Conocimiento sobre proveedores

De algunos proveedores, los documentos llegan de manera regular y el modelo comete los mismos errores consistentemente: distorsiona el nombre, toma el símbolo variable de otro lugar, lee el precio antes del descuento. Cuando corrige un error de este tipo durante la revisión, la aplicación toma el conocimiento de la corrección y lo pasa al modelo en el próximo documento del mismo proveedor.

No se establece nada. Los conocimientos se generan automáticamente a partir de las correcciones y los encontrará en Configuración → Conocimiento sobre proveedores. Allí también se puede desactivar toda la función. El nombre del proveedor lleva a la pestaña Contrapartes, donde, junto a los conocimientos, se encuentran sus documentos y cuentas conocidas.

El conocimiento pertenece a quien emitió el documento. En la factura emitida, es su propia empresa: el conocimiento es sobre la plantilla del documento, no sobre a quién está emitido.

Dos tipos de conocimiento

Valor constante es algo que el proveedor tiene igual en cada documento: nombre con la diacrítica correcta, DIČ (número de identificación fiscal), moneda. Se genera en el momento en que corrige el valor a lo que ya figura en otro documento válido del mismo proveedor. Con un proveedor del cual solo tiene un documento hasta ahora, por eso no se generará un valor constante; vendrá con el siguiente documento.

El nombre, IČO, DIČ y la moneda se recuerdan desde la primera corrección. El proveedor siempre tiene estos iguales, así que no hay que esperar al segundo documento. La única condición es: el valor corregido debe estar realmente en el documento. En el caso de la moneda, basta que el documento la mencione de cualquier forma: la corrección de "Kč" a "CZK" se recordará, aunque "CZK" no esté literalmente en el documento. Un error tipográfico o un valor escrito solo como prueba no se recordarán, y si el modelo leyó directamente del rótulo que tiene el mismo nombre que el campo (DIČ: en DIČ), se considera que leyó correctamente. Esto se aplica a los tipos de documentos del sistema; con un esquema propio, la aplicación no sabe qué campo es cuál.

En los demás campos, la primera corrección no se recuerda. De una corrección no se puede deducir si el valor es constante para el proveedor o solo pertenece a este documento como su número o fecha. Si el modelo comete el mismo error en el siguiente documento del mismo proveedor y usted lo corrige a lo mismo, se generará el conocimiento.

Dónde el proveedor sitúa el dato es un conocimiento sobre el lugar: "el símbolo variable está en la etiqueta Referencia, no en Número de pedido". El valor es diferente en cada documento, el error es el mismo. Surge inmediatamente de la primera corrección y no lo escribe la inteligencia artificial: la aplicación encuentra en el texto del documento la etiqueta donde figura el valor y la transcribe. Se genera solo a partir de la corrección que se puede comprobar con el documento:

• el modelo tomó otro dato que también figura en el documento, como el número de pedido en lugar del símbolo variable o la fecha de emisión en lugar de la fecha de vencimiento,
• el modelo pasó por alto el dato: dejó el campo vacío y el valor que usted agregó está en el documento,
• el modelo completó un campo que usted borró con algo que figura en el documento bajo otra etiqueta.

La etiqueta se toma solo cuando está en la misma línea que el valor y los separa dos puntos ("Referencia: 8812345"). Donde no se puede encontrar de manera tan confiable, no se genera conocimiento. Mejor no generar ninguno que generar uno incorrecto, porque eso afecta el modelo en cada nuevo documento del proveedor.

El conocimiento sobre el lugar, por otro lado, no se generará:

• de una corrección de lectura, es decir, cuando el modelo estuvo sobre el dato correcto y solo lo leyó mal: un dígito invertido, un acento que falta, un final de nombre cortado. La próxima vez, el error será en otro lugar,
• de un valor que no figura en el documento. Si escribe algunas letras en el campo para prueba, la aplicación no aprenderá nada de eso,
• cuando el modelo tomó el valor directamente de la etiqueta que tiene el mismo nombre que el campo. El documento dice "Símbolo variable: 23501" y el modelo puso 23501 en el símbolo variable, por lo que hizo lo que debería. Si usted lo reemplaza, por ejemplo, con un número de teléfono, eso no dice nada sobre el proveedor.

Las filas de los ítems son el único lugar donde el modelo formula una oración, por ejemplo, "el precio después del descuento está en la columna Precio". No se puede combinar de las etiquetas. Aquí también, la corrección debe estar respaldada por el documento: se ha agregado o eliminado una fila, o en el documento figura el precio que tomó el modelo, así como el que usted confirmó. Un nombre de ítem reemplazado o un número que no figura en el documento no llegará al modelo, y aunque la corrección esté respaldada, el modelo puede marcarla como única.

En cada conocimiento hay en la configuración un enlace al documento del cual se generó la corrección.

