Контрагенты

Вкладка Контрагенты — это список компаний, с которыми вы ведете бизнес: поставщиков по полученным документам и покупателей по выданным. Ничего в неё не вводится. Контрагент появится сам с первым распознанным документом, на котором он есть, и всё остальное будет составлено из документов.

Кто является контрагентом

По полученному документу контрагентом является поставщик, а по выданному — покупатель. Компанию можно определить по ИЧО. Если его нет в документе, то по названию без диакритики, пробелов и точек, так что «Поставщик с.r.o.» и «ПОСТАВЩИК с. р. о.» это одна и та же компания. Также её определяет контроль дубликатов.

Название, ИЧО и DIČ отображаются из последнего документа. Если поставщик меняет имя, реестр должен показать сегодняшнее имя, а не то, что было в первой фактуре.

Документы, загруженные до создания реестра, будут присоединены к контрагентам автоматически в фоновом режиме. При большом архиве это занимает некоторое время, стандартная папка и метки к ним не добавляются.

Выписка

У каждого контрагента видно:

• количество документов у компании, с которой есть как полученные, так и выданные документы, разделенное по направлению,
• сумма общих сумм по валютам,
• ИЧО, DIČ и ответ реестра VIES, является ли компания плательщиком НДС,
• дата последнего документа,
• имеется ли стандартная папка, адреса отправителя и известные счета.

Поиск осуществляется по названию, ИЧО и DIČ, независимо от диакритики: «cez» найдет «ČEZ Prodej, a.s.». Сортировать можно по последнему документу, названию или количеству документов.

В количество документов входят завершенные документы и те, которые ждут проверки. В сумму — только завершенные, так же как в отчетах: документ в ожидании проверки ещё никто не проверил. Документы в корзине не учитываются.

Детали контрагента

Детали показывают последние двадцать документов. Кнопка Все документы переводит в выписку документов с фильтром на этого контрагента; фильтр виден над выпиской и при свернутых фильтрах, а крестиком его можно отменить.

Если компания спарена в Fakturoidu, это будет указано в деталях. Спаривание сохраняет соединение с Fakturoidem по ИЧО, а реестр просто показывает его.

Стандартная папка и метки

У контрагента можно настроить папку, куда относятся его документы, и метки, которые каждый из его документов должен получить. Это относится к документам, которые будут добавлены к контрагенту с этого момента:

• В стандартную папку входят только документы без папки. Документ, который вы поместили в папку при загрузке, или который в папку отправила адреса получения, останется на месте. Перемещение такое же, как ручное перемещение в выписке, документ не обрабатывается повторно из-за этого.
• Метки добавляются к тем, которые документ уже имеет, но не более десяти меток на документ. Предлагаются только ваши метки; автоматические, такие как Возврат, регулируются приложением в зависимости от данных.
• Только в первый раз. Если вы уберете документ из папки или удалите ему метку, следующее подтверждение контроля его не вернет. Повторно настройки применяются только когда документ переподключается к другому контрагенту, например, потому что вы в контроле исправили ИЧО поставщика.

Старые документы не перенастраиваются.

Адреса отправителей

Когда поставщик отправляет фактуры по электронной почте напрямую на ваш адрес получения, присоедините его адрес к контрагенту. Сообщение из него затем сразу попадает в стандартную папку контрагента, ещё до извлечения. Это важно: по папке выбирается тип документа и выходной формат, поэтому после извлечения будет поздно для перемещения.

Очередность, в которой принимается решение о папке:

1. папка в адресе получателя с плюсом (адрес+nazevsanonu@…),
2. стандартная папка контрагента, к которой принадлежит адрес отправителя,
3. папка, установленная в адресе получения.

Решает отправитель сообщения, а не оригинальный отправитель пересланной фактуры. Фактура, которая была вам переслана бухгалтером, будет классифицирована только контрагентом после извлечения, если документ не имеет папки.

Детали предлагают адреса, с которых вам по электронной почте пришли документы только этого контрагента. Вы присоединяете их сами, ничего не присоединяется автоматически: с адреса бухгалтерии приходят документы всех поставщиков, и автоматически присоединенный адрес отправил бы их в папку первого. Один адрес соответствует одному контрагенту, контрагент может вместить максимум десять адресов.

Адреса отправителей не являются списком разрешенных отправителей в настройках получения по электронной почте. Он определяет, от кого вы вообще принимаете почту; здесь речь идет только о том, куда попадает документ.

Что приложение запоминает о контрагенте

• Известные счета. Счета, на которые вы платили поставщикам, запомненные из подтвержденных проверок. Другой счет в документе контроль оповестит как находку, см. Находки и их решения.
• Наблюдения по исправлениям. См. Наблюдения о поставщиках; индивидуально их можно удалить в настройках.
• Ответ реестра VIES. Реестр запрашивает при обработке и подтверждении документа, когда у вас включен контроль DIČ. Ответ записывается к контрагенту и с датой. Если приходит документ с другим DIČ, старый ответ удаляется.

Забыть

Кнопка Забыть в конце деталей удаляет все, что приложение знает о контрагенте: наблюдения по исправлениям, известные счета, адреса отправителей, стандартная папка, метки и ответ реестра VIES. Документы остаются, и контрагент в реестре также остаётся, потому что на него ссылаются.

Следующая фактура от поставщика будет обрабатываться как первая: новый счет не будет зарегистрирован и запомнится только после подтверждения контроля. Возврат сделать невозможно. Забывание и каждое изменение стандартной папки, меток и адресов попадает в активность.

Кто видит контрагентов

Реестр принадлежит владельцу документов. Гость общего доступа видит документы, к которым ему разрешено, но реестр владельца и его настройки нет.