आपूर्तिकर्ताओं की जानकारी

कुछ आपूर्तिकर्ताओं से दस्तावेज नियमित रूप से आते हैं और उनके मॉडल में लगातार एक ही तरह की त्रुटियाँ होती हैं: नाम में विकृति होती है, वे परिवर्तनीय प्रतीक को किसी अन्य स्थान से लेते हैं, छूट से पहले की कीमत पढ़ते हैं। जब आप ऐसी त्रुटि को सुधारते हैं, तो एप्लिकेशन उस सुधार से एक जानकारी ले लेता है और अगले दस्तावेज के लिए उसी आपूर्तिकर्ता के मॉडल को प्रदान करता है।

कुछ सेट नहीं करना होता। जानकारियाँ अपने आप सुधारों से बनती हैं और आप इन्हें सेटिंग्स → आपूर्तिकर्ताओं की जानकारी में पाएंगे। वहीं पर पूरी सुविधा को बंद भी किया जा सकता है। आपूर्तिकर्ता का नाम प्रतिवादियों टैब में ले जाता है, जहाँ जानकारियों के साथ उसके दस्तावेज और ज्ञात खाते भी होते हैं।

जानकारी उस व्यक्ति की होती है जिसने दस्तावेज जारी किया। जारी की गई चालान में यह आपकी अपनी कंपनी होती है: जानकारी दस्तावेज के टेम्पलेट के बारे में होती है, न कि किसके नाम पर जारी की गई है।

जानकारी के दो प्रकार

स्थायी मान वह है जो आपूर्तिकर्ता के प्रत्येक दस्तावेज पर समान होता है: सही डाइक्रिटिक्स के साथ नाम, DIČ (VAT number), मुद्रा। यह तब बनता है जब आप इसे उसी चीज पर सुधारते हैं जो पहले से ही उसी आपूर्तिकर्ता के किसी अन्य तैयार दस्तावेज़ पर है। एक आपूर्तिकर्ता से जहाँ तक केवल एक ही दस्तावेज है, तब स्थायी मान नहीं बनता; यह अगले दस्तावेज के साथ आएगा।

नाम, IČO, DIČ और मुद्रा पहली सुधार से तुरंत याद रखी जाती हैं। ये आपूर्तिकर्ता के लिए हमेशा समान होते हैं, इसलिए दूसरे दस्तावेज़ के लिए किसी इंतज़ार की जरुरत नहीं होती। एकमात्र शर्त यह है: सुधारित मान वास्तव में दस्तावेज़ पर होना चाहिए। मुद्रा के लिए, यह पर्याप्त है कि दस्तावेज़ इसे किसी भी रूप में प्रदर्शित करता है: "Kč" को "CZK" में सुधार किया जाता है, भले ही दस्तावेज़ पर "CZK" शब्दशः न हो। टाइपिंग त्रुटि या परीक्षण के लिए जोड़े गए मान को याद नहीं रखा जाता है, और यदि मॉडल ने सही रूप से फ़ील्ड द्वारा उसी शीर्षक से पढ़ा है (DIČ: DIČ में), तो इसे सही के रूप में लिया जाता है। यह प्रणाली के प्रकार के दस्तावेज़ों पर लागू होता है; एप्लिकेशन को यह नहीं पता है कि कौन सा फ़ील्ड कौन सा है।

अन्य फ़ील्ड के लिए, पहली सुधार को याद नहीं रखा जाता है। एक सुधार से यह नहीं पता चल पाता कि क्या आपूर्तिकर्ता के लिए मान स्थायी है, या केवल इस दस्तावेज़ के लिए है जैसे उसका नंबर या तिथि। जब मॉडल उसी आपूर्तिकर्ता के अगले दस्तावेज़ पर समान त्रुटि करता है और आप इसे उसी चीज़ पर सुधारते हैं, तो जानकारी बन जाती है।

