Conferma e Chiusura

Con la conferma dichiarate che i dati corrispondono al documento cartaceo. Il documento passa allo stato Completato e da quel momento verrà considerato nei report, sarà scaricabile e inviabile.

Cosa fa la conferma

• Salva i valori dal modulo e li verifica rispetto allo schema.
• Ricalcola le contestazioni, la direzione del documento, il tipo e le etichette automatiche dai dati corretti.
• Interroga il registro VIES e controlla la duplicazione contro l'archivio.
• Memorizza il conto del fornitore dal documento ricevuto, vedi Contestazioni e loro risoluzione.
• Invia un webhook e un messaggio su Telegram, se sono stati impostati.
• Registra nell'attività chi e quando ha confermato il documento.
• Apre un altro documento nella coda.

Il credito non viene addebitato.

Riapertura

Un documento confermato è solo in lettura. Se trovate un errore, il pulsante Correggi documento offre due opzioni: Correggi i dati riporta il documento in controllo e dopo una nuova conferma il webhook verrà inviato nuovamente, contrassegnato come correzione. Elaborare nuovamente scarta i dati riconosciuti e estrae nuovamente il documento, anche con un diverso tipo — utile quando il tipo è errato o quasi tutto.

Un documento che è già stato inviato alla contabilità non verrà modificato dalla correzione nel nostro sistema. La finestra avviserà; correggetelo anche lì.

Chi può confermare

Il proprietario della cartella sempre. In una cartella condivisa, dipende dal livello di condivisione: il livello Controllo documenti dà il diritto di confermare e riaprire documenti altrui, senza che l'utente possa aggiungere o eliminare. Questo è precisamente ciò di cui ha bisogno un contabile esterno. Anche l'accesso completo può confermare.

Documenti che non sono stati controllati

Un documento nello stato Aspetta controllo non può essere scaricato, esportato o inviato alla contabilità e non può essere trasformato in PDF o Excel. Non viene considerato nei report. Lo troverete nella lista filtrando per stato.

Chi non desidera il controllo può disabilitarlo o limitarlo nelle impostazioni — in tal caso, i documenti vengono inviati immediatamente dopo il riconoscimento, anche con contestazioni. La decisione è vostra, ma per una fattura con un IBAN errato significa che l'errore verrà riconosciuto solo in base a dove sono stati inviati i soldi.