Contrapartes
La pestaña Contrapartes es una lista de empresas con las que comercia: proveedores de documentos recibidos y compradores de documentos emitidos. No se introduce nada en ella. La contraparte aparece automáticamente con el primer documento reconocido en el que está, y todo lo demás se acumula a partir de los documentos.
Quién es la contraparte
En un documento recibido, la contraparte es el proveedor, y en un documento emitido, el comprador. La empresa se identifica por su IČO. Si el documento no tiene IČO, se identifica por el nombre sin diacríticos, espacios y puntos, así que "Dodavatel s.r.o." y "DODAVATEL s. r. o." son la misma empresa. La verificación de duplicados también la identifica de la misma manera.
El nombre, IČO y DIČ se muestran del último documento. Si el proveedor cambia de nombre, el registro debe mostrar el nombre actual, no el de la primera factura.
Los documentos subidos antes de que se creara el registro se conectan automáticamente a las contrapartes en segundo plano. Esto puede tardar un momento en un gran archivo; la carpeta predeterminada y las etiquetas no se añaden a ellos.
Resumen
Para cada contraparte, se puede ver:
- el número de documentos para la empresa con la que tiene documentos recibidos y emitidos, desglosado por dirección,
- el total de los montos en las diferentes monedas,
- IČO, DIČ y la respuesta del registro VIES sobre si la empresa es un contribuyente del IVA,
- la fecha del último documento,
- si tiene carpeta predeterminada, direcciones de remitentes y cuentas conocidas.
Se busca por nombre, IČO y DIČ, sin importar los diacríticos: "cez" encontrará "ČEZ Prodej, a.s.". Se puede ordenar por el último documento, nombre o número de documentos.
El número de documentos incluye documentos completos y aquellos que están en espera de verificación. En el total, solo se incluyen los completos, igual que en los informes: un documento en espera de verificación todavía no ha sido auditable. Los documentos en la papelera no se cuentan.
Detalle de la contraparte
El detalle muestra los últimos veinte documentos. Con el botón Todos los documentos se accede al resumen de documentos con un filtro para esta contraparte; el filtro se muestra sobre el resumen, incluso cuando los filtros están colapsados, y se puede quitar con la cruz.
Cuando la empresa está emparejada en Fakturoid, el detalle lo indica. El emparejamiento mantiene la conexión con Fakturoid según el IČO y el registro solo lo muestra.
Carpeta predeterminada y etiquetas
Para la contraparte, se puede configurar la carpeta a la que pertenecen sus documentos y las etiquetas que cada uno de sus documentos debe recibir. Esto se aplica a los documentos que se añadan a la contraparte desde ahora:
- Solo van a la carpeta predeterminada los documentos sin carpeta. El documento que se cargó en una carpeta o que envió la dirección de recepción permanece donde está. El traslado es el mismo que un traslado manual en el resumen, y el documento no se procesa de nuevo por ello.
- Las etiquetas se añaden a las que ya tiene el documento, hasta un máximo de diez etiquetas por documento. Solo se ofrecen sus etiquetas; las automáticas, como Dobropis, son gestionadas por la aplicación según los datos.
- Solo la primera vez. Si quita un documento de la carpeta o elimina una etiqueta, la siguiente verificación no se lo devolverá. La configuración se aplicará nuevamente solo si el documento se conecta a otra contraparte, por ejemplo, porque corrigió el IČO del proveedor en la revisión.
Los documentos más antiguos no se reorganizan con la configuración.
Direcciones de remitente
Cuando un proveedor envía facturas por correo electrónico directamente a su dirección de recepción, asocie su dirección con la contraparte. El mensaje de esta irá directamente a la carpeta predeterminada de la contraparte, incluso antes de la extracción. Esto es importante: según la carpeta, se selecciona el tipo de documento y el formato de salida, así que después de la extracción sería demasiado tarde para trasladar.
El orden en que se decide sobre la carpeta es:
- carpeta en la dirección plus del destinatario (
direccion+nombredelacarpeta@…), - carpeta predeterminada de la contraparte a la que pertenece la dirección del remitente,
- carpeta configurada en la dirección de recepción.
Decide el remitente del mensaje, no el remitente original de la factura reenviada. La factura que le reenvía el contable se asignará a través de la contraparte solo después de la extracción, cuando el documento no tiene carpeta.
El detalle ofrece las direcciones de las que le han llegado documentos por correo electrónico solo de esta contraparte. Usted las asigna, no se asigna nada automáticamente: de la dirección del contable llegan documentos de todos los proveedores, y si se asignara automáticamente, los iría a enviar a la carpeta del primero. Una dirección pertenece a una contraparte, y un contraparte puede manejar hasta diez direcciones.
Las direcciones de remitente no son una lista de remitentes permitidos en la configuración de recepción de correos electrónicos. Esa lista determina de quién acepta correos; aquí solo se trata de a qué carpeta llegará el documento.
Lo que la aplicación recuerda sobre la contraparte
- Cuentas conocidas. Cuentas a las que ha pagado a proveedores, recordadas de controles confirmados. Otra cuenta en el documento será reportada por la verificación como un hallazgo, ver Hallazgos y sus soluciones.
- Conocimientos de correcciones. Ver Conocimientos sobre proveedores; los puede eliminar individualmente en la configuración.
- Respuesta del registro VIES. El registro se consulta al procesar y confirmar el documento, cuando tiene activada la verificación del DIČ. La respuesta se guarda en la contraparte junto con la fecha. Cuando llega un documento con un DIČ diferente, la respuesta anterior se descarta.
Olvidar
El botón Olvidar al final del detalle elimina lo que la aplicación sabe sobre la contraparte: conocimientos de correcciones, cuentas conocidas, direcciones de remitentes, carpeta predeterminada, etiquetas y respuesta del registro VIES. Los documentos permanecen y la contraparte también permanece en el registro, ya que está referenciada.
Una factura posterior del proveedor se comportará como la primera: no reporta una nueva cuenta y la recordará solo con la confirmación de la verificación. No se puede revertir esto. Olvidar y cualquier cambio en la carpeta predeterminada, etiquetas y direcciones se contabiliza en la actividad.
Quién puede ver las contrapartes
El registro pertenece al propietario de los documentos. Un invitado de la carpeta compartida puede ver los documentos que le están permitidos, pero no el registro del propietario ni su configuración.