Kontrollformular

Das Formular besteht entsprechend dem Belegschema. Eine Rechnung hat andere Felder als ein Bon und ein eigenes Schema kann Felder haben, die sonst nirgendwo sind. Die Felder erscheinen in der Reihenfolge, in der sie im Schema angeordnet sind.

Felder der Rechnung

Belegnummer und -art, Lieferant und Käufer mit IČO und DIČ, Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum, Verwendungszweck, IBAN, Steuergrundlage, Umsatzsteuer und Gesamtsumme, Währung, Umsatzsteuerzusammenfassung nach Sätzen und Positionen mit Menge, Einheit, Preis pro Einheit, Preis pro Zeile und Umsatzsteuersatz.

Bei einer Position gibt es außerdem Belegteil. Dies wird bei Belegen ausgefüllt, die Positionen in mehreren Tabellen haben — zum Beispiel eine Nebeneinkommensabrechnung mit getrennt berechneter Lieferung, Verteilung und regulierten Dienstleistungen. Es enthält die Überschrift der Tabelle, aus der die Zeile übernommen wurde, sodass klar ist, woher die Informationen stammen. Ein Beleg mit einer einzigen Tabelle hat das Feld leer und geht nicht in die Buchhaltungsexporte.

Eine Spalte wird nur gezeichnet, wenn sich die Teile der Zeilen tatsächlich unterscheiden. Wenn bei allen Zeilen dasselbe steht oder nichts, verschwindet sie und bleibt der Name der Position, anhand dessen die Zeile erkannt wird.

Breite der Panels

Zwischen dem Beleg und dem Formular befindet sich eine Leiste, die man greifen und ziehen kann. Der Beleg kann so schmaler werden, wenn mehr Platz für die Positionen benötigt wird, oder breiter, wenn etwas darin gesucht wird. Es funktioniert auch mit der Tastatur: Mit den Pfeiltasten nach links und rechts, der Home-Taste oder einem Doppelklick wird das ursprüngliche Layout zurückgesetzt. Das Verhältnis wird im Browser gespeichert, sodass es nur einmal eingestellt werden muss, nicht bei jedem Beleg. Auf dem Telefon sind die Panels untereinander angeordnet und die Leiste gibt es dort nicht.

Arbeiten mit Positionen

Zeilen können hinzugefügt und zur Löschung markiert werden; eine markierte Zeile bleibt durchgestrichen und wird bei Bestätigung übersprungen. Bei einem Feld, auf das Sie geklickt haben, kann der ursprüngliche Wert des Modells mit einem Klick zurückgesetzt werden.

Nach jeder Änderung werden die Funde und Nachrechnungen neu berechnet — aber nicht im Browser. Die Neuberechnung erfolgt auf dem Server, da dieselben Regeln und Toleranzen auch für Belege gelten, die über die API laufen und von keinem Formular je gesehen werden. Praktisch bedeutet das, dass Sie nach einer Korrektur einen Moment auf die Antwort warten und dann die Funde auf einmal vergleichen.

Nachrechnungen sind in der Leiste Nachrechnen: Steuergrundlage als Summe der Positionen, Gesamtsumme als Grund plus Umsatzsteuer, Umsatzsteuer als Differenz, und Ergänzung fehlender Preise pro Zeile aus der Menge und dem Einzelpreis. Sie werden nur dort angeboten, wo sie etwas ändern würden.

Verknüpfung mit der Vorschau

Das Feld Im Beleg suchen über der Vorschau findet den Text im Original und markiert gleichzeitig das Formularfeld, in dem derselbe Wert steht — ungeachtet der Diakritika, der Leerzeichen zwischen Tausendern und dem Dezimalkomma. Der in der Vorschau markierte Text kann kopiert (mit der Schaltfläche oder Ctrl+C) und in das Feld eingefügt werden.

Es funktioniert auch umgekehrt. Wenn Sie in das Formularfeld klicken oder mit der Tabulatortaste darauf wechseln, findet die Vorschau dessen Wert im Beleg, umrahmt ihn und scrollt zu ihm. Beträge findet es auch, wenn sie mit Leerzeichen zwischen den Tausendern und dem Dezimalkomma geschrieben sind, das Datum auch in der Form 12. 3. 2026. Wenn der Wert im Beleg nicht steht, sagt die Vorschauleiste mit der Meldung Wert des Feldes im Beleg steht nicht Bescheid. Ein solcher Wert könnte falsch gelesen worden sein oder vom Modell nachgerechnet worden sein, und es lohnt sich, ihn zu überprüfen.

Es funktioniert bei PDF, Word, Excel und PowerPoint sowie bei Fotos und Scans. Fotos und Scans enthalten keinen Text, weshalb die Anwendung ihn beim Öffnen der Kontrolle maschinell liest (OCR). Beim ersten Mal dauert es ein paar Sekunden, bei mehrseitigen Scans sogar länger, und wenn Sie vorzeitig in das Feld klicken, wird der Rahmen angezeigt, sobald der Text gelesen wurde. Die maschinelle Lesung verwechselt manchmal eine Ziffer, sodass der Wert, den sie anders liest, im Foto nicht umrahmt wird. Die Meldung Wert des Feldes im Beleg steht nicht wird daher bei Fotos und Scans nicht angezeigt.

Werte mit weniger als drei Zeichen, wie z.B. Satz 21 oder Menge 1, werden nicht gesucht: Sie stehen an vielen Stellen im Beleg und eine Hervorhebung würde nichts aussagen.

Entscheidungen neben den Daten

Einige Funde werden nicht durch Korrektur des Wertes, sondern durch eine Entscheidung über den Beleg gelöst: Richtung auf "ausgestellt" ändern, Lieferant mit Käufer vertauschen, die Belegart aus dem Beleg statt aus dem Archiv übernehmen. Die Schaltflächen befinden sich bei dem Fund, die Entscheidung ist über dem Formular sichtbar und kann bis zur Bestätigung zurückgenommen werden.

Speicherung

Es wird beim Bestätigen gespeichert, nicht kontinuierlich. Das Schließen des Fensters oder das Wechseln zu einem anderen Beleg mit den Pfeiltasten verwirft die gemachten Änderungen ohne Rückfrage, sodass Sie den Beleg, bei dem Sie vierzig Zeilen korrigiert haben, besser vorher bestätigen, bevor Sie fortfahren.