الوثائق

كل ما يتعلق بالوثائق الفردية: كيفية وصولها إلى الخدمة، كيفية البحث فيها، كيفية مراجعتها وماذا يمكن فعله بعد ذلك.

دورة حياة الوثيقة

تخضع الوثيقة لحالات تظهر في القائمة:

عند تمرير المؤشر على رمز الحالة، سيظهر سبب انتظار الوثيقة للمراجعة، أو لماذا فشلت. يمكن تحميل الوثيقة غير الناجحة مرة أخرى — المراجعة المكررة لن تمنع ذلك.

يتم إعادة معالجة أي عملية لم تكتمل: ستعود الوثيقة إلى الانتظار وتجرب مرة أخرى، بحد أقصى ثلاث مرات. إذا فشلت في المرة الثالثة أيضًا، ستعتبر خطأ وسيتم إعادة الرصيد. لذا، لن تبقى الوثيقة في حالة أعمل على المعالجة إلى الأبد.

ما تحتويه الوثيقة

يتم الاحتفاظ بالنسخة الأصلية لكل وثيقة، البيانات المقروءة، قائمة الاكتشافات من المراجعات، القناة التي تم الوصول بها، وسجلات النشاط حول ما قام به كل شخص. يمكن فتح النسخة الأصلية في أي وقت في المعاينة بجانب البيانات، وهو الطريقة الوحيدة الموثوقة للتحقق من أن المبلغ المقروء يظهر حقًا على الورق.

يمكن إعادة تسمية الوثيقة (قلم رصاص بجانب الاسم في نافذة الوثيقة). تبقى اسم الملف كما هو، النسخة الأصلية التي تم تنزيلها تُسمى بنفس الاسم دائماً.

مدة الاحتفاظ بالوثيقة

تتحدد فترة الاحتفاظ حسب الخطة عند تحميل الوثيقة: 30 يومًا على Free، سنة على Starter، خمس سنوات على Business، عشر سنوات على Scale. بعد مرور هذه الفترة، سيتم حذف الوثيقة بالكامل، بما في ذلك البيانات. يمكن رؤية التاريخ في تفاصيل الوثيقة كـ نحتفظ بها حتى. الوثيقة التي تنتظر المراجعة لا يتم حذفها.

ماذا بعد

• التحميل — جميع الطرق التي تصل بها الوثيقة إلى الداخل.
• نظرة عامة على الوثائق — قائمة، فلاتر وإجراءات جماعية.
• مراجعة الوثيقة — نموذج، اكتشافات وتأكيدات.
• سلة المهملات — أين تذهب الوثيقة بعد الحذف وكيف تعود.
• الأطراف الأخرى — الموردون والعملاء من الوثائق، الفئة الافتراضية وما تتذكره التطبيق عنهم.
• مواعيد السداد — ما هو مستحق، ما يقترب، أمر الدفع للبنك، الدفع عبر QR وكيفية وضع علامة على الفاتورة على أنها مدفوعة.