जहाँ आपूर्तिकर्ता ने यह मान बताया है, वह स्थान की जानकारी है: "परिवर्तनीय प्रतीक शीर्षक 'Reference' में है, 'Číslo objednávky' में नहीं"। मान प्रत्येक दस्तावेज़ पर भिन्न है, त्रुटि वही है। यह पहले सुधार से बनता है और यह कृत्रिम बुद्धिमत्ता द्वारा नहीं लिखा गया है: एप्लिकेशन दस्तावेज़ के टेक्स्ट में उस शीर्षक को पाता है जहाँ मान स्थित है, और इसे कॉपी करता है। यह केवल उस सुधार से बनता है जिसे दस्तावेज़ से प्रमाणित किया जा सकता है:

• मॉडल ने अलग डेटा लिया जो दस्तावेज़ पर भी था, जैसे कि परिवर्तनीय प्रतीक के बजाय आदेश संख्या या भुगतान तिथि के बजाय जारी करने की तिथि,
• मॉडल ने डेटा को अनदेखा किया: फ़ील्ड को खाली छोड़ दिया और जो मान आपने जोड़ा, वह दस्तावेज़ पर है,
• मॉडल ने फ़ील्ड को उन्हीं चीज़ों से भरा, जिसे आपने हटाया, जो दस्तावेज़ में किसी अन्य शीर्षक के तहत है।

शीर्षक केवल तब लिया जाता है जब यह मान के समान पंक्ति पर होता है और उनके बीच में कोलन होता है ("Reference: 8812345")। जहाँ ऐसा करना संभव नहीं हो, वहाँ जानकारी नहीं बनेगी। एक बुरा जानकारी बेहतर है न होने से, क्योंकि यह मॉडल के लिए प्रत्येक अन्य दस्तावेज़ के साथ आपूर्तिकर्ता के लिए जाता है।

स्थान की जानकारी इसके विपरीत नहीं बनती:

• पढ़ने के सुधार से, जब मॉडल सही डेटा पर खड़ा था और केवल गलत पढ़ा: उलट आए अंक, लापता हृदय चिह्न, शीर्षक का कट गया अंत। अगली बार त्रुटि कहीं और होगी,
• उस मान से जो दस्तावेज़ पर बिल्कुल नहीं है। यदि आप परीक्षण के लिए फ़ील्ड में कुछ अक्षर जोड़ते हैं, तो एप्लिकेशन इससे कुछ नहीं सीखेगा,
• जब मॉडल ने वही मान सीधे शीर्षक से लिया, जो फ़ील्ड के समान है। दस्तावेज़ कहता है "परिवर्तनीय प्रतीक: 23501" और मॉडल ने 23501 को परिवर्तनीय प्रतीक में दिया, इसलिए उसने सही किया। यदि आप इसे फोन नंबर जैसे कुछ अन्य चीज़ में बदलते हैं, तो यह आपूर्तिकर्ता के बारे में कुछ नहीं बताता।

आइटम पंक्तियाँ एकमात्र स्थान हैं जहाँ वाक्य मॉडल द्वारा बनाए जाते हैं, जैसे कि "छूट के बाद की कीमत 'Cena' स्तंभ में है"। शीर्षकों से इसे नहीं बनाया जा सकता। यहाँ भी सुधार को दस्तावेज़ से प्रमाणित किया जाना आवश्यक है: या तो पंक्ति जोड़ी गई है या हटा दी गई है, या दस्तावेज़ पर वह कीमत है जिसे मॉडल ने लिया है, और वह भी जिसे आपने पुष्टि की है। शीर्षक का पुनः नामकरण या नंबर जो दस्तावेज़ पर नहीं है, मॉडल तक नहीं पहुँचता है, और प्रमाणित सुधार को मॉडल एक बार का कह सकता है।

प्रत्येक जानकारी में सेटिंग्स में उस दस्तावेज़ का लिंक होता है, जिसके सुधार से यह बनी है।

