Formulaire de contrôle

Le formulaire est constitué selon le schéma du document. Une facture a des champs différents d'un reçu et un schéma propre peut avoir des champs qui n'existent nulle part ailleurs. Les champs sont dans l'ordre dans lequel le schéma les définit.

Champs de la facture

Numéro et type de document, fournisseur et client avec IČO (numéro d'identification) et DIČ (numéro de TVA), date d'émission et d'échéance, symbole variable, IBAN, base d'imposition, TVA et total, devise, récapitulatif de la TVA par taux et articles avec quantité, unité, prix unitaire, prix par ligne et taux de TVA.

Pour un article, il y a aussi Partie du document. Il se remplit pour des documents qui ont des articles dans plusieurs tableaux — par exemple, une facture de services publics avec une fourniture facturée séparément, la distribution et les services régulés. Il contient le titre du tableau dont la ligne a été copiée, donc il est clair d'où provient chaque élément. Un document avec un seul tableau a des champs vides et ne passe pas dans les exports comptables.

Une colonne est dessinée uniquement lorsque les parties des lignes diffèrent réellement. Lorsque les mêmes éléments apparaissent sur toutes les lignes ou qu'il n'y a rien, elle disparaît et l'espace laisse place au nom de l'article, permettant d'identifier la ligne.

Largeur des panneaux

Entre le document et le formulaire, il y a une barre que l'on peut saisir et déplacer. Cela permet de rétrécir le document si plus d'espace est nécessaire pour les articles, ou au contraire de l'élargir si quelque chose doit y être recherché. Cela fonctionne aussi avec le clavier : les flèches gauche et droite, la touche Home ou un double-clic rétablissent la division par défaut. Le navigateur mémorise le ratio, donc il se règle une fois, pas pour chaque document. Sur un téléphone, les panneaux sont empilés verticalement et il n'y a pas de barre.

Travail avec les articles

Des lignes peuvent être ajoutées et marquées pour suppression ; une ligne marquée reste barrée et est omise lors de la confirmation. Dans le champ que vous avez touché, il est possible de revenir à la valeur d'origine du modèle d'un simple clic.

Après chaque modification, les résultats et suggestions de recalcul sont mis à jour — mais pas dans le navigateur. Le recalcul se fait sur le serveur, car les mêmes règles et tolérances s'appliquent également aux documents qui passent par l'API et qu'aucun formulaire ne verra jamais. Cela signifie pratiquement qu'après correction, vous attendez un moment pour une réponse, puis les résultats sont comparés d'un coup.

Les recalculs sont dans la barre Recalculer : la base d'imposition en tant que somme des articles, le total en tant que base plus TVA, la TVA en tant que différence, et le complément des prix de ligne manquants basé sur la quantité et le prix unitaire. Ils ne sont proposés que là où ils pourraient apporter un changement.

Liaison avec l'aperçu

Le champ Rechercher dans le document au-dessus de l'aperçu trouve le texte dans l'original et souligne en même temps le champ du formulaire où se trouve la même valeur — indépendamment de la diacritique, des espaces entre les milliers et de la virgule décimale. Le texte souligné dans l'aperçu peut être copié (avec le bouton ou Ctrl+C) et collé dans le champ.

Cela fonctionne aussi dans l'autre sens. Lorsque vous cliquez dans le champ du formulaire ou que vous y accédez par tabulation, l'aperçu trouve sa valeur dans le document, l'encadre et se déplace vers celle-ci. Il trouve également le montant écrit avec des espaces entre les milliers et la virgule décimale, la date même au format 12. 3. 2026. Si la valeur dans le document ne figure pas, la barre d’aperçu le signalera avec le message La valeur du champ dans le document ne se trouve pas. Une telle valeur peut avoir été mal lue, ou elle a été recalculée par le modèle, et il vaut la peine d'y jeter un œil.

Cela fonctionne avec des PDF, Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu'avec des photos et des scans. Les photos et les scans n'ont pas de texte ; l'application le lit donc automatiquement lors de l'ouverture du contrôle (OCR). La première fois, cela prend quelques secondes, pour un scan de plusieurs pages, cela peut prendre encore plus de temps. Si vous cliquez dans le champ avant que le texte soit lu, le cadre apparaîtra dès que le texte est lu. La lecture automatique confond parfois des chiffres, donc une valeur qu'elle lit différemment ne sera pas encadrée sur la photo. Le message La valeur du champ dans le document ne se trouve pas ne s'affiche donc pas pour les photos et les scans.

Les valeurs de moins de trois caractères, comme un taux de 21 ou une quantité de 1, ne sont pas recherchées : elles se trouvent à de nombreux endroits dans le document, et le surlignement ne donnerait aucune indication.

Décisions en parallèle avec les données

Certaines déterminations ne se résolvent pas par la correction de la valeur, mais par une décision concernant le document : modifier l'orientation en émis, échanger le fournisseur avec le client, prendre le type de document du document au lieu de celui du carnet. Les boutons sont situés près de la détermination, la décision est visible au-dessus du formulaire et peut être annulée jusqu'à la confirmation.

Sauvegarde

La sauvegarde se fait lors de la confirmation, pas en continu. Fermer la fenêtre ou passer à un autre document avec les flèches annulera les modifications en cours sans demander, donc confirmez le document pour lequel vous avez corrigé quarante lignes avant de continuer.