Contreparties

L'onglet Contreparties est une liste d'entreprises avec lesquelles vous faites des affaires : des fournisseurs issus des documents reçus et des clients issus des documents émis. Rien n'y est saisi manuellement. Une contrepartie apparaît d'elle-même avec le premier document reconnu où elle figure, et tout le reste s'accumule à partir des documents.

Qui est une contrepartie

Pour un document reçu, la contrepartie est le fournisseur, pour un document émis, le client. L'entreprise est identifiée par son IČO. Si le document n'en a pas, on se base sur le nom sans diacritiques, espaces ni points, donc "Dodavatel s.r.o." et "DODAVATEL s. r. o." désignent la même entreprise. Cela est aussi vérifié par le contrôle des doublons.

Le nom, l'IČO et le DIČ s'affichent à partir du dernier document. Si le fournisseur change de nom, le registre doit afficher le nom actuel, pas celui de la première facture.

Les documents téléchargés avant la création du registre se lieront automatiquement aux contreparties en arrière-plan. Cela peut prendre un certain temps pour un grand archive, et le dossier par défaut ni les étiquettes ne leur sont ajoutés dans le processus.

Aperçu

Pour chaque contrepartie, vous pouvez voir :

• le nombre de documents, pour une entreprise avec laquelle vous avez des documents reçus et émis, divisé par direction,
• le total des montants par devise,
• l'IČO, le DIČ et la réponse du registre VIES sur la qualité de l'entreprise en tant que contribuable de la TVA,
• la date du dernier document,
• si elle a un dossier par défaut, des adresses d'expéditeur et des comptes connus.

La recherche s'effectue par nom, IČO et DIČ, sans tenir compte des caractères diacritiques : "cez" trouvera "ČEZ Prodej, a.s.". Il est possible de trier par dernier document, nom ou nombre de documents.

Le nombre de documents inclut les documents finalisés ainsi que ceux en attente de contrôle. Seuls les documents finalisés sont pris en compte dans le total, comme dans les vues : un document en attente de contrôle n'a pas encore été vérifié. Les documents dans la corbeille ne sont pas comptabilisés.

Détail de la contrepartie

Le détail affiche les vingt derniers documents. Avec le bouton Tous les documents, vous accédez à l'aperçu des documents filtrés pour cette contrepartie ; le filtre est visible au-dessus de l'aperçu même lorsque les filtres sont repliés, et il peut être annulé par une croix.

Lorsque l'entreprise est appariée dans Fakturoid, cela est indiqué dans le détail. L'appariement maintient le lien avec Fakturoid selon l'IČO, et le registre ne fait que le montrer.

Dossier par défaut et étiquettes

Pour une contrepartie, vous pouvez définir un dossier où ses documents doivent être placés, ainsi que des étiquettes à attribuer à chaque document. Cela s'applique uniquement aux documents qui seront ajoutés à la contrepartie à partir de maintenant :

• Seul un document sans dossier va dans le dossier par défaut. Un document que vous avez mis dans un dossier lors de son chargement, ou qui a été envoyé dans un dossier par une adresse d'accueil, restera là où il est. Le déplacement est semblable à un déplacement manuel dans l'aperçu, le document n'est pas retravaillé à cause de cela.
• Les étiquettes sont ajoutées à celles que le document a déjà, jusqu'à un maximum de dix étiquettes par document. Seules vos étiquettes sont proposées ; des automatismes, comme Dobropis, sont régulés par l'application en fonction des données.
• Uniquement la première fois. Lorsque vous retirez un document d'un dossier ou effacez son étiquette, un contrôle ultérieur ne le ramènera pas. Les paramètres ne seront appliqués à nouveau que si le document est réassocié à une autre contrepartie, par exemple parce que vous avez corrigé l'IČO du fournisseur dans le contrôle.

Les documents plus anciens ne sont pas réorganisés avec les paramètres.

Adresses d'expéditeur

Lorsque le fournisseur envoie des factures par e-mail directement à votre adresse d'accueil, attribuez son adresse à la contrepartie. Le message ira alors directement dans le dossier par défaut de la contrepartie, avant l'extraction. Cela est important : le type de document et le format de sortie sont sélectionnés selon le dossier, donc après l'extraction, il serait trop tard pour un déplacement.

L'ordre selon lequel le dossier est déterminé :

1. dossier dans l'adresse plus du destinataire (adresse+nazevsanonu@…),
2. dossier par défaut de la contrepartie auquel appartient l'adresse d'expéditeur,
3. dossier défini pour l'adresse d'accueil.

C'est l'expéditeur du message qui décide, et non l'expéditeur original de la facture transférée. La facture que votre comptable vous a transférée sera classée par la contrepartie après extraction, lorsque le document n'a pas de dossier.

Le détail propose les adresses d'où vous avez reçu des documents par e-mail uniquement de cette contrepartie. Vous les attribuez vous-même, rien ne s'attribue automatiquement : l'adresse du comptable reçoit des documents de tous les fournisseurs et toute attribution automatique les placerait dans le dossier du premier. Une adresse appartient à une contrepartie, une contrepartie peut accepter jusqu'à dix adresses.

Les adresses d'expéditeur ne constituent pas une liste d'expéditeurs autorisés dans les paramètres d'accueil par e-mail. Cela détermine de qui vous acceptez des lettres ; ici, il s'agit uniquement de savoir où le document atterrira.

Ce que l'application mémorise sur la contrepartie

• Comptes connus. Les comptes sur lesquels vous avez payé les fournisseurs, mémorisés à partir des contrôles confirmés. Un autre compte sur un document sera signalé par le contrôle comme une découverte, voir Découvertes et leur résolution.
• Retours d'information. Voir Retours d'information sur les fournisseurs ; vous pouvez les supprimer individuellement dans les paramètres.
• Réponse du registre VIES. Le registre pose la question lors du traitement et de la confirmation d'un document, lorsque vous avez activé le contrôle du DIČ. La réponse est enregistrée à la contrepartie avec la date. Si un document arrive avec un DIČ différent, l'ancienne réponse est écartée.

Oublier

Le bouton Oublier à la fin du détail effacera tout ce que l'application sait sur la contrepartie : retours d'information, comptes connus, adresses d'expéditeur, dossier par défaut, étiquettes et réponse du registre VIES. Les documents resteront ainsi que la contrepartie dans le registre, car ils y sont référencés.

La prochaine facture du fournisseur sera traitée comme une première : elle ne signalera pas de nouveau compte et ne mémorisera celui-ci qu'après confirmation du contrôle. Il n'est pas possible de revenir en arrière. L'oubli et chaque changement de dossier par défaut, d'étiquettes et d'adresses sont consignés dans l'activité.

Qui voit les contreparties

Le registre appartient au propriétaire des documents. Un invité du dossier partagé voit les documents auxquels il a accès, mais pas le registre du propriétaire ni ses paramètres.