जानकारी का उपयोग कैसे किया जाता है

अगले दस्तावेज़ में आपूर्तिकर्ता को दस्तावेज़ के टेक्स्ट में IČO के आधार पर पहचाना जाता है, और जहाँ IČO नहीं है, वहाँ नाम के आधार पर। जानकारियाँ फिर मॉडल को सहायता के रूप में जाती हैं, जैसे कि OCR से ट्रांसक्रिप्शन। दस्तावेज़ का हमेशा प्राथमिकता होती है: जब इसमें जो कुछ है, वह जानकारी से भिन्न होता है, तो मॉडल उस स्थान को फिर से पढ़ता है और वही लौटाता है जो दस्तावेज़ पर वास्तव में है। यदि आपूर्तिकर्ता ने अपना नाम बदल लिया है या चालान के टेम्पलेट को बदल दिया है, तो इसे सही तरीके से संसाधित किया जाएगा।

जानकारी केवल उसी दस्तावेज़ के प्रकार के लिए मान्य होती है, जिससे वह बनी है। चालान और रसीद में विभिन्न फ़ील्ड होते हैं।

जिस दस्तावेज़ के लिए मॉडल ने सहायता प्राप्त की है, उसकी रिपोर्ट में सहायता के साथ लेबल होता है, इसलिए इन्हें एक बार में फ़िल्टर किया जा सकता है। लेबल स्वतः क्रेडिट नोट की तरह होता है: इसे पुनः नामकरण, रंग बदलने या हटाने की अनुमति है, और हटाए गए को जोड़ना बंद हो जाता है।

आप जान सकते हैं कि कौन सी जानकारियाँ थीं, दस्तावेज़ की विंडो में विवरण टैब पर: मॉडल को सहायता मिली बॉक्स दिखाएगा, कौन सी जानकारियाँ थीं। यह वही है जो मॉडल को संसाधित करते समय मिला, भले ही आपने बीच में जानकारी को हटा दिया हो या आगे के सुधार से बदल गया हो। बिना सहायता वाले दस्तावेज़ में, यानी ज्यादातर, बॉक्स नहीं होता है। सेटिंग्स में N दस्तावेज़ पर उपयोग किया गया काउंटर वही गिनती करता है: केवल वे दस्तावेज़, जिनका आपूर्तिकर्ता वास्तव में जानकारी है।

क्या याद नहीं रखा जाता

• खाते का नंबर, हालाँकि यह आपूर्तिकर्ता के लिए सबसे स्थिर होता है। चालानों के साथ सबसे सामान्य धोखाधड़ी एक ज्ञात आपूर्तिकर्ता के साथ विदेशी खाते का नंबर होता है, और "खाता आमतौर पर यह होता है" की सहायता एक ऐसे परिवर्तन को छिपा सकती है। इसलिए खाते को हमेशा दस्तावेज़ से पढ़ा जाता है।
• संख्याएँ: राशि, मात्रा या दर। यद्यपि प्रत्येक महीने का फ्लैट रेट समान होता है, इसे दस्तावेज़ से पढ़ा जाना चाहिए, याद नहीं किया जाना चाहिए।
• इलेक्ट्रॉनिक चालानों पर सुधार (ISDOC)। ये मॉडल ने नहीं पढ़े, ये डेटा के रूप में आए।

सेटिंग्स में प्रबंधन

जानकारी कुछ ही सेकंड में पुष्टि के बाद सूची में दिखाई देती है, यह बैकग्राउंड में बनती है।

प्रत्येक जानकारी में आप देख सकते हैं कि यह किस फ़ील्ड से संबंधित है, कितने दस्तावेज़ों में इसका उपयोग किया गया और आपने इसके साथ इस फ़ील्ड को कितनी बार सुधार किया है। जानकारी जिसे कोई मदद नहीं मिल रही है, उसे आप दूसरे संख्या के आधार पर पहचान सकते हैं।

