Contrapartes

A aba Contrapartes é uma lista de empresas com as quais você negocia: fornecedores de documentos recebidos e clientes de documentos emitidos. Nada é inserido aqui manualmente. A contraparte aparece automaticamente com o primeiro documento reconhecido no qual está, e tudo o mais se agrega a ela a partir dos documentos.

Quem é a contraparte

Em um documento recebido, a contraparte é o fornecedor; em um documento emitido, é o cliente. A empresa é identificada pelo IČO. Quando o documento não possui, identifica-se pelo nome sem diacríticos, espaços e pontos, então “Fornecedor s.r.o.” e “FORNECEDOR s. r. o.” são a mesma empresa. A verificação de duplicatas reconhece da mesma forma.

O nome, IČO e DIČ são exibidos do último documento. Se o fornecedor mudar de nome, o registro deve mostrar o nome atual, não o da primeira fatura.

Documentos carregados antes da criação do registro se conectarão automaticamente às contrapartes em segundo plano. Para um grande arquivo, isso pode levar algum tempo; a pasta padrão e as etiquetas não são adicionadas a eles nesse processo.

Relatório

Para cada contraparte pode-se ver:

• número de documentos, incluindo a empresa com documentos recebidos e emitidos, além de uma divisão por direção,
• total dos valores em diferentes moedas,
• IČO, DIČ e a resposta do registro VIES sobre se a empresa é um contribuinte do IVA,
• data do último documento,
• se possui uma pasta padrão, endereços de remetente e contas conhecidas.

A busca pode ser feita pelo nome, IČO e DIČ, sem considerar os acentos: “cez” encontra “ČEZ Prodej, a.s.”. A ordenação pode ser feita pelo último documento, nome ou número de documentos.

Contabilizam-se os documentos finalizados e aqueles que aguardam verificação no total de documentos. Apenas os finalizados entram na soma, assim como nos relatórios: um documento aguardando verificação ainda não foi verificado por ninguém. Documentos na lixeira não são contados.

Detalhe da contraparte

O detalhe mostra os últimos vinte documentos. O botão Todos os documentos leva você a um relatório de documentos com um filtro para esta contraparte; o filtro é exibido acima do relatório mesmo quando os filtros estão minimizados, e pode ser removido com um botão de fechamento.

Quando a empresa está emparelhada no Fakturoid, o detalhe informa isso. O emparelhamento mantém a conexão com o Fakturoid por meio do IČO, e o registro apenas exibe essa informação.

Pasta padrão e etiquetas

Para a contraparte, é possível definir a pasta onde os documentos dela devem ser armazenados, assim como as etiquetas que cada documento deve receber. Isso aplica-se apenas aos documentos que forem adicionados a contraparte a partir de agora:

• Apenas a documentos sem pasta vão para a pasta padrão. Um documento que você colocou em uma pasta ao ser carregado, ou que foi enviado para a pasta por um endereço de recebimento, permanecerá onde está. A movimentação é a mesma que a movimentação manual no relatório; o documento não é processado novamente por causa disso.
• As etiquetas são adicionadas às que o documento já possui, até um limite de dez etiquetas por documento. Apenas suas etiquetas são oferecidas; automáticas, como Nota de crédito, são geridas pelo aplicativo conforme os dados.
• Apenas da primeira vez. Se você remover um documento da pasta ou apagar uma etiqueta, novas confirmações de verificação não o restaurarão. As configurações se aplicam novamente apenas quando o documento é reconectado a outra contraparte, por exemplo, porque você corrigiu o IČO do fornecedor na verificação.

Documentos mais antigos não são reorganizados com as novas configurações.

Endereços de remetente

Quando um fornecedor envia faturas por e-mail diretamente para seu endereço de recebimento, atribua seu endereço à contraparte. A mensagem será então enviada diretamente para a pasta padrão da contraparte antes mesmo da extração. Isso é importante: o tipo de documento e o formato de saída são escolhidos com base na pasta, então após a extração, seria tarde demais para transferi-lo.

A ordem pela qual se decide sobre a pasta é:

1. pasta no endereço plus do destinatário (endereco+nazevsanonu@…),
2. pasta padrão da contraparte à qual pertence o endereço do remetente,
3. pasta definida no endereço de recebimento.

Decide-se com base no remetente da mensagem, não no remetente original da fatura reencaminhada. A fatura que foi reencaminhada para você pelo contador será atribuída à contraparte após a extração, quando o documento não estiver na pasta.

O detalhe oferece endereços dos quais você recebeu documentos por e-mail apenas dessa contraparte. Atribui-se manualmente; nada se atribui automaticamente: do endereço do contador, documentos de todos os fornecedores podem chegar, e uma atribuição automática enviaria para a pasta do primeiro. Um endereço pertence a uma contraparte, e cada contraparte pode ter no máximo dez endereços.

Endereços de remetente não são uma lista de remetentes permitidos nas configurações de recebimento por e-mail. Essas configurações determinam de quem você realmente aceita correio; aqui, trata-se apenas de qual pasta um documento será enviado.

O que o aplicativo lembra sobre a contraparte

• Contas conhecidas. Contas para as quais você pagou aos fornecedores, lembradas a partir de verificações aprovadas. Uma conta diferente no documento será sinalizada pela verificação como uma descoberta, veja Descobertas e suas soluções.
• Informações de correções. Veja Informações sobre fornecedores; você pode excluí-las individualmente nas configurações.
• Resposta do registro VIES. O registro consulta ao processar e confirmar o documento, se você tiver a verificação do DIČ ativada. A resposta é registrada na contraparte com a data. Quando um documento chega com um DIČ diferente, a resposta antiga é descartada.

Esquecer

O botão Esquecer no final do detalhe apaga tudo que o aplicativo sabe sobre a contraparte: informações de correções, contas conhecidas, endereços de remetente, pasta padrão, etiquetas e resposta do registro VIES. Os documentos permanecerão e a contraparte no registro também, pois há referências a ela.

Uma nova fatura do fornecedor será tratada como a primeira: uma nova conta não será registrada e será lembrada somente após a confirmação de verificação. Não é possível reverter isso. O esquecimento e qualquer alteração na pasta padrão, etiquetas e endereços vão para a atividade.

Quem vê as contrapartes

O registro pertence ao proprietário dos documentos. Um convidado de uma pasta compartilhada verá apenas os documentos que tem permissão para acessar, mas não verá o registro do proprietário nem suas configurações.