Conoscenze sui fornitori

Da alcuni fornitori arrivano documenti regolarmente e il modello presenta sempre gli stessi errori: contorta il nome, prende il simbolo variabile da un'altra posizione, legge il prezzo prima dello sconto. Quando correggi un errore del genere durante il controllo, l'applicazione prende la correzione e la trasmette al modello per il successivo documento dello stesso fornitore.

Non è necessario alcun intervento. Le conoscenze si generano da sole dalle correzioni e le trovi in Impostazioni → Conoscenze sui fornitori. Qui puoi anche disattivare l'intera funzione. Il nome del fornitore porta alla scheda Controparti, dove, oltre alle conoscenze, ci sono i suoi documenti e conti noti.

La conoscenza appartiene a chi ha emesso il documento. Per una fattura emessa, è la tua azienda: la conoscenza riguarda il modello del documento, non a chi è emesso.

Due tipi di conoscenze

Valore fisso è qualcosa che il fornitore ha sempre lo stesso su ogni documento: il nome con la corretta diacritica, il DIČ, la valuta. Si genera nel momento in cui correggi un valore rendendolo uguale a quello presente su un altro documento completato dello stesso fornitore. Pertanto, per un fornitore da cui hai ricevuto finora solo un documento, non verrà generato alcun valore fisso; arriverà con il documento successivo.

Nome, IČO, DIČ e valuta vengono memorizzati fin dalla prima correzione. Questi sono sempre gli stessi per il fornitore, quindi non c'è motivo di aspettare un secondo documento. L'unica condizione è: il valore corretto deve effettivamente comparire sul documento. Per la valuta, è sufficiente che il documento la riporti in qualsiasi forma: la correzione da "Kč" a "CZK" verrà memorizzata, anche se "CZK" non appare esattamente sul documento. Un errore di battitura o un valore scritto provvisoriamente non verranno memorizzati, e se il modello ha letto direttamente dall'etichetta che ha lo stesso nome di quel campo (DIČ: nel campo DIČ), si presume che abbia letto correttamente. Questo vale per i tipi di documenti di sistema; con lo schema personalizzato, l'applicazione non sa quale campo corrisponde a quale.

Negli altri campi la prima correzione non viene memorizzata. Da una sola correzione non si può determinare se il valore per il fornitore è fisso o si riferisce solo a questo documento come il suo numero o data. Quando il modello commette lo stesso errore su un successivo documento dello stesso fornitore e lo correggi nello stesso modo, viene generata una conoscenza.

Dove il fornitore fornisce il dato è una conoscenza sul luogo: "il simbolo variabile è nell'etichetta Riferimento, non nel Numero dell'ordine". Il valore è diverso su ogni documento, l'errore è lo stesso. Si genera fin dalla prima correzione e non è scritto dall'intelligenza artificiale: l'applicazione trova nel testo del documento l'etichetta da cui proviene il valore e la copia. Si crea solo da una correzione che può essere documentata dal documento stesso:

• il modello ha preso un dato diverso, che compariva anche sul documento, ad esempio il numero dell'ordine invece del simbolo variabile o la data di emissione invece della scadenza,
• il modello ha sottovalutato il dato: ha lasciato il campo vuoto e il valore che hai aggiunto è presente sul documento,
• il modello ha compilato un campo che hai cancellato con qualcosa che appare sul documento con un'altra etichetta.

L'etichetta viene presa solo se si trova sulla stessa riga del valore e sono separate da due punti ("Riferimento: 8812345"). Dove non è possibile trovarla in modo così affidabile, non viene generata alcuna conoscenza. Meglio nessuna che una errata, poiché così il modello continua per ogni successivo documento del fornitore.

La conoscenza sul luogo, d'altra parte, non viene generata:

• da una correzione di lettura, quindi quando il modello guardava il dato corretto e lo ha solo letto male: cifra invertita, mancanza di un accento, fine del nome troncato. La prossima volta l'errore sarà altrove,
• da un valore che non è presente sul documento. Se scrivi qualche lettera nel campo per prova, l'applicazione non imparerà nulla da questo,
• quando il modello ha preso il valore direttamente dall'etichetta che ha lo stesso nome di quel campo. Il documento dice "Simbolo variabile: 23501" e il modello ha messo 23501 nel simbolo variabile, quindi ha fatto quello che doveva. Se lo sostituisci con, ad esempio, un numero di telefono, non dice nulla sul fornitore.

Le righe degli articoli sono l'unico posto dove il modello formula la frase, ad esempio "il prezzo dopo lo sconto è nella colonna Prezzo". Non si può assemblare dagli etichette. Anche qui l'opera deve essere documentata dal documento: è stata aggiunta o rimossa una riga, o sul documento compare il prezzo che il modello ha preso, e quello che hai confermato. Un nome dell'articolo riscritto o un numero che non compare sul documento, non sarà recepito dal modello e anche una correzione documentata può essere considerata dal modello come una tantum.

Per ogni conoscenza c'è un link alle impostazioni sul documento da cui è stata generata.

