Controparti
La scheda Controparti è un elenco delle aziende con cui fai affari: fornitori dai documenti ricevuti e clienti dai documenti emessi. Non è necessario inserire nulla. La controparte appare automaticamente con il primo documento riconosciuto su cui è presente, e tutto il resto viene assemblato dai documenti.
Chi è la controparte
Nel documento ricevuto, la controparte è il fornitore, mentre nel documento emesso è il cliente. L'azienda è riconosciuta tramite l'IČO. Se il documento non ce l'ha, viene identificata dal nome senza diacritici, spazi e punti, quindi "Fornitore s.r.o." e "FORNITORE s. r. o." è la stessa azienda. Anche il controllo dei duplicati la riconosce allo stesso modo.
Il nome, IČO e DIČ vengono mostrati dall'ultimo documento. Se un fornitore cambia nome, il registro deve mostrare il nome attuale, non quello della prima fattura.
I documenti caricati prima della creazione del registro si associano automaticamente alle controparti in background. Questo potrebbe richiedere un po' di tempo in caso di un grande archivio, e né l'archivio predefinito né le etichette vengono aggiunti a questi.
Elenco
Per ogni controparte puoi vedere:
- il numero di documenti, per le aziende con cui hai documenti ricevuti e emessi, suddivisi anche per direzione,
- il totale degli importi in base alle valute,
- IČO, DIČ e la risposta del registro VIES sull'eventuale status di contribuente IVA dell'azienda,
- la data dell'ultimo documento,
- se ha un archivio predefinito, gli indirizzi del mittente e i conti noti.
La ricerca avviene per nome, IČO e DIČ, senza tenere conto degli accenti: "cez" troverà "ČEZ Prodej, a.s.". Puoi ordinare per ultimo documento, nome o numero di documenti.
Il numero di documenti include sia i documenti completati che quelli in attesa di controllo. Solo i documenti completati sono inclusi nel totale, proprio come negli overview: un documento in attesa di controllo non è ancora stato verificato. I documenti nel cestino non vengono conteggiati.
Dettagli della controparte
I dettagli mostrano gli ultimi venti documenti. Il pulsante Tutti i documenti ti porta all'elenco dei documenti con filtro per questa controparte; il filtro è visibile sopra l'elenco anche quando è ridotto e può essere annullato con la "X".
Se l'azienda è associata in Fakturoid, il dettaglio lo indica. L'associazione mantiene il collegamento con Fakturoid tramite l'IČO e il registro lo mostra solo.
Archivio predefinito ed etichette
Per una controparte è possibile impostare un archivio in cui rientrano i suoi documenti e le etichette che ogni suo documento deve ricevere. Questo vale per i documenti che si aggiungeranno alla controparte da ora in poi:
- Nell'archivio predefinito va solo il documento senza archivio. Un documento che hai caricato in un archivio o che è stato inviato all'archivio da un'indirizzo di ricezione resterà dove si trova. Lo spostamento è lo stesso di un trasferimento manuale nell'elenco, il documento non viene rielaborato a causa di ciò.
- Le etichette vengono aggiunte a quelle che il documento ha già, fino a un massimo di dieci etichette per documento. Vengono offerte solo le tue etichette; quelle automatiche, come Nota di credito, sono gestite dall'applicazione in base ai dati.
- Solo la prima volta. Se estrai un documento dall'archivio o cancelli un'etichetta, la successiva conferma del controllo non lo riporterà. Le impostazioni si applicano nuovamente solo quando il documento viene ricollegato a un'altra controparte, ad esempio se hai corretto l'IČO del fornitore nel controllo.
I documenti più vecchi non vengono riorganizzati in base alle impostazioni.
Indirizzi del mittente
Quando un fornitore invia fatture via e-mail direttamente al tuo indirizzo di ricezione, assegna il suo indirizzo alla controparte. Il messaggio arriva direttamente nell'archivio predefinito della controparte, anche prima della lavorazione. Questo è importante: il tipo di documento e il formato di output vengono selezionati in base all'archivio, quindi sarebbe troppo tardi spostarlo dopo la lavorazione.
L'ordine in base al quale si decide sull'archivio è:
- archivio nell'indirizzo plus del destinatario (
indirizzo+nazevsanonu@...), - archivio predefinito della controparte a cui appartiene l'indirizzo del mittente,
- archivio impostato per l'indirizzo di ricezione.
Decide il mittente del messaggio, non il mittente originale della fattura inoltrata. Una fattura che ti è stata inoltrata da un contabile verrà classificata dalla controparte dopo la lavorazione, se il documento non ha un archivio.
I dettagli offrono indirizzi da cui hai ricevuto documenti via e-mail solo da questa controparte. È tu a doverli assegnare, non si assegnano automaticamente: dall'indirizzo del contabile arrivano documenti da tutti i fornitori e un'assegnazione automatica li manderebbe nell'archivio del primo. Un indirizzo appartiene a una sola controparte, ogni controparte può avere al massimo dieci indirizzi.
Gli indirizzi del mittente non costituiscono un elenco di mittenti autorizzati nelle impostazioni di ricezione via e-mail. Queste ultime determinano da chi accetti messaggi; qui si tratta solo di dove va il documento.
Cosa ricorda l'applicazione sulla controparte
- Conti noti. Conti sui quali hai pagato i fornitori, memorizzati dai controlli confermati. Un altro conto sul documento verrà segnalato dal controllo come anomalia, vedi Anomalie e loro Risoluzione.
- Osservazioni delle correzioni. Vedi Osservazioni sui fornitori; puoi cancellarle singolarmente nelle impostazioni.
- Risposta del registro VIES. Il registro interroga durante l'elaborazione e la conferma del documento, quando hai attivato il controllo del DIČ. La risposta viene registrata per la controparte con la data. Se arriva un documento con un DIČ diverso, la risposta precedente viene scartata.
Dimenticare
Il pulsante Dimenticare alla fine dei dettagli cancella ciò che l'applicazione sa sulla controparte: osservazioni delle correzioni, conti noti, indirizzi del mittente, archivio predefinito, etichette e risposta del registro VIES. I documenti rimangono e anche la controparte nel registro, poiché a essa fanno riferimento.
Una nuova fattura dal fornitore si comporterà come la prima: non segnala un nuovo conto e lo memorizza solo dopo la conferma del controllo. Non c'è modo di tornare indietro. La dimenticanza e ogni modifica dell'archivio predefinito, delle etichette e degli indirizzi vengono registrate nell'attività.
Chi può vedere le controparti
Il registro appartiene al proprietario dei documenti. L'ospite di un archivio condiviso vede i documenti a cui ha accesso, ma non il registro del proprietario né le sue impostazioni.