जानकारियाँ संशोधित नहीं की जा सकती, केवल हटाई जा सकती हैं। ये मॉडल के लिए डेटा में जाती हैं, और इसे नियंत्रण में रहना चाहिए: यह केवल उन्हीं चीजों से बनती है जो आपने वास्तव में दस्तावेज़ पर सुधार की हैं। जब आप जानकारी को हटाते हैं और मॉडल फिर से त्रुटि करता है, तो अगले सुधार से एक नई जानकारी बनेगी। यदि आप फ़ील्ड को जानकारी के बावजूद सुधारते हैं, तो यह अपने आप नई जानकारी से बदल जाएगी; स्थायी मान जिसे आप किसी अन्य में बदलते हैं, वह भुला दी जाती है।

एक आपूर्तिकर्ता और दस्तावेज़ के प्रकार के लिए अधिकतम दस जानकारियाँ रखी जाती हैं। जब एक और जोड़ी जाती है, तो सबसे लंबे समय तक बिना बदली गई जानकारी को हटाना होगा। आपूर्तिकर्ताओं की संख्या का कोई प्रतिबंध नहीं है।

जानकारी आपूर्तिकर्ता के बारे में होती है, न कि उस दस्तावेज़ के बारे में जिससे वह बनी है। जब आप वह दस्तावेज़ हटा देते हैं, चाहे उसे कचरे में डालें या स्थायी रूप से, जानकारी रहती है और आगे भी उपयोग होती रहती है; सूची में केवल यह दस्तावेज़ के लिंक को खो देती है। यही नियम तब भी लागू होता है जब दस्तावेज़ हटाने की अवधि के बाद गायब हो जाता है। जानकारी जिसे आप नहीं चाहते, उसे आप यहाँ सेटिंग्स में हटा सकते हैं।

जानकारी के बनने और हटाने की प्रक्रिया आप गतिविधि में देख सकते हैं।

बंद करना

सेक्शन के शीर्ष पर स्विच दोनों को एक साथ बंद कर देता है: नई जानकारियाँ बनना बंद हो जाती हैं और जो संग्रहीत हैं वे मॉडल को प्रदान नहीं की जाती हैं। यह तुरंत प्रभाव डालता है, यहाँ तक कि उन दस्तावेज़ों पर जो पहले से फ़्रंट में हैं। संग्रहीत जानकारियाँ अपने आप गायब नहीं होतीं। ये सूची में आने के लिए रहती हैं, आगे भी हटाई जा सकती हैं और चालू करने पर फिर से उपयोग में आती हैं, कुछ नया सीखने की आवश्यकता नहीं होती।

यह तब सहायक होता है जब आपको संदेह होता है कि कोई जानकारी मॉडल को नुकसान पहुँचा रही है और आप इसे सत्यापित करना चाहते हैं: इसे बंद करें, दस्तावेज़ को फिर से संसाधित करने दें और तुलना करें। चालू और बंद करने की प्रक्रिया गतिविधि में रिकॉर्ड होती है।

कब जानकारी नहीं बनती या प्रयुक्त नहीं होती

• आपने सेटिंग्स में जानकारियों को बंद कर दिया है।
• आपने दस्तावेज़ को बिना बदलाव के पुष्टि की है। सीखने के लिए कुछ नहीं है।
• दस्तावेज़ पर आपूर्तिकर्ता नहीं है (IČO और नाम दोनों गायब हैं), विशेषकर अपने स्कीमा में, जो ये फ़ील्ड नहीं रखता।
• स्थान की जानकारी को दस्तावेज़ के टेक्स्ट की आवश्यकता होती है। OCR बंद करके संसाधित की गई छवि में कोई ऐसा नहीं होता; स्थायी मान वहाँ से बन जाते हैं, स्थान की जानकारी नहीं। इसी कारण एक ऐसी छवि पर आपूर्तिकर्ता की जानकारी नहीं पहचानी जा सकती और जानकारियाँ उस पर लागू नहीं होतीं।
• दस्तावेज़ की जाँच नहीं की गई थी। यह केवल उस पर सुधार से सीखा जाता है जो आपने चेकिंग के दौरान किया है, इसलिए जाँच बंद करने के साथ जानकारियाँ नहीं बढ़ती।

साझा फ़ोल्डर में जानकारी दस्तावेज़ के मालिक की होती है, भले ही जाँच मेहमान ने की हो।