Come viene utilizzata la conoscenza

Nel prossimo documento, il fornitore viene identificato dal IČO nel testo del documento e dove il IČO non è presente, dal nome. Le conoscenze vengono poi inviate al modello come aiuto, similmente a una trascrizione OCR. Il documento ha sempre la precedenza: se contiene qualcosa di diverso da quanto afferma la conoscenza, il modello leggerà di nuovo quel posto nel documento e restituirà ciò che è realmente presente. Un fornitore che ha cambiato nome o ha modificato il modello di fattura sarà quindi trattato correttamente.

La conoscenza vale solo per il tipo di documento da cui è stata generata. Fattura e ricevuta hanno campi diversi.

Il documento per il quale il modello ha ricevuto aiuto ha un'etichetta Con aiuto nell'elenco, quindi può essere filtrato tutto insieme. L'etichetta è automatica come Nota di credito: può essere rinominata, cambiata di colore o cancellata, e una cancellata non sarà più aggiunta.

Quali conoscenze erano, puoi vederlo nella finestra del documento nella scheda Dettagli: il riquadro Il modello ha ricevuto aiuto elencherà quali conoscenze erano. Vale ciò che il modello ha ricevuto durante l'elaborazione, anche se nel frattempo hai cancellato la conoscenza o è cambiata da una correzione successiva. In un documento senza aiuto, cioè nella maggior parte, non è presente il riquadro. Il contatore utilizzato in N documenti nelle impostazioni conta lo stesso: solo documenti il cui fornitore è realmente quello della conoscenza.

Cosa non viene memorizzato

• Numero di conto, anche se è il più costante presso il fornitore. La frode più comune con le fatture è un fornitore noto con un conto bancario diverso, e l'aiuto "il conto è questo" potrebbe nascondere un tale cambiamento. Pertanto, il conto viene sempre letto dal documento.
• Numeri: importi, quantità o aliquote. Anche se l'importo mensile è sempre lo stesso, deve essere letto dal documento, non ricordato.
• Correzioni su fatture elettroniche (ISDOC). Queste il modello non le ha lette, sono arrivate come dati.

Gestione nelle impostazioni

La conoscenza apparirà nell'elenco pochi secondi dopo la conferma del controllo, si genera in background.

Per ogni conoscenza, vedi il campo a cui si riferisce, in quanti documenti è stata utilizzata e quante volte hai corretto il campo insieme ad essa. Una conoscenza che non aiuta si riconosce dal secondo numero.

Le conoscenze non possono essere modificate, solo cancellate. Vanno nel compito per il modello, e devono rimanere sotto controllo: si genera solo da ciò che hai realmente corretto sul documento. Se cancelli una conoscenza e il modello continua a sbagliare, ne verrà generata una nuova da una correzione successiva. Se correggi un campo anche nonostante la conoscenza, verrà sostituita automaticamente; il valore fisso che cambierai in un altro verrà dimenticato.

Per un singolo fornitore e tipo di documento si mantengono al massimo dieci conoscenze. Se ne aggiungi un'altra, verrà sostituita quella che non è stata modificata da più tempo. Non c'è limite al numero di fornitori.

La conoscenza è relativa al fornitore, non al documento da cui è stata generata. Se cancelli quel documento, che sia nel cestino o permanentemente, la conoscenza rimane e continua ad essere utilizzata; nell'elenco perde solo il collegamento al documento. Lo stesso vale nel caso in cui il documento scompaia dopo la scadenza del periodo di conservazione. Per la conoscenza che non desideri, cancellala qui nelle impostazioni.

La creazione e la cancellazione della conoscenza possono essere trovate nell'attività.

Disattivazione

L'interruttore nell'intestazione della sezione disattiva entrambe le cose contemporaneamente: nuove conoscenze smetteranno di generarsi e quelle memorizzate non verranno più trasmesse al modello. Questo vale immediatamente, anche per i documenti già in attesa in coda. Le conoscenze memorizzate non scompaiono però. Rimangono nell'elenco, possono ancora essere cancellate e al riavvio verranno nuovamente utilizzate, non è necessario riapprendere nulla.

È utile quando hai il sospetto che una certa conoscenza stia danneggiando il modello e desideri verificarlo: disattiva, lascia elaborare di nuovo il documento e confronta. La registrazione di attivazione e disattivazione viene annotata nell'attività.

Quando la conoscenza non viene generata o utilizzata

• Le conoscenze sono disattivate nelle impostazioni.
• Hai confermato il documento senza alcuna modifica. Non c'è nulla da cui apprendere.
• Il fornitore non è presente nel documento (manca il IČO e il nome), tipicamente in uno schema personalizzato che non ha questi campi.
• La conoscenza sul luogo richiede il testo del documento. Una foto elaborata con l'OCR disattivato non ha alcun dato; al massimo possono generarsi valori fissi, ma non conoscenze sul luogo. Per lo stesso motivo, non può essere identificato il fornitore da una foto di quel tipo e le conoscenze non possono essere applicate ad essa.
• Non era necessario controllare il documento. Si apprende solo da ciò che hai corretto durante il controllo, quindi con il controllo disattivato, non si aggiungono nuove conoscenze.

Nel fascicolo condiviso, la conoscenza appartiene al proprietario del documento, anche se il controllo è stato fatto da un ospite.