Vérification du document

La vérification est l'endroit où l'estimation devient un document dont vous êtes sûr. Elle s'ouvre en cliquant sur le nom du document dans l'état En attente de vérification : à gauche l'original, à droite le formulaire avec les données et au-dessus les constatations.

Pourquoi vérifier du tout

Le modèle lit les documents correctement, mais pas sans erreur, et une erreur dans le montant ou dans le compte du fournisseur coûte plus qu'une minute passée à vérifier. L'objectif de la vérification n'est donc pas de relire l'ensemble du document, mais de se concentrer sur ce que le service a marqué comme problématique.

Par défaut, chaque document attend une vérification, quelle que soit sa provenance. Dans les paramètres (Vérification avant envoi), il est possible de restreindre aux canaux sélectionnés, uniquement aux documents avec constatation, ou de la désactiver — alors les documents sortent dès leur reconnaissance.

Une exception s'applique toujours : un document que vous avez fait traiter à nouveau passera la vérification même sur un compte qui ne vérifie que les documents avec constatation. Vous avez en effet déclaré que les données étaient incorrectes, donc les nouvelles données doivent être vues par une personne avant de sortir par webhook.

Ce qu'il y a à l'écran

• Aperçu du document — PDF original ou image, avec recherche, zoom et aperçus de pages optionnels. Word et Excel apparaîtront convertis en PDF.
• Formulaire — données lues dans des champs selon le schéma du document.
• Constatations — liste de ce que les vérifications ont trouvé, avec pour chacune un bouton de correction, si disponible.
• Recalculer — barre avec des suggestions qui rempliront les totaux manquants ou incorrects.
• Données — sortie brute en JSON ou XML pour ceux qui en ont besoin (interrupteur dans la vue double).

Comment faire rapidement

Lisez les constatations. Regardez la valeur dans l'aperçu à gauche — la recherche dans l'aperçu peut trouver même un montant écrit avec des espaces entre les milliers et désignera le champ auquel il appartient. Et inversement : un clic dans le champ du formulaire montrera dans l'aperçu où se trouve sa valeur sur le document. Corrigez, ou laissez tel quel. Confirmez avec le bouton Confirmer et envoyer ou avec le raccourci Ctrl+Entrée.

Un document sans constatations peut être confirmé d'un seul bouton, sans toucher au formulaire. Un document avec constatations demandera avant la confirmation si vous voulez vraiment les laisser telles quelles.

Corrections dont l'application apprend

Lorsque vous corrigez toujours la même chose chez un fournisseur, l'application prend note de la correction et la transmet au modèle comme une suggestion pour son prochain document. Ce qui est retenu, ce qui ne l'est pas et où supprimer les connaissances se trouve sur la page Connaissances sur les fournisseurs.

Vérification par lots

Après confirmation, un autre document en attente s'ouvrira immédiatement. Vous n'avez pas besoin de fermer la fenêtre, de chercher dans le tableau et d'ouvrir un autre document — vous parcourrez toute la file d'attente sans toucher à l'affichage. Les filtres activés sur l'affichage restent actifs.