Bên thứ ba

Tab Bên thứ ba là danh sách các công ty mà bạn giao dịch: nhà cung cấp từ các chứng từ nhận được và khách hàng từ các chứng từ phát hành. Không có gì được nhập vào đây. Bên thứ ba sẽ xuất hiện tự động với chứng từ đầu tiên được nhận diện mà có liên quan, và mọi thông tin khác sẽ được xây dựng từ các chứng từ.

Ai là bên thứ ba

Trong một chứng từ nhận được, bên thứ ba là nhà cung cấp, trong chứng từ phát hành là khách hàng. Công ty được nhận diện qua IČO. Nếu chứng từ không có IČO, sẽ được xác định theo tên không có dấu, khoảng trống và dấu chấm, vì vậy “Nhà cung cấp s.r.o." và “NHÀ CUNG CẤP s. r. o." là một công ty. Kiểm tra trùng lặp cũng nhận diện theo cách tương tự.

Tên, IČO và DIČ được hiển thị từ chứng từ cuối cùng. Nhà cung cấp có thể đổi tên và sổ đăng ký cần hiển thị tên hiện tại, không phải tên từ hóa đơn đầu tiên.

Các chứng từ được tải lên trước khi sổ đăng ký được tạo ra sẽ tự động liên kết đến bên thứ ba trong nền. Đối với một kho lưu trữ lớn, điều này có thể mất một chút thời gian, và hồ sơ mặc định cũng như nhãn sẽ không được thêm vào chúng.

Danh sách

Đối với mỗi bên thứ ba, có thể thấy:

• số lượng chứng từ, đối với các công ty mà bạn có cả chứng từ nhận được và phát hành, cũng được phân chia theo hướng,
• tổng số tiền của tất cả các loại tiền tệ,
• IČO, DIČ và phản hồi từ sổ đăng ký VIES, liệu công ty có phải là bên nộp thuế VAT hay không,
• ngày của chứng từ cuối cùng,
• liệu có hồ sơ mặc định, địa chỉ người gửi và tài khoản quen thuộc.

Tìm kiếm theo tên, IČO và DIČ, bất kể có dấu hay không: “cez" sẽ tìm thấy “ČEZ Prodej, a.s.". Có thể sắp xếp theo chứng từ cuối cùng, tên hoặc số lượng chứng từ.

Trong số lượng chứng từ bao gồm cả những chứng từ hoàn tất và những chứng từ đang chờ kiểm tra. Trong tổng số chỉ bao gồm các chứng từ hoàn tất, như trong các báo cáo: chứng từ đang chờ kiểm tra chưa được ai xác thực. Các chứng từ trong thùng rác không được tính.

Chi tiết bên thứ ba

Chi tiết hiển thị hai mươi chứng từ gần đây nhất. Nút Tất cả chứng từ sẽ chuyển bạn đến danh sách chứng từ với bộ lọc cho bên thứ ba này; bộ lọc được hiển thị ở trên danh sách ngay cả khi bộ lọc đã được đóng lại, và có thể bị xóa bằng biểu tượng chữ thập.

Khi công ty đã được ghép nối trong Fakturoid, chi tiết sẽ cho biết. Việc ghép nối giữ liên kết với Fakturoid dựa trên IČO và sổ đăng ký chỉ hiển thị nó.

Hồ sơ mặc định và nhãn

Đối với bên thứ ba, có thể thiết lập một hồ sơ để chứa các chứng từ của họ, và nhãn mà mỗi chứng từ của họ sẽ nhận được. Điều này áp dụng cho các chứng từ được thêm vào bên thứ ba từ bây giờ:

• Chỉ chứng từ không có hồ sơ sẽ vào hồ sơ mặc định. Chứng từ mà bạn đã đưa vào hồ sơ khi tải lên, hoặc chứng từ do địa chỉ nhận gửi vào hồ sơ, sẽ giữ nguyên chỗ của nó. Việc di chuyển giống như việc di chuyển thủ công trong danh sách, chứng từ sẽ không được xử lý lại chỉ vì việc này.
• Nhãn sẽ được thêm vào những nhãn mà chứng từ đã có, lên đến mười nhãn cho mỗi chứng từ. Chỉ có các nhãn của bạn được đề xuất; các nhãn tự động, như Biên lai, được ứng dụng quản lý theo dữ liệu.
• Chỉ lần đầu tiên. Khi bạn lấy chứng từ ra khỏi hồ sơ hoặc xóa nhãn, xác nhận kiểm tra tiếp theo sẽ không trả lại nó. Cài đặt sẽ được áp dụng lại chỉ khi chứng từ được nối lại với bên thứ ba khác, ví dụ vì bạn đã sửa IČO của nhà cung cấp trong quá trình kiểm tra.

