Control del documento

El control es el lugar donde una estimación se convierte en un documento que puedes respaldar. Se abre haciendo clic en el nombre del documento en estado Esperando control: a la izquierda el original, a la derecha el formulario con los datos y encima los hallazgos.

Por qué se controla

El modelo lee los documentos bien, pero no perfectamente, y un error en el monto o en la cuenta del proveedor cuesta más que un minuto dedicado al control. Por ello, el objetivo del control no es volver a leer el documento entero, sino revisar lo que el servicio ha marcado como cuestionable.

Por defecto, cada documento espera control, sin importar de dónde venga. En la configuración (Control antes del envío), se puede limitar a canales seleccionados, solo a documentos con hallazgos, o desactivarlo: entonces los documentos se envían inmediatamente después del reconocimiento.

Una excepción siempre aplica: un documento que has dejado procesar de nuevo pasará por control incluso en una cuenta que solo revisa documentos con hallazgos. Acabas de indicar que los datos eran incorrectos, así que los nuevos datos deben ser revisados por una persona antes de ser enviados mediante webhook.

Qué hay en la pantalla

• Vista previa del documento — PDF original o imagen, con búsqueda, acercamiento y vistas previas de páginas opcionales. Word y Excel se mostrarán convertidos a PDF.
• Formulario — datos leídos en campos según el esquema del documento.
• Hallazgos — lista de lo que se ha encontrado durante los controles, con un botón de corrección para cada uno, si existe.
• Recalcular — barra con las sugerencias que completarán sumas faltantes o incorrectas.
• Datos — salida en crudo en JSON o XML para quien necesita verlo (interruptor en vista dual).

Cómo hacerlo rápidamente

Lee los hallazgos. Observa el valor en la vista previa a la izquierda: la búsqueda en la vista puede encontrar incluso cantidades escritas con espacios entre los miles y marcará el campo al que pertenece. Y viceversa: hacer clic en un campo del formulario mostrará en la vista previa dónde se encuentra su valor en el documento. Corrige, o déjalo como está. Confirma con el botón Confirmar y enviar o con el atajo Ctrl+Enter.

Un documento sin hallazgos se puede confirmar con un solo botón, sin necesidad de tocar el formulario. Un documento con hallazgos preguntará antes de confirmar si realmente deseas dejarlos estar.

Correcciones de las que la aplicación aprende

Cuando corriges repetidamente lo mismo con un proveedor, la aplicación tomará el conocimiento de la corrección y lo transmitirá al modelo como una sugerencia para el siguiente documento del mismo proveedor. Lo que se recuerda de esta manera, lo que no y dónde eliminar los conocimientos se encuentra en la página Conocimientos sobre proveedores.

Control por lotes

Después de la confirmación, se abrirá directamente el siguiente documento que está en espera. No es necesario cerrar la ventana, buscar en la tabla y abrir otro: pasarás por toda la cola sin tocar la lista. Los filtros activados de la lista seguirán aplicándose.