Documentos
Tudo sobre documentos individuais: como eles entram no serviço, como são pesquisados, como são verificados e o que mais pode ser feito com eles.
Ciclo de vida do documento
O documento passa por estados que são visíveis no extrato:
| Estado | O que significa |
|---|---|
| Aguardando na fila | Carregado, aguardando capacidade disponível |
| Processando | Reconhecimento em andamento |
| Aguardando verificação | Reconhecido, aguardando sua confirmação; não pode ser baixado ou enviado |
| Concluído | Confirmado ou processado sem verificação; webhook enviado |
| Erro | O processamento falhou, os créditos foram revertidos |
Ao passar o mouse sobre o ícone de estado, será exibido o motivo pelo qual o documento está aguardando verificação ou por que falhou. Um documento com erro pode ser carregado novamente — a verificação de duplicatas não irá impedi-lo.
Processamentos que não são concluídos serão repetidos: o documento volta para a fila e tenta novamente, no máximo três vezes. Se falhar novamente na terceira tentativa, terminará como erro e os créditos serão revertidos. Portanto, o documento não permanecerá indefinidamente no estado Processando.
O que o documento contém
Para cada documento, mantém-se o arquivo original, os dados lidos, a lista de descobertas das verificações, o canal pelo qual chegou e os registros de atividade sobre o que foi feito com ele. O original pode ser aberto a qualquer momento na visualização ao lado dos dados, que é a única maneira confiável de verificar se o valor lido realmente está no papel.
O documento pode ser renomeado (ícone de lápis ao lado do título na janela do documento). O nome do arquivo permanece, o original baixado mantém sempre o mesmo nome.
Quanto tempo o documento é mantido
O período de retenção é regido pelo plano no momento do upload: 30 dias no Free, um ano no Starter, cinco anos no Business, dez anos no Scale. Após esse período, o documento é excluído totalmente, incluindo os dados. A data é visível nos detalhes do documento como Manteremos até. O documento que aguarda verificação não é excluído.
O que fazer a seguir
- Upload — todos os caminhos pelos quais o documento entra.
- Visão geral dos documentos — extrato, filtros e ações em massa.
- Verificação do documento — formulário, descobertas e confirmação.
- Lixeira — para onde o documento vai após a exclusão e como ele retorna.
- Contraparte — fornecedores e clientes dos documentos, pasta padrão e o que o aplicativo se lembra sobre eles.
- Vencimentos — o que está vencido, o que está se aproximando, ordem de pagamento para o banco, pagamento QR e como marcar a fatura como paga.