststellung unbegründet — z. B. ein Lieferant aus dem Ausland mit einem anderen USt-Satz. Bei der Bestätigung wird ein Fenster mit einer Liste der Feststellungen angezeigt, die im Dokument verbleiben, und Sie bestätigen sie auf einmal. Wer das Fenster nicht möchte, aktiviert das Kontrollkästchen Nicht erneut anzeigen; es kann in den Einstellungen wieder aktiviert werden.

Es wird vermerkt, wer das Dokument bestätigt hat und ob er die Daten geändert hat.

Lieferantenkonto

Der häufigste Betrug mit Rechnungen sieht folgendermaßen aus: Es kommt eine Rechnung von einem Lieferanten, den Sie kennen, vollständig wie gewohnt, nur die Kontonummer ist fremd. Die Prüfziffer erkennt nichts daran, da ein gefälschtes Konto oft gültig ist.

Die Anwendung merkt sich daher bei jedem Lieferanten, auf welche Konten Sie ihm gezahlt haben, und wenn im Dokument ein anderes kommt, wird das als Feststellung gemeldet. Es handelt sich nicht um eine Blockierung: Konten ändern sich tatsächlich und das Dokument muss so verbucht werden, wie es ist. Die Feststellung muss einfach bei der Bestätigung genehmigt werden wie jede andere, und von diesem Moment an ist das neue Konto auch bekannt.

Was dazu wichtig ist:

• Das Konto wird erst mit der Bestätigung der Kontrolle gespeichert. Nicht mit der Erkennung. Wenn die Erkennung ausgereicht hätte, hätte die gefälschte Rechnung ihr Konto selbst registriert, bevor es jemand öffnet.
• Die erste Rechnung des Lieferanten meldet nichts. Es gibt nichts zu vergleichen, sie legt nur eine Basis fest. So haben es auch die Banken.
• Die inländische Eingabe und der IBAN desselben Kontos sind dasselbe Konto. Eine Rechnung schreibt 19-2000145399/0800, die andere CZ6508000000192000145399. Daraus entsteht keine Feststellung.
• Gilt nur für eingehende Dokumente. Auf der ausgestellten Rechnung steht Ihr eigenes Konto.
• Die Feststellung bietet keine Reparatur an. Das eingespeicherte Konto anstelle dessen, was auf dem Papier steht, zu setzen, wäre eine Schaltfläche „Zahle anders, als die Rechnung sagt". Sie müssen dies selbst entscheiden — und das neue Konto anderswo als auf dieser Rechnung überprüfen.
• Bekannte Konten sind bei der Gegenpartei sichtbar. Sie finden sie im Detail des Lieferanten im Tab Gegenparteien, auch mit dem Hinweis, wer es zuletzt bestätigt hat. An derselben Stelle kann das Gedächtnis des Lieferanten vergessen werden.

DIČ und das Register der Steuerpflichtigen

Das DIČ des Lieferanten und des Abnehmers wird im europäischen Register VIES überprüft. Wenn das Register gerade nicht antwortet, entsteht keine Feststellung — es hat keinen Sinn, den Lieferanten wegen eines Ausfalls in Brüssel anzurufen. Es wird nur das europäische DIČ mit der Landesvorwahl überprüft.

Ihr eigenes DIČ wird nicht überprüft, Sie kennen Ihre Steuerpflicht. Auch das tschechische DIČ des Lieferanten auf dem Dokument ohne MwSt wird nicht überprüft: Ein Nichtsteuerpflichtiger kann ein DIČ haben, ist aber nicht im Register der Steuerpflichtigen.

Das VIES-Register gibt nur Ja/Nein zurück, den Firmennamen vergleichen wir nicht damit. Das Register ARES wird an anderer Stelle verwendet — beim Ausfüllen Ihres eigenen Unternehmens in den Einstellungen.