Các chứng từ cũ sẽ không được điều chỉnh theo cài đặt.

Địa chỉ người gửi

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn qua e-mail trực tiếp đến địa chỉ nhận của bạn, hãy gán địa chỉ của họ cho bên thứ ba. Tin nhắn từ đó sau đó sẽ vào thẳng hồ sơ mặc định của bên thứ ba, ngay trước khi được trích xuất. Điều này rất quan trọng: loại chứng từ và định dạng đầu ra được lựa chọn dựa trên hồ sơ, vì vậy sẽ quá muộn để di chuyển sau khi đã được trích xuất.

Thứ tự được quyết định cho hồ sơ:

1. hồ sơ trong địa chỉ cộng + tên hồ sơ người nhận (adresa+nazevsanonu@…),
2. hồ sơ mặc định của bên thứ ba mà địa chỉ của người gửi thuộc về,
3. hồ sơ đã được cài đặt cho địa chỉ nhận.

Người gửi tin nhắn quyết định, không phải người gửi ban đầu của hóa đơn được chuyển tiếp. Hóa đơn mà kế toán đã chuyển tiếp cho bạn sẽ được phân loại bởi bên thứ ba chỉ sau khi quá trình trích xuất, khi chứng từ không có hồ sơ.

Chi tiết cung cấp các địa chỉ từ đó bạn đã nhận được chứng từ chỉ của bên thứ ba này qua e-mail. Bạn gán các địa chỉ này, không có gì tự động được gán: từ địa chỉ kế toán sẽ gửi chứng từ của tất cả các nhà cung cấp, và nếu được gán tự động, nó sẽ gửi vào hồ sơ của nhà cung cấp đầu tiên. Một địa chỉ thuộc về một bên thứ ba, và một bên thứ ba chỉ có thể chứa tối đa mười địa chỉ.

Các địa chỉ người gửi không phải là danh sách những người gửi được phép trong cài đặt nhận e-mail. Danh sách này xác định ai có thể gửi thư đến bạn; đây chỉ là vấn đề nơi chứng từ sẽ rơi xuống.

Những gì ứng dụng ghi nhớ về bên thứ ba

• Tài khoản quen thuộc. Tài khoản mà bạn đã thanh toán cho nhà cung cấp, được ghi nhớ từ các kiểm tra đã xác nhận. Tài khoản khác trong chứng từ sẽ được thông báo kiểm tra là phát hiện, xem Phát hiện và giải quyết chúng.
• Thông tin từ sửa đổi. Xem Thông tin về các nhà cung cấp; bạn có thể xóa chúng trong cài đặt.
• Phản hồi từ sổ đăng ký VIES. Sổ đăng ký được hỏi khi xử lý và xác nhận chứng từ, nếu bạn có kiểm tra DIČ đang bật. Phản hồi sẽ được ghi vào bên thứ ba cùng với ngày. Khi một chứng từ với DIČ khác đến, phản hồi cũ sẽ bị xóa.

Quên

Nút Quên ở cuối chi tiết sẽ xóa tất cả thông tin mà ứng dụng biết về bên thứ ba: thông tin từ sửa đổi, tài khoản quen thuộc, địa chỉ người gửi, hồ sơ mặc định, nhãn và phản hồi từ sổ đăng ký VIES. Chứng từ vẫn sẽ tồn tại và bên thứ ba trong sổ đăng ký cũng vậy, vì vẫn có liên kết tới nó.

Hóa đơn tiếp theo từ nhà cung cấp sẽ được xử lý như mới đầu tiên: tài khoản mới sẽ không được ghi nhận và sẽ chỉ được ghi nhớ sau khi xác nhận kiểm tra. Không thể lấy lại điều đó. Việc quên và mọi thay đổi về hồ sơ mặc định, nhãn và địa chỉ đều được ghi lại trong hoạt động.

Ai có thể thấy các bên thứ ba

Sổ đăng ký thuộc về chủ sở hữu chứng từ. Người dùng khách của hồ sơ chia sẻ có thể thấy chứng từ mà họ được phép, nhưng không thấy sổ đăng ký của chủ sở hữu hoặc cài đặt của họ.