Cómo se utiliza el conocimiento

En el próximo documento, el proveedor se identifica según el IČO en el texto del documento, y donde no tiene IČO, según el nombre. Los conocimientos luego se envían al modelo como ayuda, de manera similar a la transcripción de OCR. El documento siempre tiene prioridad: si contiene algo diferente de lo que dice el conocimiento, el modelo volverá a leer eso y devolverá lo que realmente está en el documento. Un proveedor que se ha renombrado o ha cambiado la plantilla de la factura será procesado correctamente.

El conocimiento solo es válido para el tipo de documento del cual se generó. Las facturas y recibos tienen campos diferentes.

El documento que recibió ayuda del modelo tiene en la lista una etiqueta Con ayuda, lo que permite filtrarlos todos a la vez. La etiqueta es automática como Nota de crédito: se puede renombrar, cambiar de color o eliminar, y una etiqueta eliminada dejará de añadirse.

Qué conocimientos fueron, se puede ver en la ventana del documento en la pestaña Detalles: el cuadro El modelo recibió ayuda listará qué conocimientos fueron. Se aplica lo que el modelo recibió durante el procesamiento, aunque haya eliminado el conocimiento o haya cambiado en la siguiente corrección. En un documento sin ayuda, es decir, en la mayoría, no hay cuadro. El contador utilizado en N documentos en la configuración cuenta lo mismo: solo documentos de los cuales el conocimiento es realmente el proveedor.

Qué no se recuerda

• Número de cuenta, aunque es lo más constante del proveedor. La estafa más común con las facturas es un proveedor conocido con un número de cuenta diferente, y la ayuda "la cuenta suele ser esta" podría ocultar ese cambio. Por lo tanto, la cuenta siempre se lee del documento.
• Números: montos, cantidades o tarifas. Aunque la tarifa sea la misma cada mes, debe leerse del documento, no recordarse.
• Correcciones en facturas electrónicas (ISDOC). Esos el modelo no los leyó, llegaron como datos.

Gestión en la configuración

El conocimiento aparece en la lista unos segundos después de confirmar la revisión, se genera en segundo plano.

Para cada conocimiento, verá el campo que se refiere, en cuántos documentos se utilizó y cuántas veces lo corrigió junto con él. Un conocimiento que no ayuda se reconoce por el segundo número.

Los conocimientos no se pueden editar, solo eliminar. Van a la entrada para el modelo, y eso debe mantenerse bajo control: solo se genera a partir de lo que usted realmente corrigió en el documento. Si elimina un conocimiento y el modelo sigue cometiendo errores, se generará uno nuevo de la próxima corrección. Si corrige un campo a pesar del conocimiento, se reemplazará automáticamente; un valor constante que usted reemplace por otro se olvidará.

Para un proveedor y un tipo de documento, se mantienen un máximo de diez conocimientos. Cuando se añade otro, el que no ha cambiado durante más tiempo será reemplazado. No hay límite en el número de proveedores.

El conocimiento se refiere al proveedor, no al documento del cual se generó. Si elimina ese documento, ya sea en la papelera o de forma permanente, el conocimiento permanece y se sigue utilizando; en la lista solo perderá el enlace al documento. Lo mismo se aplica cuando el documento desaparece tras el período de retención. Si no desea un conocimiento, elimínelo aquí en la configuración.

La creación y eliminación de conocimientos se puede encontrar en actividad.

Desactivación

El interruptor en la parte superior de la sección desactiva ambas cosas a la vez: dejarán de generarse nuevos conocimientos y los almacenados dejarán de ser pasados al modelo. Esto se aplica inmediatamente, incluso para documentos que ya están esperando en la cola. Los conocimientos almacenados, sin embargo, no desaparecen. Permanecen en la lista, pueden ser eliminados y al activarse, comenzarán a utilizarse nuevamente, no es necesario aprender nada de nuevo.

Esto es útil si sospecha que algún conocimiento está perjudicando al modelo y desea verificarlo: desactive, permita que el documento se procese nuevamente y compárelo. Tanto la activación como la desactivación se registran en la actividad.

Cuándo no se generará o utilizará el conocimiento

• Tiene los conocimientos desactivados en la configuración.
• Ha confirmado el documento sin cambios. No hay de qué aprender.
• En el documento no hay proveedor (falta IČO y nombre), típicamente en un esquema propio que no tiene estos campos.
• El conocimiento sobre el lugar necesita texto del documento. Una foto procesada con OCR desactivado no tiene ninguno; se generarán valores constantes, pero no se generará conocimiento sobre el lugar. Por la misma razón, no se puede identificar al proveedor con tal foto y no se aplicarán los conocimientos a ella.
• El documento no necesitaba ser revisado. Solo se aprende de lo que corrige durante la revisión, así que con la revisión desactivada, no aumentan los conocimientos.

En la carpeta compartida, el conocimiento pertenece al propietario del documento, incluso si lo revisó un invitado.